Jak rozmawiać z ludźmi żeby się dogadać? Poradnik prowadzenia rozmów w 16 krajach

Jak twierdzą znawcy, Polacy nie za bardzo wiedzą jak rozmawiać z ludźmi żeby się dogadać, sztuka negocjacji nie jest naszą mocną stroną. Podpowiadamy, jak rozmawiać z ludźmi w 16 krajach lub strefach kulturowych. Sprawdź, czego unikać podczas negocjacji, czego możesz oczekiwać od drugiej strony i jak się przygotować do prowadzenia rozmów.

• Jak rozmawiać z ludźmi w Ameryce, czyli indywidualizm i bezpośredniość
• Jak rozmawiać w krajach arabskich, czyli zapoznaj się z islamem
• Jak rozmawiać z ludźmi w Austrii, czyli najlepiej po niemiecku
• Jak rozmawiać z ludźmi w Belgii, czyli nastaw się na bezpieczne tematy
• Jak rozmawiać z ludźmi w Wielkiej Brytanii, czyli bez wątków osobistych
• Jak rozmawiać we Francji, czyli francuskie maniery i wyrachowanie
• Jak rozmawiać z Hiszpanami, czyli zacznij od piłki nożnej
• Jak rozmawiać z ludźmi w Holandii, czyli uzbrój się w fakty
• Jak rozmawiać z Japończykami, czyli podaj wizytówkę obiema rękami
• Jak rozmawiać z Latynosami, czyli czas to abstrakcja
• Jak rozmawiać z ludźmi w Niemczech, czyli zacznij od sekretarki
• Jak rozmawiać z ludźmi w Rosji, czyli zalecana ostrożność
• Jak rozmawiać ze Szwajcarami, czyli odpowiednio wybierz język
• Jak rozmawiać z ludźmi w Szwecji, czyli nastaw się na twarde reguły
• Jak rozmawiać w krajach Trzeciego Świata, czyli witaj korupcjo
• Jak rozmawiać z ludźmi we Włoszech, czyli będzie rodzinnie

Jak rozmawiać z ludźmi w Ameryce, czyli indywidualizm i bezpośredniość

Amerykanie są znani jako ludzie energiczni, ekspansywni, chętni do podejmowania ryzyka, pełni wiary i optymizmu. Są to cenne cechy w sztuce negocjacji. Jednak mają też wiele cech, które mogą im utrudniać prowadzenie rozmów z ludźmi, zwłaszcza z kontrahentami z innego kręgu kulturowego. To tłumaczy m.in. niepowodzenia dyplomatów i biznesmenów amerykańskich w negocjacjach z Japończykami i Arabami.

Amerykanie cenią w rozmowach z ludźmi równość stron

Amerykanie są przekonani, że potrafią załatwić wszystko sami, nawet wobec liczebnej przewagi przeciwnika. Dlatego też uważają tworzenie delegacji wieloosobowych za nieekonomiczne.

Są bardzo bezpośredni w rozmowach z ludźmi, ale zobowiązania ustne nie mają dla nich większego znaczenia. Często, nawet w najdrobniejszych sprawach, będą się radzić swego adwokata. W trakcie rozmów bardzo cenią sobie stosunki nieformalne i równość stron. Mają skłonność do pomijania tytułów, nie zważają na różnice w statusie społecznym, unikają zbyt długich, formalnych pytań, a swych partnerów najchętniej nazywają po imieniu.

Niezbyt dobrze znają języki obce, ale nie wstydzą się tego. Uważają, że angielski jest językiem międzynarodowym i jego znajomości oczekują od innych.

Jak rozmawiać z ludźmi w Ameryce? Szybko

W USA nikogo nie zainteresuje sprawa, która wymaga zbyt dużo czasu dla sformułowania warunków kontraktu. Firmy amerykańskie szybko decydują i szybko działają. Jeżeli nie mogą zawrzeć kontraktu z danym partnerem, natychmiast szukają innego.

Nie prowadzą długich rozmów wstępnych i starają się szybko przejść do merytorycznej części negocjacji. Wydają się bardziej zainteresowani sprawą niż ludźmi, z którymi rozmawiają. Na przeciągające się rozmowy reagują zniecierpliwieniem, spoglądając często na zegarek (tzw. wristwatch syndrome), co jest źle postrzegane przez kontrahentów.

Szybkie tempo rozmów, narzucane przez Amerykanów usiłujących doprowadzić do zawarcia kontraktu, stwarza poważne zagrożenie dla kontrahenta. Często zaczyna on żałować, iż zgodził się zaakceptować niektóre sformułowania w kontrakcie. Według G. Kennedy'ego, angielskiego autora książki o sztuce negocjacji z zagranicznymi partnerami, Amerykanie są pieniaczami. Z lada powodu grożą wezwaniem do stawienia się w sądzie, a kwota, jakiej będą od ciebie żądać, nigdy nie jest mała.

Amerykanie postępują zgodnie z zasadą „karty na stół". Przekazują od razu wszystkie fakty. Także od swych partnerów oczekują uczciwych informacji. Bez ogródek mówią NIE, gdy rozwiązanie jest dla nich niezadowalające, gdy produkt im nie odpowiada lub kiedy rozmowy zbytnio się przeciągają.

Nie znoszą ciszy w rozmowie. W takich momentach reagują w sposób niekontrolowany, a więc i niekorzystny dla siebie. W razie niepowodzenia nie poddają się i nie rezygnują. Są agresywni i za wszelką cenę dążą do zwycięstwa. Uważają, że każde negocjacje muszą zakończyć się konkretnym układem.

W trakcie rozmów poruszają wszystkie istotne elementy kontraktu oddzielnie, jeden po drugim, aż do wyczerpania listy problemów, którą na ogół mają wcześniej przygotowaną i popartą odpowiednią dokumentacją.

