Obowiązkowa e-faktura później niż planowano! Ministerstwo wycofuje zmiany w e-fakturach

E-faktura będzie obowiązkowa dla przedsiębiorców, ale później niż planowano. Ministerstwo Finansów wprowadzi obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) pół roku później. To dobra informacja dla firm, które będą miały więcej czasu na wdrożenie nowego narzędzia. Ministerstwo zapowiedziało też inne zmiany, o które postulowali przedsiębiorcy.

Spis treści

1. Czym jest e-Faktura?
2. Cel wprowadzenia e-Faktury
3. Od kiedy e-Faktura?
4. Ministerstwo wycofuje zapowiadane w e-fakturach zmiany
5. E-Faktura – jak będzie działać?

Czym jest e-Faktura?

E-Faktura, nie mylić z fakturą wystawianą już dzisiaj drogą elektroniczną, to rodzaj faktury elektronicznej, wystawianej lub otrzymywanej za pośrednictwem centralnej bazy e-Faktur – Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Więcej o Krajowym Systemie e-Faktur przeczytasz w artykule: Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Po pierwsze, e-Faktura to kolejny etap cyfryzacji usług administracyjnych. Po drugie, e-Faktura ma przyczynić się do uszczelnienia systemu podatkowego i zminimalizować nieprawidłowości w rozliczaniu podatku VAT. Ministerstwo Finansów jest zdania, że e-Faktura będzie narzędziem, dzięki któremu szybciej będą identyfikowani oszuści podatkowi, zwłaszcza karuzele VAT. E-Faktura ma ułatwić prowadzenie działalności gospodarczej przez podatników poprzez łatwiejszy dostęp do dokumentów.

Cel wprowadzenia e-Faktury

Warto wspomnieć, że Polska jest czwartym krajem w Unii Europejskiej, który wprowadza e-Fakturę. Takie rozwiązanie wprowadziły Hiszpania, Portugalia i Włochy, Francja wyznaczyła termin na rok 2023. Polskie przepisy zostały oparte głównie na wzorcu włoskim, gdzie e-Fakturę udostępniono już w roku 2017 i po okresie przejściowym jest tam obowiązkowa od roku 2019.

Może zainteresuje Cię także:

• Cyfryzacja w budownictwie. Co można już załatwić przez Internet?
• Jak założyć firmę bez wychodzenia z domu
• Podpis elektroniczny – dlaczego warto go mieć...
• Księga wieczysta tradycyjnie czy online?

Cele wprowadzenia e-Faktury są zasadne, ale jak zwracają uwagę eksperci, trudno się oprzeć wrażeniu, że e-Faktura będzie kolejnym narzędziem Ministerstwa Finansów do kontroli rozliczeń podatków. Organy podatkowe będą dysponować dokładniejszymi danymi o obiegu faktur w gospodarce. A to niesie wiele niewiadomych. Jak np. będą transferowane dane pomiędzy centralnym Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) a systemami rozliczeniowymi podatników? Kto ponosi odpowiedzialność za archiwizację dokumentów i ewentualną ich utratę? Kto odpowiada za problemy techniczne systemu czy też za błędy osób wystawiających faktury? Ponadto, wystawiający e-Faktury będą musieli korzystać z systemu informatycznego, nad którym nie mają kontroli (np. nie mogą go sami zabezpieczyć przed wyciekiem danych czy atakami hakerów). To część komentarzy zgłoszonych podczas konsultacji rok temu.

Od kiedy e-Faktura?

Ustawa o e-Fakturze obowiązuje od 1 stycznia 2022. W 2023 korzystanie z systemu e-Faktur jest dobrowolne, a obowiązkowe dla wszystkich będzie od 1 lipca 2024. Ministerstwo Finansów poinformowało, że przesunie termin wejścia w życie ustawy z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r. Zgodziło się też na wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.

Ministerstwo wycofuje zapowiadane w e-fakturach zmiany

Najważniejszą zmianą jest przesunięcie terminu wejścia w życie ustawy z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r. 

Kolejna zmiana dotyczy faktur konsumenckich (B2C) – nie będą one objęte KSeF. Z systemu zostaną też wyłączone bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych). Faktury z kas fiskalnych i faktury uproszczone będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.

W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia po wystawieniu offline. Resort zdecydował się też na liberalizację sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.

Firmy oceniają zapowiedzi ministerstwa o wycofaniu części zmian jako dobre, bo prawidłowe działanie systemu będzie miało duże znaczenie dla funkcjonowania firm.

E-Faktura – jak będzie działać?

E-Faktura ma uprościć prowadzenie działalności gospodarczej poprzez łatwiejszy i szybszy dostęp do dokumentów finansowo-podatkowych. Kolejnym celem jest oczywiście uszczelnienie systemu podatkowego i ograniczenie nieprawidłowości w rozliczaniu podatku VAT.

Najważniejsze rozwiązania to:

• Standaryzacja procesu fakturowania.
• Warunkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest posiadanie uprawnień do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych.
• Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury.
• Podatnikom wystawiającym w całym okresie rozliczeniowym wyłącznie faktury ustrukturyzowane, z pewnymi zastrzeżeniami, będzie przysługiwać preferencja w postaci skróconego z 60 do 40 dni terminu zwrotu podatku VAT.
• Dla podatników, którzy nie są osobami fizycznymi i nie mają możliwości uwierzytelnienia się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, podpisem zaufanym oraz unikalnym lub wygenerowanym przez KSeF tokenem – wprowadzono możliwość nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z systemu.
• E-Faktury będzie mógł wystawić podatnik lub osoba upoważniona. Podatnik będzie mógł udzielić upoważnienia do wystawienia e-Faktury w imieniu i na jego rzecz, np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby.
• Każdy podatnik, poprzez indywidualne konto w systemie KSeF, będzie mógł wystawić fakturę ustrukturyzowaną z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.
• Podatnicy, którzy zdecydują się wystawiać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem KSeF, zostaną zwolnieni z obowiązku ich przechowywania i archiwizacji przez okres 10 lat. W KSeF, to administracja podatkowa zapewnia przez 10 lat przechowywanie wystawionych za jego pośrednictwem faktur.

Jeszcze trzy lata temu (2019) faktury elektroniczne przyjmowało i wystawiało 75% firm, reszta pozostała przy tradycyjnej formie papierowej. Obecnie rozliczenie przy pomocy faktur elektronicznych jest już codzienną praktyką, ale wynika ona z powszechnego obowiązku elektronicznego raportowania plików JPK. Tym samym łatwiejsze powinno być przejście na obowiązkowy system e-Faktur od stycznia 2024. 

Do e-Faktur będą miały zastosowanie regulacje prawne dotyczące faktur elektronicznych. Nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur, ponieważ nie będzie istniała możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury wystawionej za pośrednictwem KSeF. Zmiana dotyczy także braku obowiązku umieszczania na fakturze korygującej wyrazów „Faktura korygująca” albo „Korekta”, czy wskazywania przyczyny korekty.

Monika Czechowska