Jak się zabezpieczyć nie mając umowy ze zlecającym?
Jasno spisana umowa to zabezpieczenie na przysłowiowe “złe czasy”. Jednak warto pamiętać, że to ona rozwiązuje wszelkie luki, niejasności oraz spory związane z prawidłowym wykonaniem czy odbiorem Twojej pracy. I choć wszyscy wiemy, że umów należy dotrzymywać, to nie zawsze poprawnie działa to w praktyce. Dlatego warto wiedzieć, jak zabezpieczyć siebie oraz swoje prawa - jako wykonawcy i fachowca.
Spis treści
Cele zabezpieczeń
Podstawowym celem zabezpieczeń jest zapewnienie postanowieniom umowy realnej skuteczności, innymi słowy gwarancji, że ustalenia między stronami rzeczywiście zostaną wykonane w sposób umówiony. Sama umowa w swoim podstawowym kształcie jest jedynie zbiorem zapisów, spisaniem tego, na co strony się umówiły.
Najprostsza umowa w ogóle „nie przewiduje” problemów z jej wykonywaniem i zakłada, że każde jej zdanie jest niepodważalne. Dodanie do umowy postanowień zabezpieczających – to urealnienie oczekiwań oraz przyjęcie do wiadomości, że strony mogą nie być w stanie wykonać zobowiązań lub przestać być zainteresowane ich wykonaniem, i że mogą mieć sprzeczne interesy. Z tego wynika potrzeba zaadresowania wyzwań, które mogą czekać już po podpisaniu umowy.
Wraz z zagwarantowaniem wykonania umów, otrzymuje się jednocześnie spokój i bezpieczeństwo oraz zmniejszenie ryzyka.
Czytaj także: Płaca minimalna 2025 wzrośnie do 4666 zł. To o 40 zł więcej niż zakładano
Ale co się stanie, jeśli tej umowy braknie?
Żyjemy w czasach, kiedy umowy zawiera się ustnie i bazuje się na rzetelności stron, które umówiły się na dane ustalenia. Jako właściciel firmy pamiętasz, że istotne jest zabezpieczenie siebie i swojego biznesu nawet w sytuacji braku formalnej umowy z klientem. Brak umowy może prowadzić do niejednoznaczności dotyczących świadczeń, płatności i warunków współpracy. Poniżej przedstawiam kilka praktycznych kroków, które możesz podjąć, aby zminimalizować ryzyko i zabezpieczyć interesy swojej firmy, jesli umowa nie posiada formy pisemnej.
Tak zabezpieczysz swoje prawa:
- ustalenia w formie pisemnej,
rozmawiasz z klientem przez telefon, potwierdzasz usługę i cenę sms-em lub słownie? Pamiętaj, że aby całość ustaleń mogła zostać zweryfikowana, a Ty chciałbyś posiadać dowody na to, że mówisz prawdę — musisz zbierać wszystkie informacje najlepiej w formie tzw. pisemnej. I nie chodzi tu o dokument, ale nawet potwierdzanie ustaleń w formie mailowej czy sms-owej. Historia czatu czy wiadomości to nieocenione źródło wparcia w momencie, kiedy nie masz umowy, a chcesz panować nad ustaleniami oraz kosztami.
- zaliczka,
ze wszystkich zabezpieczeń najprostsza i najlepsza dla Ciebie, jako przedsiębiorcy, jest zaliczka. To niezawodny sposób na to, aby nie zostać oszukanym. Jeśli zaliczka wynosi 50% kwoty finalnej możesz mieć pewność, że inwestor nie wycofa się z działań aż do tego momentu. Warto także odpowiednio wcześnie wnioskować o kolejne transze finansów i transparentnie komunikować ze swoim klientem wszystkie zakupy i poniesione koszty.
- zastosowanie przepisów prawa,
jeśli zdarzy się taka sytuacja, że umowa między Tobą a klientem została zawarta ustnie, w czasie rozmowy np. telefonicznej pamiętaj, że masz jeszcze do wykorzystania przepisy obowiązującego prawa, które chronią Ciebie. Bardzo ważnym wówczas jest udowodnienie faktu, że takie ustalenia miały miejsce.