Uwaga na arbitraż

Amerykanie z reguły narzucają arbitraż w Szwajcarii. Obok wielu zalet ma on tę wadę, że jest drogi. Niejedna polska firma, mając wiele racji w dochodzeniu swoich roszczeń wobec partnera amerykańskiego, zmuszona była zrezygnować z arbitrażu z uwagi na wymogi finansowe. Amerykanie dosyć bezceremonialnie odrzucają propozycje zwrócenia się do innych, nie mniej profesjonalnych sądów arbitrażowych w Europie. Prawdopodobnie sądzą, że w razie zaistnienia sporu polski kontrahent nie będzie miał dość pieniędzy, aby wystąpić przed sądem w Szwajcarii. Zgodzi się zatem na część należnego mu odszkodowania, aczkolwiek będzie ono w rzeczywistości wielokrotnie mniejsze, niż mógłby uzyskać w wyniku werdyktu sądu.

Jak rozmawiać z ludźmi w krajach arabskich, czyli zapoznaj się z islamem

Do grupy krajów arabskich zaliczamy 22 państwa. Wielu przemysłowców i handlowców arabskich otrzymało wykształcenie w Europie bądź w USA. Wszyscy mówią dobrze po angielsku, a wielu z nich również po francusku.

Arabowie nie lubią bezpośrednich konfrontacji i kłótni z cudzoziemcami, do tradycji ich kultury należy gościnność. Otwarte drzwi, przez które może wejść każdy kuzyn i znajomy, są otwarte również dla zagranicznych partnerów. Nazywa się to taktyką „otwartych drzwi". Do pomieszczenia, w którym toczą się negocjacje, bez przerwy może wchodzić każdy, kto chce – pracownicy, koledzy i przyjaciele, członkowie rodziny. Rozmowy są więc często przerywane i ciągną się znacznie dłużej, niż europejski partner sądził. Z chwilą kiedy okażemy niezadowolenie z takich praktyk, jesteśmy skończeni jako negocjatorzy.

Negocjatorom utrzymującym kontakty handlowe z Arabami zaleca się zapoznanie z zasadami islamu, jego historią i głównymi kanonami wiary oraz okazywanie szacunku współczesnym formom jego manifestowania. Zachowania religijne i zwyczaje Arabów nie mogą być tematem żartów, komentarzy czy dwuznacznych uwag. Czas i punktualność w krajach arabskich są pojmowane inaczej niż w Europie. Obowiązuje zatem wymóg absolutnej cierpliwości. Oczekiwanie na szybką decyzję u arabskiego kontrahenta może okazać się przykrym doświadczeniem, ponieważ z reguły jej podejmowanie trwa bardzo długo.

Przed rozmową z przedstawicielami krajów arabskich

Gospodarze arabscy lubią rozpoczynać rozmowy od podania swojemu gościowi jakiegoś posiłku i napoju. Czasami negocjacje poprzedza zaproszenie do restauracji (typowa kolejność: zaproszenie na kolację, zasadnicze rozmowy następnego dnia). Zaproszenia nie należy odrzucać, nawet jeśli się nie jest głodnym. Do wielu arabskich krajów zabronione jest wwożenie alkoholu, a w większości z nich – również jego picie. Nigdy nie jada się wieprzowiny, do picia podaje się herbatę miętową i mocno słodzoną czarną kawę. Nie należy odmawiać wypicia któregokolwiek z tych napojów.

Do dobrego tonu należy pozostawienie nieco jedzenia na talerzu. Zjedzenie wszystkiego prowokuje do dokładki, natomiast pozostawienie resztek na talerzu jest gestem wdzięczności wobec gospodarza za obfity posiłek. Pozostawienie resztek jedzenia na talerzu podczas posiłku w restauracji podkreśla zaś zamożność jedzącego: stać mnie na niezjedzenie wszystkiego, mimo że za wszystko zapłaciłem.

Kultura arabska w prowadzeniu rozmów

Podczas rozmów gospodarze nie narzucają sobie żadnych ograniczeń w rozmowach telefonicznych: przyjmują każdy telefon i sami często dzwonią w sprawach bez związku z prowadzonymi negocjacjami. Dla Europejczyków jest to dosyć deprymujące, ponieważ źle kojarzy się z niektórymi technikami presji psychologicznej. Nie należy się jednak irytować, to nie jest żadna skalkulowana na efekt mowa ciałem, ponieważ dla Araba takie postępowanie jest jak najbardziej naturalne.

Ramadan to dla muzułmanów święty dziewiąty miesiąc w islamskim kalendarzu księżyca. Ze względu na położenie geograficzne, rozpoczęcie Ramadanu może być różne na całym świecie. Co roku termin Ramadanu przesuwa się o 10-11 dni do przodu. Należy unikać prowadzenia negocjacji handlowych podczas Ramadanu, dlatego warto sprawdzić jego termin z planowanym terminem rozmów. W roku 2019 Ramadan nie ma stałej daty, w roku 2019 przypada od 5 maja do 4 czerwca, ale w poszczególnych krajach terminy mogą być różne.

Zdarza się również, że arabski partner zaczyna mówić o czymś innym, niż należałoby oczekiwać w danym momencie lub po prostu przerywa w pół zdania wypowiedź drugiej strony, aby wygłosić kilkanaście zdań i uwag, które nie mają żadnego związku z tematem rozmowy. Pamiętajmy również, że język arabski charakteryzuje się rozbudowaną retoryką, mnogością przymiotników, metaforycznych określeń itp., co dodatkowo może utrudniać wzajemne komunikowanie się stron.

W trakcie rozmów prowadzonych na stojąco Arab zachowuje bardzo mały dystans między sobą a osobą, z którą rozmawia. Nie należy zwiększać tego dystansu poprzez cofanie się, ustępowanie itp.

Uważaj na mowę ciałem. Siedząc, należy opierać stopy na podłodze. Nie można siedzieć w taki sposób, aby podeszwa obuwia była widoczna. Trzeba używać prawej ręki. Lewą ręką Arabowie posługują się jedynie przy bardzo osobistych czynnościach higienicznych. Należy przeprosić gospodarzy, jeśli się jest leworęcznym. Nie można wskazywać palcem na osobę, z którą się rozmawia, ani przywoływać jej skinieniem dłoni. Ręce trzeba myć przed i po posiłku. Często w tym celu podawane są specjalne miseczki i woda.

