Jakie konto bankowe dla firmy? Czy można prowadzić firmę bez konta firmowego?

Zakładając działalność gospodarczą, musimy podjąć decyzję, z jakiego konta bankowego będziemy korzystać przy jej prowadzeniu - firmowego czy prywatnego. Aby dokonać optymalnego wyboru, powinniśmy wziąć pod uwagę zarówno status prawny naszego przedsiębiorstwa, jak i to, kto jest odbiorcą dokonywanej przez nas płatności.

Odpowiedź na pytanie "jakie konto bankowe?" wynika z przepisów prawnych, określających sposób przepływu środków finansowych.

Przepisy prawa dotyczące założenia konta bankowego

Przepisy ustawy Prawo przedsiębiorców nie przewidują obowiązku założenia przez przedsiębiorcę konta bankowego przeznaczonego do prowadzenia transakcji związanych z działalnością gospodarczą. Wskazują jedynie, że jako przedsiębiorcy powinniśmy dokonywać transakcji za pomocą przelewów bankowych wyłącznie w sytuacji gdy:

• drugą stroną transakcji jest inny przedsiębiorca,
• jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 złotych.

W sytuacji gdy drugą stroną transakcji jest inny przedsiębiorca, bądź jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 złotych, transakcje powinny odbywać się za pomocą przelewów bankowych, natomiast nie jest określone z jakiego konta bankowego mają być dokonane takie przelewy. Oznacza to, że w tym celu możemy wykorzystywać również osobisty rachunek bankowy.

Jakie konto bankowe do rozliczeń z urzędem skarbowym

Zgodnie z art. 61 §1 Ordynacji podatkowej, zapłata podatków przez podatników prowadzących działalność gospodarczą i obowiązanych do prowadzenia księgi rachunkowej lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów następuje w formie polecenia przelewu. A zatem rozliczenia z fiskusem powinny odbywać się za pośrednictwem przelewów bankowych. Podobnie jak w ustawie Prawo przedsiębiorców, przepisy Ordynacji podatkowej również nie wskazują, z jakiego konta bankowego mamy dokonywać takich przelewów. A zatem i w tym przypadku możemy wykorzystywać nasze konto prywatne.

Jakie konto bankowe do rozliczeń z ZUS

Kolejna ważna kwestia dotyczy rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Tak samo jak w przypadku rozliczeń z urzędem skarbowym, składki zusowskie opłacamy poprzez obciążenie rachunku bankowego. Mniej ważne jest jakie konto bankowe zostanie wykorzystane do przelewów do ZUS.

Z obowiązku opłacania składek zusowskich w formie przelewów bankowych zwolnieni są mikroprzedsiębiorcy. Mogą zatem dokonywać przelewów z konta bankowego lub płacić gotówką w formie przekazu pocztowego.

Rachunek osobisty do prowadzenia firmy

Czy można zatem korzystać z rachunku osobistego prowadząc działalność gospodarczą? Korzystanie z prywatnego konta przy prowadzeniu działalności gospodarczej może się sprawdzić przede wszystkim w przypadku prowadzenia mikroprzedsiębiorstw. Przelewem opłacamy wówczas jedynie zobowiązania w ZUS i US. W takiej sytuacji korzystanie z konta prywatnego pozwala nam zaoszczędzić czas na zakładanie rachunku firmowego w banku i koszty związane z jego prowadzeniem. Takie rozwiązanie ma jednak swoje wady. Trudności mogą pojawić się przede wszystkim w przypadku:

• opodatkowania przychodu z odsetek na rachunku - przychodem z działalności są również odsetki od środków na rachunkach bankowych przeznaczonych do wykonywanej działalności gospodarczej. Jeśli więc rachunek prywatny wykorzystujemy dla celów działalności, przetrzymywane środki pieniężne, nawet jeśli dadzą odsetki, mogą zostać rozliczone tylko i wyłącznie prywatnie i opodatkowane. Nie będzie bowiem wiadomo, czy są to środki prywatne osoby fizycznej czy też przedsiębiorstwa;
• opodatkowania przychodu z tytułu różnic kursowych - z rachunku prywatnego nie rozliczymy przychodów z tytułu różnic kursowych, natomiast korzystając z firmowego konta będziemy do tego zobowiązani. Oznacza to, że na rachunku prywatnym przelewy musiałyby szczegółowo wskazywać, o jakie konkretnie kwoty chodzi i że są to środki prywatne, a nie służbowe (art. 24c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych);
• kontroli skarbowej - wykorzystując rachunek prywatny przy prowadzeniu działalności gospodarczej możemy wzbudzić zainteresowanie fiskusa. Dotyczy to przede wszystkim sprzedaży prywatnych przedmiotów, bowiem takie wspólne konto nie rozgranicza transakcji prywatnych od firmowych. Co więcej, w takiej sytuacji będziemy musieli udowodnić, że dana sprzedaż jest prywatna, a nie firmowa.

Reasumując, używanie w firmie prywatnego rachunku powoduje chaos i bałagan informacyjny. Może też stać się przyczyną problemów karno-podatkowych podczas ewentualnej kontroli skarbowej.

Konto firmowe jest lepszym rozwiązaniem dla firmy

Za prowadzenie rachunku firmowego bez wątpienia zapłacimy więcej niż w przypadku rachunku prywatnego. Wydaje się jednak, iż jest to jedyna wada tego rozwiązania. W pozostałym zakresie zdecydowanie więcej korzyści przemawia za rozdzieleniem finansów firmowych od budżetu domowego.