Oczywiście prawo zawsze korzystniej podchodzi do inwestora, dając mu takie zapisy, jak:
a/ weryfikacja stanu technicznego nieruchomości po zakończeniu prac - jeśli wykaże ona istnienie wad wymagających naprawy, na podstawie art. 637 § 1 k.c. w związku z art. 656 § 1 k.c. inwestor może domagać się od wykonawcy usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości,
b/ jeśli okaże się, że na skutek zaniedbania wykonawcy inwestor poniósł szkody finansowe, to zgodnie z art. 471 k.c. można żądać odszkodowania na zasadach ogólnych.
-wykorzystanie nowoczesnych partnerów,
jeśli prowadzisz dzisiaj swój biznes, to doskonale wiesz, że musisz być obecny w świecie online. A tam już o bezpieczeństwo znacznie trudniej. Dlatego warto posiłkować się i korzystać z platform, które pomagają Ci zdobywać klientów, takich jak np. Oferteo.pl. Platforma dba o bezpieczeństwo wykonawców poprzez zapewnienie transparentności, solidności oraz zaufania w procesie nawiązywania współpracy. Dzięki systemowi weryfikacji oraz ocen oferowana jest wykonawcom możliwość prezentacji ich umiejętności i referencji w sposób przejrzysty dla klientów. Serwis zapewnia również wsparcie w zakresie zawierania umów oraz działa jako pośrednik, umożliwiając realizację transakcji w bezpieczny sposób. Takie narzędzie pozwala Ci skupić się na świadczeniu usług wysokiej jakości, chroniąc Twoje interesy. Rozważ to, jeśli napotkałeś już nieprzyjemności w swojej działalności.
- świadkowie,
jeśli pracujesz sam to warto, abyś czasami pojawił się w miejscu wykonywania zlecenia z drugą osobą, szczególnie jeśli tego konkretnego dnia masz przyjąć zaliczkę lub ustalać ważne kwestie związane z remontem. Dowód w postaci świadka to silna oręż przeciwko nieuczciwym inwestorom, która zawsze sprawdza się w sądzie.
- monitorowanie zakresu prac,
regularne sprawdzanie postępów prac z klientem może zapobiec ewentualnym nieporozumieniom co do warunków współpracy. Jak to robić? Najlepiej podczas osobistego spotkania w miejscu wykonywania pracy. Możesz wówczas zrobić zdjęcia swojej pracy i wysłać je klientowi mailem lub smsem.
- rejestruj szczegóły korespondencji
staraj się, aby każdy element Twoich ustaleń podany w formie pisemnej, nieustnej. Może to być nawet sms. Grunt, abyś potem w ewentualnym postępowaniu sądowym mógł dowieść, że Twoje informacje są prawdziwe i co najważniejsze — potwierdzone.
- zastosuj ogólne warunki handlowe
zdefiniowanie ogólnych warunków handlowych, zawierających m.in. płatności, prawa autorskie czy czas realizacji, może pomóc uniknąć sporów pomiędzy stronami.
W przypadku braku podpisanej umowy, ważne jest dbanie o dokumentację wszelkich ustaleń i zachowanie komunikacji. Pamiętaj, że świadomość prawna i staranne zabezpieczenie swoich interesów to klucz do efektywnej ochrony firmy. W razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem, który może dostosować porady do specyfiki Twojego biznesu.
Mając ten pełen zakres możliwości na stole, nigdy nie rezygnuj z właściwej umowy w formie pisemnej. Skracanie sobie drogi na początku zlecenia nie zawsze będzie korzystne dla Ciebie, jako wykonawcy, po zakończeniu jego realizacji.
Autor: Human Technopole
Włoski pawilon wybudowany na Expo 2015 w Mediolanie (proj. Nemesi). Przypominająca leśną gęstwinę elewacja budynku została wykonana z paneli z biodynamicznego betonu.