Targowanie się w krajach arabskich to standard

Negocjowanie warunków kontraktu odbywa się w sposób twardy, chociaż nacechowany subtelnością, jaką jest zwłoka w argumentacji, nieliczenie się z czasem i cierpliwe oczekiwanie na bieg wydarzeń. Należy brać pod uwagę konieczność znacznej redukcji ceny wyjściowej, bez względu na to, jak dalece jest ona „realna". Negocjowanie, a właściwie targowanie się, jest naturalną cechą kupców arabskich. Czynią to tak gwałtownie i wytrwale zarazem, że postronny widz ma wrażenie, iż mogliby uzyskać znacznie więcej, gdyby nie ta zawziętość i zamiłowanie do upierania się przy swoich racjach.

Jak rozmawiać z ludźmi w Austrii, czyli najlepiej po niemiecku

Rynek austriacki jest atrakcyjny ze względu na solidność kupiecką gospodarzy, bliskość geograficzną oraz dogodne połączenia komunikacyjne. Liczy się także relatywnie dobra znajomość języka niemieckiego wśród polskich przedsiębiorców, a także upodobanie do standardów niemieckich zarówno przez Austriaków i Polaków.

W rozmowie wstępnej oraz podczas luźnych konwersacji dobrze jest wspomnieć o uroku krajobrazów Austrii oraz zwrócić uwagę na troskę mieszkańców o ochronę środowiska naturalnego. Znajomość kultury i historii Austrii pomoże utrzymać przyjazną atmosferę, dlatego przed rozpoczęciem rozmów warto przypomnieć sobie kilka nazwisk znanych kompozytorów oraz tytuły ich ważniejszych utworów.

Austriacy są konkretni, a w rozmowach często biorą udział prawnicy – wtedy szczególnie trzeba wykazać się logiką, precyzją argumentowania i znajomością przepisów. Działać należy zgodnie z planem, a nie według zasady „jakoś to będzie". Podczas rozmów trzeba być przygotowanym na szczegółowe zainteresowanie produktem, nie tylko jego walorami użytkowymi, ale również stroną techniczną: zastosowaną technologią, użytymi surowcami, możliwością utylizacji po okresie użytkowania itp.

Jak rozmawiać z ludźmi w Belgii, czyli nastaw się na bezpieczne tematy

W Belgii mieszkają głównie dwa narody – Flamandowie i Walonowie. Ze względu na panujące pomiędzy tymi grupami antagonizmy w rozmowach nie należy poruszać tematu różnic kulturowych, politycznych i językowych między nimi. Czasami można być świadkiem, jak Flamandczyk opowiada dowcipy o „sfrancuziałych Belgach" i na odwrót, ale lepiej nie uczestniczyć w tego rodzaju docinkach. Nie powinno się również zadawać pytań dotyczących życia prywatnego, osiąganych dochodów itp.

Najbezpieczniejsze tematy na początek rozmów to: sport (piłka nożna i kolarstwo – w obydwu dziedzinach gospodarze mają duże sukcesy i znane nazwiska) oraz sztuka i architektura.

Wszystkie informacje, wynikające z negocjacji powinny być podparte odpowiednią dokumentacją. Dobrze jest dysponować danymi statystyczne o charakterze międzynarodowym, publikowanymi przez UE, ONZ i inne poważne instytucje.

Belgijscy biznesmeni znają zazwyczaj przynajmniej dwa, trzy języki. Najpopularniejsze to: flamandzki, francuski, angielski i niemiecki.

Jak rozmawiać z ludźmi w Wielkiej Brytanii, czyli bez wątków osobistych

Wprawdzie w Wielkiej Brytanii nacją liczebnie dominującą są Anglicy i to z nimi mamy najczęściej do czynienia w negocjacjach handlowych, to trzeba pamiętać, że także spotkamy wielu Szkotów na kierowniczych stanowiskach.

Na Wyspach Brytyjskich w ostatnich dziesięcioleciach osiadło tak wielu imigrantów, że zaczęło to wpływać na tradycyjne pojęcia i zasady. Na ogół oznacza to zmianę niektórych norm postępowania na rynku wewnętrznym i w kontaktach międzynarodowych. Nawet takie cechy negocjatora jak punktualność, dokładność i dotrzymywanie słowa nie są już tak oczywiste, jak niegdyś bywało.

Znajomość języków obcych jest w Anglii dość słaba. W sferach handlowych trzeba być przygotowanym na rozmowę wyłącznie w języku angielskim, co niemal każdego cudzoziemca stawia w nieco gorszej sytuacji negocjacyjnej.

W spotkaniu o charakterze handlowym z reguły biorą udział tylko osoby niezbędne przy omawianiu tematu. Na Wyspach Brytyjskich można spotkać wielu „amatorów", których wiedza handlowa jest ograniczona, ale ich opanowanie, nienaganna angielszczyzna i wrodzona małomówność utrudniają dekonspirację. Jeśli problem wykracza poza proste i rutynowe zagadnienia, negocjator musi być przygotowany na pewne zahamowania w toku rozmów. W tej sytuacji techniką negocjacyjną często stosowaną przez Anglików jest powoływanie się na „ograniczone pełnomocnictwo" i „brak pełnomocnictwa". Dobrze jest upewnić się co do statusu w firmie osoby, z którą będziemy negocjować. Najbardziej skuteczną drogą dotarcia do właściwej osoby będzie listowne zwrócenie się bezpośrednio do właściciela, dyrektora naczelnego (Chief Executive, Managing Director) lub prezesa (Chairman).

Najprawdopodobniej spotkanie nie będzie protokołowane, toteż doradza się potwierdzenie ustaleń krótkim listem. Pozwoli to uniknąć powracania do spraw już rozstrzygniętych. Negocjacje zwykle zaczynają się i kończą rozmową towarzyską. W czasie rozmowy towarzyskiej, np. w czasie przerwy w negocjacjach lub podczas lunchu, nie należy zadawać pytań o charakterze osobistym, ani inicjować dyskusji na tematy osobiste – cudze lub własne.