Podstawowe zalety rachunku firmowego są następujące:

• opłaty bankowe za prowadzenie rachunku firmowego zaliczymy w całości do kosztów przedsiębiorstwa,
• w ofercie banków mnóstwo produktów dedykowanych jest specjalnie dla przedsiębiorców,
• rozdzielenie transakcji firmowych od prywatnych będzie dla nas znacznie korzystniejsze przy kontroli skarbowej,
• odsetki od środków na firmowym koncie nie są objęte tzw. podatkiem Belki,
• posiadając konto firmowe możemy dokonywać płatności z wykorzystaniem mechanizmu split payment.

Opłata za założenie firmowego konta uzależniona jest danego banku. Zazwyczaj wynosi ona od kilku do kilkunastu złotych. Powinniśmy zwrócić szczególną uwagę na to, jak kształtują się miesięczne koszty prowadzenia rachunku oraz prowizje, które różnią się w poszczególnych bankach.

Konto bankowe w CEIDG

Pierwszym krokiem przy zakładaniu działalności gospodarczej jest wypełnienie formularza CEIDG-1. Wniosek CEIDG-1 to jednocześnie wniosek o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON), zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizujące do naczelnika urzędu skarbowego (NIP) i oświadczenie o wyborze formy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Podajemy w nim również informację jakie konto bankowe posiadamy (w rubryce 27). Wypełniając tę rubrykę, należy podać następujące informacje:

• 27.1 - dane identyfikacyjne rachunku bankowego związanego z prowadzeniem działalności,
• 27.2 - dane identyfikacyjne rachunku bankowego niezwiązanego z prowadzeniem działalności

Zgodnie z instrukcją wypełniania formularza CEIDG-1, wypełnienie punktu 27.2 nie jest obowiązkowe. Powinniśmy także pamiętać, że numer rachunku podany w pkt 27.1 to rachunek przeznaczony do otrzymania zwrotu podatku. W formularzu CEIDG-1, w części CEIDG-RB, podajemy wszystkie numery rachunków bankowych powiązanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Jakie konto bankowe na Białej Liście Podatników

Podane przez nas w formularzu CEIDG-1 (a w razie potrzeby, także w załączniku CEIDG-RB) informacje na temat rachunku bankowego trafiają na tzw. Białą Listę Podatników VAT. To potoczna nazwa nowej bazy podatników VAT, prowadzonej od 1 września 2019 r. na stronie Ministerstwa Finansów. Ma ona pomóc uszczelnić system VAT oraz pomóc firmom skutecznie i szybko weryfikować kontrahentów.

Lista jest codziennie aktualizowana. Stanowi ona połączenie funkcjonujących dotychczas odrębnie wykazów podatników VAT, podmiotów wykreślonych i przywróconych oraz tych, którym odmówiono rejestracji. Nie obejmuje jednak podatników oczekujących na rejestrację jako podatnik VAT, jak również tych, którzy nigdy nie musieli dokonywać takiej rejestracji (np. w związku z korzystaniem ze zwolnienia podmiotowego z VAT).

W odróżnieniu od dotychczasowych wykazów Biała Lista zawiera nie tylko dane aktualne na dzień sprawdzenia, ale również za okres 5 ostatnich lat (przy czym status podatnika VAT jest prezentowany według stanu bieżącego). Oprócz wykazu numerów należących do podatnika rachunków bankowych Biała Lista zawiera też informacje o imiennych rachunkach w SKOK, otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, o ile zostały zgłoszone do urzędu skarbowego w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzone przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego izby rozliczeniowej (tzw. STIR).

A zatem tzw. ROR-y, tak często wykorzystywane przez przedsiębiorców indywidualnych, nie podlegają ujęciu na Białej Liście. Oznacza to, że będąc przedsiębiorcą indywidualnym możemy być w praktyce zmuszeni do założenia konta firmowego. Jednocześnie na Białej Liście nie będą widoczne rachunki techniczne i cesyjne (np. stosowane przez dostawców mediów i banki).

Jakie konto bankowe do mechanizmu podzielonej płatności

Jeśli prowadząc działalność gospodarczą zamierzamy korzystać ze split payment (tzw. mechanizm podzielonej płatności), powinniśmy posiadać firmowy rachunek rozliczeniowy. Mechanizm podzielonej płatności polega na regulowaniu zobowiązań w formie przelewu bankowego z użyciem komunikatu przelewu. W takiej sytuacji kwota brutto zobowiązania zostaje przelana z rachunku bankowego nabywcy, przy czym podatek VAT jest automatycznie pobierany ze specjalnego rachunku VAT. Należność trafiająca do odbiorcy zostaje ujęta na rachunku firmowym w kwocie netto natomiast w kwocie podatku VAT bezpośrednio na rachunku VAT.

Jeśli prowadząc działalność gospodarczą wykorzystujemy swój prywatny rachunek i nie posiadamy konta firmowego, tracimy prawo do wykonywania przelewów z zastosowaniem mechanizmu split payment. Ponadto w sytuacji, gdy nasz nabywca będzie chciał dokonać na naszą rzecz zapłaty z zastosowaniem podzielonej płatności, otrzyma automatycznie pełen zwrot środków. Kwota odpowiadająca wartości VAT trafi bezpośrednio na rachunek VAT nabywcy a pozostała wartość na rachunek rozliczeniowy.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawa przedsiębiorców (tekst jedn. Dz.U. z 2019 r. poz. 1292 ze zm.);
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz.U. z 2019 r. poz. 900 ze zm.);
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.)

Quiz. Czy znasz podstawowe terminy bankowe? Sprawdź to!