Jak się porozumieć

Cechą negocjacji jest wymiana poglądów. Prowadzenie rozmowy jest podstawową umiejętnością, jaką może wykorzystać negocjator. Za pomocą konwersacji można uruchomić liczne sposoby przekonywania, finezyjnie manipulować drugą stroną lub po prostu, w grubiański sposób dążyć do impasu czy zerwania rozmów. 

Dlaczego nie słuchamy?
Komunikacja werbalna to nie tylko mówienie, ale i słuchanie. Brak umiejętności słuchania jest jedną z ważniejszych przeszkód w komunikowaniu się stron.
Mogłoby się wydawać, że słuchanie nie jest żadną umiejętnością, że kiedy człowiek nie jest zajęty mówieniem, to automatycznie słucha. Badania wykazały jednak, że bardzo często, nawet gdy nasze uszy odbierają słowa mówiącego, możemy w takim stopniu się wyłączyć, że w ogóle nie wiemy, o czym jest mowa.
Przyczyn, które mają negatywny wpływ na intensywność i jakość słuchania, jest wiele. Tu ograniczymy się jedynie do skrótowego omówienia tych, które mogą być przydatne w pracy negocjatora. Są to:
- osłabienie lub rozproszenie uwagi - dobre słuchanie wymaga wysiłku, by wytrwać przez dłuższy czas w odpowiednim napięciu umysłowym, a na to nie każdy chce lub może się zdobyć,
- przegapienie istotnego elementu w wypowiedzi drugiej strony, co prowadzi do skupienia uwagi na próbie przypomnienia sobie, o czym partner przed chwilą powiedział; w konsekwencji nie słyszymy dalszego ciągu jego wypowiedzi,
- poddawanie się emocjom, które stanowią barierę utrudniającą rzeczowe i logiczne rozumowanie; mogą one sprawić, że sprzedający będzie entuzjastycznym zwolennikiem poglądów kupującego lub będzie je zaciekle zwalczał,
- podatność na rozkojarzenie, na przykład niemożność koncentracji z powodu hałasu dochodzącego z ulicy, z hali fabrycznej czy z sąsiedniego pokoju, gubienie toku rozumowania na skutek niespodziewanego dzwonka telefonu, przypadkowego wejścia kogoś trzeciego do pokoju itp.,
- przerywanie mówiącemu, wtrącanie swoich uwag, zanim druga strona ma szansę dokończyć zdanie lub myśl, niecierpliwe próby podjęcia własnej kwestii,
- nieumiejętność radzenia sobie ze skutkami szybkości myślenia - ludzie myślą o wiele szybciej, niż zdolni są werbalnie wyrazić swoje poglądy. Większość ludzi mówi od 120 do 160 słów na minutę, podczas gdy szybkość myślenia jest średnio cztery do pięciu razy większa. Różnica ta działa zdecydowanie na niekorzyść słuchania. Dysproporcja w czasie stanowi główny powód zmniejszenia uwagi słuchającego, co wyzwala chęć przerywania oponentowi.

Pomóż sobie
Aby poprawić własną "jakość słuchania":
- przywiązuj znaczenie do tego, co mówi druga osoba,
- co pewien czas podsumuj oświadczenia mówiącego, zgodnie z jego intencją,
- nie przerywaj,
- w trakcie składania propozycji przez oponenta, unikaj informowania go o jej odrzuceniu,
- nie przewiduj (zbyt dokładnie), co druga strona będzie chciała na dany temat powiedzieć, bo często możesz być niemile zaskoczony wnioskiem mówiącego,
- nie oceniaj wiadomości na podstawie wyglądu osoby, która ją przekazuje,
- traktuj oświadczenia przeciwnika z respektem,
- nie rób dowcipnych uwag "na marginesie" i nie wygłaszaj komentarzy rozpraszających uwagę mówiącego oraz pozostałych osób uczestniczących w negocjacjach,
- nie "wyłączaj się" tylko dlatego, że słyszany tekst jest zbyt trudny do natychmiastowego zrozumienia,
- unikaj emocjonalnych reakcji na poglądy, które wydają się niegodziwe lub z którymi się nie zgadzasz,
- pozwól temu drugiemu mieć ostatnie słowo.

Pomóż innym
Aby dopomóc drugiej stronie w lepszym słuchaniu twoich wypowiedzi:
- mów wyraźnie i zwięźle,
- co pewien czas podsumuj swój punkt widzenia,
- odpowiadaj krótko na pytania,
- unikaj "rozmydlenia" mocnych punktów swojej wypowiedzi poprzez wprowadzenie tych słabszych, gorzej udokumentowanych, o mniejszym znaczeniu dla kontrahenta; może to odciągnąć jego uwagę od tego, co naprawdę chcesz mu przekazać.