Jak rozmawiać we Francji, czyli francuskie maniery i wyrachowanie

Francuzi powinni być traktowani ze szczególną ostrożnością. Ich naturalny i ujmujący sposób bycia oraz doskonałe maniery mogą zmylić czujność kontrahenta i osłabić jego wewnętrzną dyscyplinę, nakazującą wytrwałe dążenie do osiągnięcia celu negocjacji.

Francuzi są w interesach zimni i wyrachowani, umieją dobrze liczyć i dbają przede wszystkim o swoje korzyści. W negocjacjach kierują się rozsądkiem i logiką. Na podjęcie ostatecznej decyzji należy zostawić im sporo czasu. Należy wziąć również pod uwagę cechującą negocjatorów francuskich skłonność do dyskutowania. Oznacza to, że w pewnych sytuacjach, pozornie niekonfliktowych, dyskusja, popisy elokwencji i umiejętności argumentowania trwać będą znacznie dłużej, niż sprawa tego wymaga.

Należy też pamiętać, że Francuzi nie lubią negocjować pod presją, aczkolwiek czasami sami sięgają po takie techniki w rozmowach z innymi. Francuzi nie mają najmniejszych skrupułów i wykorzystują wszelkie szanse, jakie pojawią się w trakcie negocjacji. Tak długo będą trzymać się litery kontraktu, jak długo będzie to dla nich korzystne. Ale jeśli utrzymanie kontraktu w mocy przestaje przynosić spodziewane zyski, wówczas odstąpią od realizacji jego warunków.

Opracowanie dokumentu końcowego (kontrakt, porozumienie) powinno być przeprowadzone skrupulatnie, z pełną znajomością meritum sprawy i zawiłości prawnych. Należy uważać na treść i redakcję klauzul dotyczących kar umownych, ponieważ są one z reguły bardzo rygorystyczne wobec zagranicznego dostawcy, a dosyć liberalne dla kontrahenta francuskiego. To samo odnosi się do klauzul gwarancyjnych. Bardzo często są wynegocjowane w taki sposób, że gwarantują korzyści jedynie stronie francuskiej.

Dogadywanie się z Francuzami będzie trwało dłużej niż negocjacje w wielu innych krajach Europy Zachodniej. Najważniejsze, aby przejść przez trudności pierwszego okresu.

Jak rozmawiać z Hiszpanami, czyli zacznij od piłki nożnej

Najwdzięczniejszymi tematami rozmów są historia i kultura Hiszpanii – można je wykorzystać w początkowej fazie negocjacji. Polscy biznesmeni powinni jednak pamiętać, że okres wojen napoleońskich na terenie Hiszpanii i w jej zamorskich posiadłościach należy z tego rodzaju konwersacji wyłączyć. O Wąwozie Samossiery lepiej nie wspominać. Bezpiecznym tematem jest sport, głównie piłka nożna. Dobrze więc znać nazwy najpopularniejszych klubów. Lepiej też powstrzymać się od krytyki walk byków. Dla znacznej części tamtejszego społeczeństwa to nie tyle sport, co sztuka.

Punktualność nie jest mocną stroną Hiszpanów i nawet w biznesie 5- czy 20-minutowe spóźnienia są na porządku dziennym. Samemu należy być jednak punktualnym. Same negocjacje również są często przerywane na niezwiązane z tematem pogawędki.

Aby pozyskać zaufanie hiszpańskiego partnera i nawiązać z nim trwałe kontakty, należy pokazać mu swoją solidność nawet w drobnych, mało istotnych sprawach.

Nie wolno robić niczego, co mogłoby obrazić hiszpańskiego partnera. Niektóre techniki presji psychologicznej (arogancki kupiec, atak frontalny) są wykluczone.

Hiszpanie są dobrymi i wytrwałymi negocjatorami. Skutecznie dążą do zmniejszenia żądań drugiej strony. Dlatego na początku najlepiej przedstawić duże wymagania, aby później pomału i z rozwagą ustępować. Nie należy natomiast robić wielkich ustępstw, ponieważ może się to wydać podejrzane. Propozycje powinny być praktyczne, wsparte odpowiednimi wyliczeniami i zaprezentowane bardzo szczegółowo.

Jak rozmawiać z ludźmi w Holandii, czyli uzbrój się w fakty

Holendrzy lubią słuchać muzyki i zachwytów nad urokami swego kraju. Z satysfakcją przyjmują pochwały dotyczące czystości Holandii i schludnego wyglądu domów. Nie lubią natomiast dyskutować o sprawach religii. W czasie negocjacji Holendrzy zachowują powagę. Nie jest to dla nich okazja do opowiadania dowcipów ani do nadmiernej wesołości. Dotyczy to nawet spraw mniej poważnych.

Holendrzy są konkretni i praktycznie podchodzą do każdej sprawy. Podejmując negocjacje, oczekują wymiernych rezultatów, co jednak nie musi oznaczać olbrzymich zysków. Można ich łatwo zrazić, jeśli rozmowy nie prowadzą do celu, a partner często zmienia temat, jest chaotyczny i prowadzi konwersacje w sposób zbyt nonszalancki lub wesołkowaty.

Podczas rozmów Holendrzy nie targują się zbyt zawzięcie, toteż oferta wyjściowa nie powinna być przesadnie zawyżona w stosunku do ceny realnej. Podobnie jak Hiszpanie, są podejrzliwi, jeśli partner zgadza się na znaczne ustępstwa. Sposób prezentacji produktu i oferty ma kluczowe znaczenie dla przebiegu negocjacji. Dobrze jest posługiwać się odpowiednio przygotowanymi tabelami i wykresami. Należy korzystać z rzutników, prezentować opinie o produkcie zaczerpnięte z różnych źródeł. Dużo faktów – to warunek wywołania zainteresowania.

Jak rozmawiać z Japończykami, czyli podaj wizytówkę obiema rękami

Japończycy są dużymi „szczególarzami". Zarówno rozmowy biznesowe, jak i cały proces inwestycyjny, nie należą do krótkotrwałych. Mają w zwyczaju precyzyjne omawiać każdą, nawet najdrobniejszą kwestię. Wszystko po to, by w przyszłości uniknąć jakichkolwiek niejasności. W Japonii pracuje się w grupie, decyzje są podejmowane w wyniku wspólnej dyskusji, a więc ten proces trwa dłużej.

