W Niemczech zacznij od sekretarki
Nawiązanie kontaktu z firmą niemiecką wymaga zachowania pewnej etykiety. Na początku należy zapewnić sobie przychylność sekretarki menedżera. Niemiecka sekretarka uważa się za prawą rękę szefa i oczekuje, że będzie traktowana z taką samą uwagą jak przełożony.
Etykieta
Pierwszy kontakt najlepiej jest nawiązać za pomocą dobrze napisanego, formalnego, adresowanego imiennie listu. Zaadresowany do przełożonego tej osoby, z którą przyjdzie nam negocjować, kontrakt zostanie przekazany niżej, ale spotka się z lepszym przyjęciem, niż gdyby był skierowany bezpośrednio do naszego partnera. Przestrzeganie właściwej etykiety jest również niezbędne podczas samego spotkania.
Należy unikać spóźnienia, ale również nie powinno się przybywać zbyt wcześnie. Kalendarz niemieckiego menedżera jest bardzo napięty i zbyt wczesne przybycie może spowodować takie samo zamieszanie jak spóźnienie. Możesz oczekiwać, że wszyscy - od portiera w górę - będą uprzedzeni o twoim przybyciu. Rozmowa zostanie przygotowana w najdrobniejszych szczegółach, ale postępy w negocjacjach będą umiarkowane.
Szczegółowy kontrakt
Niemcy mogą żądać referencji, nawet jeśli dostawca ma już określoną pozycję na rynku, a tym bardziej od kogoś mało znanego lub wchodzącego na rynek po raz pierwszy. Skrupulatnie będą analizować produkt, będą krytyczni w czasie prezentacji i będą chcieli przekonać się, że potencjalny dostawca włożył wiele pracy w rozpoznanie potrzeb klienta.
Najważniejsza dla Niemców jest techniczna strona produktu. W tej sprawie będą odwoływać się do specjalistów, jeszcze zanim przystąpią do negocjowania jakichkolwiek warunków ewentualnego kontraktu kupna u zagranicznego dostawcy. Jeśli produkt ma wyraźne atuty technologiczne w porównaniu z towarami miejscowymi, z pewnością zostanie sprzedany.
W sprawach finansowych Niemcy są niezwykle konserwatywni i mało skłonni do podejmowania ryzyka. Natomiast o zapłatę dostawca może się nie martwić, oczywiście, jeśli zostaną dotrzymane warunki kontraktu. Jeżeli jednak partner ich nie spełni, Niemcy są nieustępliwi i żądają wysokich odszkodowań.
Długo i skrupulatnie negocjują i ustalają terminy dostaw. Kwestia dotrzymania tych terminów jest bardzo istotna. Od tego, jak dostawcy wywiązują się ze swych zobowiązań zależy, czy współpraca będzie kontynuowana. Za wszelkie opóźnienia grożą wysokie kary, ustalone w kontrakcie.
Kontrakty - wynik pomyślnych negocjacji - są bardzo szczegółowe. Trzeba pamiętać o rozbudowanych klauzulach kar umownych. I nie należy doszukiwać się w tym fakcie odwetu za Grunwald! Niemcy tak po prostu handlują z całym światem.
Pamiętaj, że...
Niemcy mają zasłużoną opinię trudnych negocjatorów. Do rozmów są przygotowani naprawdę profesjonalnie: mają wiedzę nie tylko o produkcie, który chcą kupić, ale także o całej firmie kontrahenta, jej potencjale produkcyjnym, sukcesach i porażkach.
W rozmowach zachowaj umiarkowany ton. Nie bądź zbyt jowialny - Niemcy utrzymują chłodny dystans do rozmówcy, dopóki porozumienie nie zostanie osiągnięte. Nie mów, jeśli to co chcesz powiedzieć, nie ma związku z konkretnym, dyskutowanym problemem. Unikaj opowiadania dowcipów jako "przerywników" w trakcie negocjacji - najpierw biznes, potem dowcipy!
Unikaj również niespodzianek i fantastycznych propozycji. Ten błąd często popełniają Polacy.
Do rozmów przystępuj dobrze przygotowany. Propozycje powinny być szczegółowe, logiczne i poparte dowodami. Wiedza o towarze jest podstawowym wymogiem w kontaktach z Niemcami. Kiedy rozmowy dotyczą technicznych aspektów produktu lub usługi, odnosi się niekiedy wrażenie, że partner niemiecki tak świetnie zna dany produkt, iż nie jest to możliwe bez specjalnych studiów i odpowiedniej praktyki. Błędem jest sadzanie na wprost Niemca dyletanta w sprawach technicznych.
Zapoznaj się z elementami prawnymi negocjowanego kontraktu. Po drugiej stronie stołu będziesz miał prawdopodobnie do czynienia z fachowcem.
Decyzja o przyjęciu konkretnych warunków umowy może nie być natychmiastowa. Niemcy dokonują pogłębionej analizy przed zaaprobowaniem lub odrzuceniem wstępnych ustaleń. Często nawet o sprawach mniejszej wagi decyduje wyższe kierownictwo.
W rozmowach nie dotyczących kontraktu należy unikać tematów dotyczących drugiej wojny światowej, stosunków polsko-niemieckich w sferze militarnej, terytorialnej itp. oraz spraw osobistych.
Natomiast bezkonfliktowym tematem do dyskusji może być pogoda, twoje miejsce zamieszkania a niemieckie miasto, w którym przebywasz, sposób spędzania urlopów czy też hobby, bo wielu Niemców ma zamiłowanie do kolekcjonowania, majsterkowania, uprawiania sportów itp. Zagadnij o to swojego rozmówcę, musisz również potrafić powiedzieć coś interesującego o swoich własnych zainteresowaniach.
