Ekwiwalent za pracę zdalną 2023 - ile za prąd czy internet musi zwrócić pracodawca za pracę w domu?
Ekwiwalent za pracę zdalną w 2023, czyli częściowy zwrot kosztów pracy zdalnej będzie obowiązuje od 7 kwietnia. W jakich przypadkach należy się ekwiwalent za pracę zdalną wykonywaną w domu? Ile musi zwrócić pracodawca według nowego prawa pracy? Jak wyliczyć kwotę ekwiwalentu za pracę zdalną?
Spis treści
- Ekwiwalent za pracę zdalną 2023
- Jak wyliczyć kwotę ekwiwalentu za pracę zdalną?
- Jakie koszty ponosi pracownik podczas pracy zdalnej?
- Ekwiwalent i nowe zasady pracy zdalnej od kwietnia 2023
- Dla kogo praca zdalna?
Ekwiwalent za pracę zdalną 2023
W nowelizacji Kodeksu pracy określono szczegółowe zasady dotyczące pracy zdalnej, w tym to, kto poniesie koszty z nią związane. Wkrótce pracodawca będzie odpowiadał nie tylko za dostarczenie urządzeń i materiałów, jak to było w przypadku ustawy covidowej. Do obowiązków dopisano również pokrycie kosztów energii oraz usług telekomunikacyjnych. Natomiast w przypadku, gdy pracownik korzysta z własnego sprzętu, firma wypłaci ekwiwalent za jego eksploatację.
Nowelizacja znacznie rozszerza kwestię kosztów, jakie ponosi pracodawca względem pracowników pracujących zdalnie. Do nowych obowiązków firmy będzie należeć:
- dostarczenie pracownikowi niezbędnych narzędzi pracy: materiałów biurowych i urządzeń wraz z ich instalacją;
- zapewnienie szkoleń i pomocy technicznej związanej z obsługą narzędzi pracy;
- pokrycie wydatków związanych z konserwacją i serwisem narzędzi pracy;
- pokrycie kosztów związanych z eksploatacją prywatnych narzędzi używanych podczas pracy;
- pokrycie rachunków za energię, telefon oraz internet, z których pracownik korzysta w godzinach pracy;
- pokrycie innych kosztów związanych bezpośrednio z wykonywaniem pracy zdalnej.
Jak wyliczyć kwotę ekwiwalentu za pracę zdalną?
Rachunki za energię elektryczną w przypadku home office od dłuższego czasu budziły duże emocje na rynku pracy. Nie mniejsze kontrowersje pojawiły się w odniesieniu do sposobów jej rozliczania.
Zgodnie z ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. pracodawca ma obowiązek zwrócić koszty za prąd w postaci ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu. Dla firm to dodatkowy orzech do zgryzienia – jak rozliczyć taki ekwiwalent? Z pewnością pomocne będą tu normy zużycia ustalone dla danego stanowiska lub pojedynczego pracownika pomnożone przez ceny rynkowe oraz ilość godzin pracy w trybie zdalnym.
Ustawa mówi jednak jedynie o zwrocie poniesionych przez pracownika kosztach, nie określając ich wysokości.
Forma doradcza Grant Thornton ocenia, że w przypadku energii jest to koszt około 30 groszy za godzinę. Ośmiogodzinny dzień pracy to jest 2,4 złotych dziennie. Koszt dzienny mnożymy razy 21 dni roboczych w miesiącu. To daje nam około 50 złotych miesięcznie zwrotu za energię elektryczną. Ekspertka Grant Thornton w TVN24 Biznes zwróciła też uwagę, że kwoty zwracane przez pracodawcę będą nieopodatkowane, nieoskładkowane. A świadczenie powinno być wypłacane proporcjonalnie do liczby dni pracy zdalnej.
Co jednak z kosztem zużycia sprzętów? To kolejny temat, z którym muszą zmierzyć się firmy.
Jakie koszty ponosi pracownik podczas pracy zdalnej?
Mimo wielu korzyści praca zdalna również generuje koszty, które dotychczas w większości przypadków pokrywała osoba zatrudniona. Podczas pobytu w domu pracownik zużywa prąd, wodę, korzysta z internetu i telefonu. Jednocześnie, gdy pracodawca nie zapewnia firmowych sprzętów biurowych, takich jak laptop, słuchawki, monitory, itp., dochodzi do tego eksploatacja własnych urządzeń. Kto za to wszystko płaci?
Ten problem od początku pandemii stanowił kwestię sporną. Zgodnie z badaniami Personel Service z 2020 r. – zaledwie 16% firm pokrywało wówczas koszty pracy zdalnej. Tzw. ustawa covidowa, która była próbą uregulowania nowego stosunku pracy, przerzucała na pracodawcę obowiązek zapewnienia materiałów i narzędzi do pracy zdalnej. Przepisy nie obejmowały jednak rachunków za energię oraz innych kosztów towarzyszących.
Ekwiwalent i nowe zasady pracy zdalnej od kwietnia 2023
Rzeczywistość pocovidowa wymusiła uregulowanie wielu kwestii dotyczących pracy zdalnej. Efektem sejmowych prac jest Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych. Nowe przepisy wejdą w życie w kwietniu 2023.
Przeczytaj też:
- Praca zdalna w Kodeksie pracy
- Urlopy 2023 - duże zmiany! Nowelizacja Kodeksu pracy uchwalona przez Sejm
- Czterodniowy tydzień pracy w Polsce - ustawa już w Sejmie!
Dla kogo praca zdalna?
Praca zdalna w świetle nowego prawa to już nie tylko dodatek dla wybranych. Możliwość home office na wniosek pracownika będzie przysługiwać zwłaszcza:
- kobietom w ciąży,
- rodzicom małych dzieci
- opiekunom osób niepełnosprawnych.
Przy tym pracodawca zyskuje prawo odmowy wniosku, w sytuacji, gdy tryb zdalny jest niemożliwy. Maksymalnie w jednym roku zatrudniony może zawnioskować o 24 dni pracy z domu.
Pojawienie się osobnych przepisów dotyczących home office wiąże się jednocześnie z pewnym ograniczeniem swobody pracowników. Ustawa określa bowiem ściślej kwestię miejsca wykonywania pracy – jego zmiana powinna być każdorazowo konsultowana z pracodawcą oraz potwierdzana pisemnym oświadczeniem.
Oprócz tego obowiązkiem zatrudnionego będzie dostosowanie stanowiska pracy do wymogów BHP. Kontrowersyjnym okazał się również zapis o kontroli trzeźwości pracownika. W rzeczywistości jednak może być wykonany w bardzo szczególnych przypadkach (ochrona życia, zdrowia lub mienia pracowników).