W Polsce, niestety, zdarza się, że publiczne deklaracje nie są wiążące. Takie sytuacje spotykają się z dużym niezrozumieniem i niezadowoleniem ze strony japońskich inwestorów. Zderzenie z taką stroną polskiej rzeczywistości bardzo niekorzystnie wpływa na wizerunek Polski jako miejsca do inwestowania. Z drugiej strony, ścisłe trzymanie się przez Japończyków swoich zasad wymaga sporo cierpliwości i czasu.

Japończycy nie „obiecują gruszek na wierzbie" i dzięki temu są wiarygodnymi przedsiębiorcami. Często świadomie zaniżają swoje plany inwestycyjne, aby nie deklarować czegoś, czego nie są w stu procentach pewni. Japoński inwestor to bardzo ostrożny inwestor.

Japończycy przywiązują wagę do etykiety biznesowej. Zaczyna się to już w chwili wymiany wizytówek. W kulturze japońskiej, jeśli chce się komuś okazać szacunek, to wizytówkę podaje się obiema rękami. Następnie osoba, której ją wręczono, powinna się z nią dokładnie zapoznać. Jest to oznaka respektu.

Jeśli mówimy o różnicach kulturowych, to warto wspomnieć o zwyczaju podawania ręki. W Japonii tego się nie praktykuje. Kiedy jednak biznesmeni japońscy przyjeżdżają do Europy, przyjmują zwyczaj witania się. Warto pamiętać również o kwestii zajmowania miejsc przy stole. Miejsce dla osoby najważniejszej powinno się znajdować pośrodku, naprzeciwko drzwi, tak by widziała ona ludzi wchodzących do pomieszczenia.

Istotne znaczenie ma również kwestia odprowadzania po spotkaniu. Zazwyczaj powinno się zaczekać  na daną osobę. W Japonii nawet takie drobne niuanse mają kluczowe znaczenie.

Jak rozmawiać z Latynosami, czyli czas to abstrakcja

W Ameryce Południowej żyje blisko 450 mln ludzi w ponad dwudziestu krajach. W większości z nich mówi się po hiszpańsku, w Brazylii językiem narodowym jest portugalski, a w niektórych państwach tego regionu mówi się też po angielsku, francusku i holendersku. Latynosi mają wiele wspólnych cech: niechętny stosunek do gringos, upodobanie mężczyzn do bycia prawdziwym macho i lekceważenie punktualności.

Dla przeciętnego Latynosa czas jest zupełną abstrakcją. Umówienie się z nim na określoną godzinę może oznaczać, że przyjdzie na spotkanie np. półtorej godziny później. Najbardziej przestrzega się punktualności w Chile i w Wenezueli, ale i tam zdarza się, że ktoś pojawia kilkadziesiąt minut później. Biznesmeni meksykańscy potrafią całkowicie zignorować umówione spotkanie, nie informując o tym kontrahenta, ani nie poczuwając się do obowiązku późniejszego przeproszenia. Wydaje się więc, że w krajach Ameryki Południowej punktualnie rozpoczynają się tylko walki byków i mecze piłki nożnej.

Pojęciem równie abstrakcyjnym jak „czas" jest „jutro" – po hiszpańsku mańana. Dla Europejczyka słowo to zawiera konkretną treść, natomiast dla Latynosa to bliżej nieokreślona przyszłość – kilka dni, tydzień lub nawet dłużej. Elastyczność tego pojęcia nie powinna denerwować przybyszów z Europy, chyba że chcą uchodzić za nieokrzesanych.

W krajach Ameryki Południowej ważne są kontakty osobiste. Dobrze więc, gdy do firmy potencjalnego kontrahenta wprowadzi nas wspólny znajomy. Latynosi chcą dobrze poznać przyszłego partnera, dlatego negocjacje z nimi są długotrwałe i skomplikowane. Rozpoczęcie rozmów będzie łatwiejsze, jeżeli partnerzy uznają nas za simpatico. Utrzymywanie kontaktu wzrokowego, zmniejszony dystans interpersonalny, ożywiona gestykulacja, poczucie humoru, szelmowskie spojrzenia posyłane każdej, znajdującej się w pobliżu kobiecie wraz z pikantnym komentarzem i inne podobne formy zachowania, gwarantują przełamanie pierwszych lodów.

Latynosi mają duże poczucie własnej godności i łatwo ich zrazić niewłaściwym słowem lub zachowaniem. Należy wystrzegać się nonszalanckich określeń w odniesieniu do wszystkiego co dotyczy negocjacji, ich przebiegu i uczestniczących stron. Nawet najzwyklejsze odrzucenie jakiejś propozycji może być uznane – w pewnych okolicznościach – za akt nieprzyjazny.

Latynosi zawsze starają się osiągnąć dla siebie jak największe korzyści. Lubią rywalizację, wolą więc stosować techniki konfrontacyjne niż kooperacyjne. Jest to zgodne z ich poczuciem machismo, które nie ogranicza się jedynie do prymitywnego, „samczego" traktowania świata, ale jest filozofią życia. W myśl tej filozofii należy: wygrywać, bo to świadczy, że jesteś silniejszy; górować, bo to oznacza, że jesteś lepszy od innych; narzucać swoją wolę, bo to dowodzi, iż jesteś twardy.

Jak rozmawiać z ludźmi w Niemczech, czyli zacznij od sekretarki

Nawiązanie kontaktu z firmą niemiecką wymaga zachowania pewnej etykiety. Na początku należy zapewnić sobie przychylność sekretarki menedżera. Niemiecka sekretarka uważa się za prawą rękę szefa i oczekuje, że będzie traktowana z taką samą uwagą jak przełożony.

Pierwszy kontakt najlepiej nawiązać za pomocą dobrze napisanego, formalnego, adresowanego imiennie listu do przełożonego osoby, z którą przyjdzie nam negocjować. Przestrzeganie właściwej etykiety jest również niezbędne podczas samego spotkania. Należy unikać spóźnienia, ale również nie powinno się przybywać zbyt wcześnie. Kalendarz niemieckiego menedżera jest bardzo napięty i zbyt wczesne przybycie może spowodować takie samo zamieszanie jak spóźnienie. Możesz oczekiwać, że wszyscy – od portiera w górę – będą uprzedzeni o twoim przybyciu. Rozmowa zostanie przygotowana w najdrobniejszych szczegółach, ale postępy w negocjacjach będą umiarkowane.

Niemcy mogą żądać referencji, nawet jeśli dostawca ma już określoną pozycję na rynku, a tym bardziej od kogoś mało znanego lub wchodzącego na rynek po raz pierwszy. Najważniejsza dla Niemców jest techniczna strona produktu. W tej sprawie będą odwoływać się do specjalistów, jeszcze zanim przystąpią do negocjowania jakichkolwiek warunków ewentualnego kontraktu. 

W sprawach finansowych Niemcy są niezwykle konserwatywni i mało skłonni do podejmowania ryzyka. Natomiast o zapłatę dostawca może się nie martwić, oczywiście, jeśli zostaną dotrzymane warunki kontraktu. Jeżeli jednak partner ich nie spełni, Niemcy są nieustępliwi i żądają wysokich odszkodowań.

Kontrakty z Niemcami są bardzo szczegółowe. Trzeba pamiętać o rozbudowanych klauzulach kar umownych i nie należy doszukiwać się w tym fakcie odwetu za Grunwald! Niemcy tak po prostu handlują z całym światem.

Niemcy mają zasłużoną opinię trudnych negocjatorów. Do rozmów są przygotowani naprawdę profesjonalnie: mają wiedzę nie tylko o produkcie, który chcą kupić, ale także o całej firmie kontrahenta, jej potencjale produkcyjnym, sukcesach i porażkach.

W rozmowach z Niemcami zachowaj umiarkowany ton. Nie bądź zbyt jowialny – Niemcy utrzymują chłodny dystans, dopóki porozumienie nie zostanie osiągnięte. Nie mów, jeśli to co chcesz powiedzieć, nie ma związku z konkretnym, dyskutowanym problemem. Unikaj opowiadania dowcipów w trakcie negocjacji – najpierw biznes, potem dowcipy...

Do rozmów przystępuj dobrze przygotowany. Propozycje powinny być szczegółowe, logiczne i poparte dowodami. Wiedza o towarze jest podstawowym wymogiem w kontaktach z Niemcami. Kiedy rozmowy dotyczą technicznych aspektów produktu lub usługi, odnosi się niekiedy wrażenie, że partner niemiecki tak świetnie zna dany produkt, iż nie jest to możliwe bez specjalnych studiów i odpowiedniej praktyki.

Decyzja o przyjęciu konkretnych warunków umowy może nie być natychmiastowa. Niemcy dokonują pogłębionej analizy przed zaaprobowaniem lub odrzuceniem wstępnych ustaleń. Często nawet o sprawach mniejszej wagi decyduje wyższe kierownictwo.

W rozmowach niedotyczących kontraktu należy unikać tematów dotyczących II wojny światowej, stosunków polsko-niemieckich w sferze militarnej, terytorialnej itp. oraz spraw osobistych.

Natomiast bezkonfliktowym tematem do dyskusji może być pogoda, sposób spędzania urlopów czy też hobby, bo wielu Niemców ma zamiłowanie do kolekcjonowania, majsterkowania, uprawiania sportów itp. Dobrym tematem może być piłka nożna i Robert Lewandowski, gwiazda niemieckiego i polskiego futbolu.  

Jak rozmawiać z ludźmi w Rosji, czyli zalecana ostrożność

Rosjanie w kontaktach biznesowych potrafią uciec się do drastycznych środków – byle postawić na swoim. To trudni partnerzy. Ich sposób prowadzenia rozmów łączy w sobie biurokratyczne nawyki dawnego aparatu państwowego i nowe tendencje, mające swe źródło w głęboko zakorzenionej mentalności.

Negocjatorzy z krajów byłego Związku Radzieckiego mają awersję do płacenia za usługi według stawek zachodnich. Będąc wciąż pod wpływem „egalitarnej struktury płac", nie godzą się na wysokie wynagrodzenie dla zagranicznych inżynierów, techników czy menedżerów. Tzw. litera kontraktu, a w niektórych sytuacjach również fragment oferty lub towarzyszącej negocjacjom korespondencji, mają z reguły pierwszeństwo przed uzgodnieniami ustnymi. To, co nie zostało zapisane, podpisane i opatrzone pieczątkami, nie będzie brane pod uwagę w razie ewentualnych rozbieżności w ocenie stanowiska stron. Niestety, również kontrakt i inne pisemne uzgodnienia nie są dostateczną rękojmią realizacji.

Rosjanie chętnie przyjmują upominki – i to nie tylko o symbolicznej wartości. Ryzykownym dla przebiegu rozmów może być poruszanie tematów z niedawnej historii obydwu narodów. Należy unikać aluzyjnych dowcipów politycznych o przywódcach państw gospodarzy. Stosowana dawniej forma „towariszcz", dzisiaj jest traktowana z ostentacyjną niechęcią.

Jak rozmawiać ze Szwajcarami, czyli odpowiednio wybierz język

Szwajcarzy przenoszą cechy kulturowe swojej grupy etnicznej na sposób prowadzenia negocjacji. Rozmowy powinny być prowadzone w języku danej grupy etnicznej (około 65% ludności posługuje się językiem niemieckim, 18% francuskim, 10% włoskim, pozostali zaś używają języka retoromańskiego). Jeśli  wybieramy inny (najczęściej angielski), wówczas w dobrym tonie jest znać przynajmniej kilka słów lub zdań w języku ojczystym naszego gospodarza. Witając się, czy zwracając się do kontrahenta w trakcie negocjacji, mówmy więc: Herr, Frau lub Fräulein do niemieckojęzycznego, Monsieur, Madame lub Mademoiselle do francuskojęzycznego oraz Signor, Signora, Signorita do włoskojęzycznego.

Przed wyjazdem należy korespondencyjnie lub telefonicznie uzgodnić terminy i zakres rozmów. Nie powinno się działać „z marszu". Trzeba też być punktualnym – w ojczyźnie przemysłu zegarmistrzowskiego jest to szczególnie istotne. W trakcie rozmów należy zwięźle referować swoje propozycje i racje. Dokumentacja powinna być autentyczna i nie budzić wątpliwości.

Podczas prezentacji warto jest wykorzystać nowoczesne urządzenia. Kupcy szwajcarscy, dla których najnowsze osiągnięcia techniki są chlebem powszednim, na pewno to docenią. A stąd już tylko jeden krok do nabrania zaufania również do samego produktu, którego dotyczą negocjacje.

Wspólną cechą negocjatorów szwajcarskich jest metodyczność. Każda wątpliwość musi być więc omówiona, a sprawy niedopowiedziane – wyjaśnione. Dlatego proces negocjacyjny trwa stosunkowo długo. Takie drobiazgowe rozmowy mogą więc czasami irytować, ale są nieocenione na etapie końcowych uzgodnień: dzięki nim wpadki się nie zdarzają.

Szwajcarzy mają duże wymagania wobec swoich partnerów, co szczególnie Polakom – preferującym raczej improwizację niż solidne przygotowanie rozmów – stwarza wiele trudności. Szwajcarzy nie targują się zawzięcie o każdego dolara, co jest cechą tak wielu kupców na świecie. Podobnie jak Szwedzi, mają dobrą orientację co do kosztu produktu, a negocjacje – według nich – mają jedynie przybliżyć stanowiska.

Szwajcarzy niechętnie uciekają się do technik presji psychologicznej, unikają impasu i innych sytuacji hamujących postęp rozmów. Sami również źle znoszą podobne techniki. Dlatego zaleca się kooperacyjny, a nie konfrontacyjny, styl negocjacji. Należy stosować techniki wskazujące na podobieństwo, a nie różnice stanowisk, raczej wolniejsze tempo rozmów, łagodną, ale merytorycznie uzasadnioną perswazję.

Szwajcarzy – zarówno mężczyźni, jak i kobiety – witając się, mocno ściskają dłoń. W kontaktach z zagranicznymi partnerami handlowymi są dosyć formalni. Tego dystansu nie należy zmniejszać zbyt szybko. Dopiero wspólne, pozytywne doświadczenia pozwolą przejść na TY.

Tematy luźnej konwersacji powinny dotyczyć Szwajcarii jako kraju gór, lodowców, przyrody, a także sportu. Oprócz piłki nożnej, słynni są kolarze, ale najpopularniejsze są sporty zimowe. Dobrze jest znać kilka nazwisk i rekordów z ostatniego sezonu.

Nie należy zadawać pytań osobistych. Nie można również okazywać połączonego z zazdrością zachwytu nad bogactwem Szwajcarii i Szwajcarów (w 2018 PKB na jednego mieszkańca prawie 60 tys. USD, najniższe zarobki oscylują w przeliczeniu na poziomie 25-30 tys. zł). Typowa dla Szwajcarów oszczędność, niechęć do afiszowania się ze swoimi dochodami, umiar we wszystkich dziedzinach życia prywatnego, społecznego i państwowego, powoduje, że pieniądze to temat tabu.

Jak rozmawiać z ludźmi w Szwecji, czyli nastaw się na twarde reguły

Szwecja to rynek bardzo trudny do zdobycia, a jeszcze trudniejszy do utrzymania – nie toleruje tandety, niepunktualnych dostaw oraz bałaganu w dokumentach. Szwedzi mają opinię twardych negocjatorów, postępujących według ustalonej wcześniej metody, co utrudnia zmianę stanowiska i zmniejsza możliwość elastycznego podejścia do negocjowanych szczegółów. Równocześnie potrafią konsekwentnie dążyć do uzyskiwania ustępstw dla siebie.

Dla Szwedów istotna jest jakość produktu i opinia, jaką cieszy się kontrahent. Wysokie koszty dystrybucji, głównie z uwagi na płace i podatki sprawiają, że również ceny analizują z dużą wnikliwością. Ważna jest profesjonalnie przeprowadzona prezentacja produktu: trzeba ograniczyć się do faktów i być konkretnym.

Po zakończeniu rozmów, jeśli strony osiągnęły porozumienie, a kontrakt opiewał na dużą sumę, można oczekiwać zaproszenia na obiad czy kolację do lepszej niż przeciętna restauracji. Nie wypada wówczas pierwszemu wznosić toastu na cześć gospodarza lub najstarszego rangą przedstawiciela kierownictwa firmy. Nie należy też brać kieliszka do ręki, zanim gospodarz nie uczyni tego pierwszy, mówiąc skoal, co odpowiada naszemu „na zdrowie".

Olbrzymie znaczenie Szwedzi przypisują punktualności, dlatego na umówioną rozmowę nie powinno się przychodzić nawet z najmniejszym opóźnieniem. Pierwsze spotkanie należy wcześniej uzgodnić.

Nie powinno się również podkreślać różnic między Szwecją a sąsiednimi krajami, ze względu na żywe wśród Szwedów poczucie wspólnoty z całą kulturą skandynawską. Nie należy jednak wychwalać zalet jakiegoś poznanego już regionu Szwecji w rozmowie z mieszkańcem innego regionu, gdyż Szwedzi bardzo często są przywiązani do tej części kraju, w której mieszkają.

Sprawy osobiste, prywatne, nie wiążące się z przedmiotem negocjacji, także nie są dobrym tematem rozmowy.

Właściwe tematy to sport - chyba większość nowoczesnych dyscyplin: piłka nożna, narciarstwo, hokej, tenis ziemny i stołowy, żeglarstwo; życie kulturalne - aktualny program ważniejszych teatrów, ciekawsze filmy; troska o ochronę środowiska i wszelkie związane z tym problemy krajowe, międzynarodowe, światowe.

W wielu podręcznikach można znaleźć wskazówkę, że w kontaktach ze Szwedami mile widziana jest znajomość chociaż kilku słów w języku szwedzkim.

Jak rozmawiać w krajach Trzeciego Świata, czyli witaj korupcjo

Zjawiskiem korzystnym w krajach Trzeciego Świata jest powszechna tam znajomość najważniejszych „handlowych" języków obcych – angielskiego, francuskiego czy hiszpańskiego, co jest pokłosiem wcześniejszej kolonizacji w tamtym regionie. Znaczna część krajów Trzeciego Świata uzyskała niepodległość dopiero po II wojnie światowej. System rządów w wielu z nich jest anachroniczny, często dochodzi tam do przewrotów i zmian u steru władzy. Planując realizację zamierzeń, trzeba więc uwzględniać niestabilną sytuację polityczną i gospodarczą krajów Trzeciego Świata.

Korupcja jest zjawiskiem powszechnym. Każdy, kto dysponuje jakąkolwiek władzą, wykorzystuje ją dla osobistych korzyści. Niewielka łapówka może przyspieszyć załatwienie wizy, rezerwację miejsca w samolocie lub w hotelu. Większa ułatwi uzyskanie licencji, otrzymanie kredytu na sfinansowanie operacji czy pozwolenia na import. Związane z tym koszty trzeba odpowiednio wkalkulować w budżet akwizycji, a sam fakt istnienia tych okoliczności uwzględnić w planie i scenariuszu negocjacji.

Odrębnym problemem są prezenty i upominki. Wręczenie drobnego upominku po zakończeniu rozmów handlowych jest powszechnie przyjętym zwyczajem. O ile jednak w krajach uprzemysłowionych prezent ten jest z reguły bardzo symboliczny (długopis, niewielki przedmiot wykonany ze skóry lub drewna, wyroby ludowe itp.), to w krajach Trzeciego Świata często musi mieć wymierną wartość materialną lub użytkową. Wręczenie upominku zbyt skromnego w ocenie osoby obdarowanej, może wpłynąć na pogorszenie stosunków pomiędzy kontrahentami. Wybierając prezent dla przyszłego partnera, należy zatem zebrać odpowiednie informacje, aby nie popełnić gafy.

W omawianych krajach często spotyka się pośredników, zwanych go-betweens, których głównym zadaniem jest dyskretne kontaktowanie zainteresowanych stron – zagranicznego dostawcy lub inwestora z miejscowym decydentem, gotowym załatwić daną sprawę w zamian za określone korzyści materialne. Pośrednikiem w tym przypadku jest osobnik (często bez własnego biura handlowego, czasami zatrudniony w jakiejś instytucji rządowej), który ma tzw. kontakty. Zarówno kwota, którą należy przekazać za pośrednictwem go-betweena jak i jego własna prowizja za przysługę, jest przedmiotem poufnych negocjacji, zanim zostaną rozpoczęte właściwe rozmowy.

Jak rozmawiać z ludźmi we Włoszech, czyli będzie rodzinnie

Punktualność nie jest mocną stroną Włochów, a przekładanie lub odwoływanie spotkań leży w ich naturze. Uwielbiają dobre jedzenie i zazwyczaj chętnie przyjmują propozycje załatwienia interesów handlowych w czasie obiadu lub kolacji. Są ekspertami w dziedzinie kulinarnej, niech więc wybór restauracji należy do nich. Rachunek powinna zapłacić strona zapraszająca, ale nie bądźmy zaskoczeni, jeśli nasz włoski partner będzie się upierał, że to on zapłaci. Zaproszenie w rewanżu na obiad lub kolację trzeba bezwzględnie przyjąć.

W jednej chwili są weseli, a już w następnym momencie stają się posępni i aroganccy. Mówią przesadnie, gestykulują rękoma, ramionami i barkami. Dosyć łatwo denerwują się i obrażają, lecz w interesach potrafią zachować zimną krew. Podczas pierwszego spotkania Włosi przez większość czasu zastanawiają się, czy warto robić interesy z firmą, której przedstawiciel właśnie ich odwiedził. Należy dostosować się do tempa prowadzenia rozmowy, wtrącając co pewien czas odpowiednie komplementy. Równocześnie trzeba zachować czujność, ponieważ Włosi często stosują techniki presji psychologicznej lub techniki zmierzające do impasu.

Nigdy nie należy demonstrować chęci szybkiego zakończenia rozmów, bo pośpiech może być odebrany jako sygnał, że na danej transakcji bardzo nam zależy, a to może mieć fatalne skutki dla osiągniętych wyników. Nie powinno się również okazywać zdenerwowania, jeśli partner zacznie z nonszalancją traktować ważny dla ciebie problem negocjacyjny.

Włosi lubią dyskutować o polityce. Lepiej jednak nastawić się na słuchanie niż wygłaszanie swoich poglądów.

Włosi są bardzo rodzinni i dlatego będą skłonni mówić o swoich dzieciach, rodzicach itp. w znacznie większym stopniu niż gdziekolwiek indziej w Europie. Większość z nich to fanatycy sportu, głównie piłki nożnej, dobrze jest więc znać nazwy drużyn ligowych, nazwiska kilkunastu popularniejszych piłkarzy i szczegóły jakiegoś ciekawego meczu z ostatniego sezonu. Lubią dobrą kuchnię i uważają, że włoska jest najlepsza, mogą na ten temat długo dyskutować. Podobnie jest z winem, warto więc zapamiętać nazwy kilkunastu nazw typowych potraw i win. Są dumni ze swej historii, kultury, sztuki i architektury od czasów starożytnych aż po współczesność – podstawowe wiadomości z tego zakresu są konieczne, aby nie uchodzić za ignoranta.

Pamiętajmy, że przeciętnie wykształcony Włoch, choć skojarzy „Zibi" Bońka z Polską, może nie wiedzieć, że jego rodaczka Bona Sforza była żoną króla polskiego Zygmunta I Starego. Nie egzaminujmy zatem naszych włoskich rozmówców z historii. Swego czasu Polacy z góry uzyskiwali u Włochów kilka plusów dzięki Papa Polacco (polskiemu papieżowi), obecnie tematy kościelne mogą być źle postrzegane. 

Co można wyczytać z mowy ciała?

Pytanie 1 z 13

Kiedy osoba mówiąca zakrywa usta...

jest skrępowana

kłamie

ma wątpliwości

Następne pytanie