Inwestor zastępczy. Zakres obowiązków i uprawnienia inwestora zastępczego przy realizacji inwestycji
Inwestor zastępczy czy też projekt manager to zazwyczaj osoba fizyczna lub też firma, która działa przy realizacji inwestycji budowlanej w imieniu inwestora. W zależności od zakresu umowy inwestor zastępczy jest reprezentantem interesów inwestora w całym procesie inwestycyjnym lub też tylko na budowie.
W ustawie z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity Dz.U. 1994 Nr 89 poz. 414), ani w żadnym innym akcie prawa nie znajdziemy definicji inwestora zastępczego. Nie istnieją też żadne ustawy czy rozporządzenia, które regulowałyby jego status, zakres obowiązków oraz uprawnień.
Jedyną wskazówkę dotyczącą inwestora zastępczego możemy odnaleźć w Polskiej Normie z dnia 25 kwietnia 2000 r. (PN-ISO 6707–2:2000 Budownictwo – Terminologia – Terminy stosowane w umowach – umowa o zastępstwo inwestycyjne). Jest tam mowa, że inwestor zastępczy to jednostka organizacyjna działająca odpłatnie w imieniu zamawiającego i odpowiedzialna przed nim za organizację i koordynację działań wszystkich stron uczestniczących w procesie inwestycyjnym.
Zgodnie z powyższą definicją działa on zatem w imieniu inwestora (osoby bądź też podmiotu prawnego) faktycznie finansującego inwestycję budowlaną i podejmuje za niego określone (zlecone mu) czynności. Najczęściej są to czynności, do których zobowiązany jest inwestor w ramach procesu budowlanego, tak że ten nie musi być bezpośrednio zaangażowany w budowę. Biorąc pod uwagę powyższe, aby określić możliwy zakres obowiązków oraz rolę inwestora zastępczego należy przyjrzeć się zadaniom inwestora, które sprecyzowane są we wspomnianym już Prawie budowlanym.
Zakres obowiązków inwestora
Zgodnie z Art. 18. Prawa budowlanego do obowiązków inwestora należy:
1. Zorganizowanie procesu inwestycyjnego, z uwzględnieniem zawartych w przepisach zasad bezpieczeństwa i ochrony zdrowia, a w szczególności zapewnienie:
- opracowania projektu budowlanego i, stosownie do potrzeb, innych projektów
- objęcia kierownictwa budowy przez kierownika budowy
- opracowania planu bezpieczeństwa i ochrony zdrowia
- wykonania i odbioru robót budowlanych
- w przypadkach uzasadnionych wysokim stopniem skomplikowania robót budowlanych lub warunkami gruntowymi, nadzoru nad wykonywaniem robót budowlanych przez osoby o odpowiednich kwalifikacjach zawodowych.
2. Inwestor może ustanowić inspektora nadzoru inwestorskiego na budowie.
3. Inwestor może zobowiązać projektanta do sprawowania nadzoru autorskiego.
Widać zatem, że zakres obowiązków jaki można powierzyć inwestorowi zastępczemu jest dosyć szeroki. Może on być włączony w proces inwestycyjny już na etapie projektowania, albo też jedynie w czasie realizacji prac budowlanych. W każdym z tych przypadków zakres jego obowiązków będzie inny. Szczegółowe określenie zakresu powierzonych mu czynności jest bardzo istotne, gdyż jak wspomniano nie ma regulacji prawnych określających zakres jego obowiązków.
Umowa o pełnienie funkcji inwestora zastępczego
Umowa o pełnienie funkcji inwestora zastępczego jest umową o świadczenie usług. Niestety Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. nr 16, poz. 63 ze zm.) nie przewiduje takiej umowy jak umowa o świadczenie usług. Nie znajdziemy jej pośród tzw. umów nazwanych. W życiu często jednak zachodzi potrzeba sporządzenia tego typu umowy. W tym przypadku znajduje zastosowanie art. 353(1) Kodeksu Cywilengo, mówiący, że w Polsce obowiązuje swoboda umów. Zgodnie z tą zasadą podmioty prawa cywilnego mogą zawierać umowy o dowolnej treści. Dlatego też katalog umów przewidzianych w Kodeksie Cywilnym nie jest zamknięty. Do umów o świadczenie usług, a więc też o pełnienie funkcji inwestora zastępczego należy zastosować zgodnie z art. 750 Kodeksu Cywilnego przepisy o zleceniu.
Zakres obowiązków inwestora zastępczego
Na podstawie spotykanej praktyki można przyjąć, że w przypadku włączenia inwestora zastępczego tylko w fazę realizacji inwestycji zakres jego obowiązków obejmuje:
- przeprowadzenie i organizację przetargu na wybór generalnego wykonawcy
- przekazanie generalnemu wykonawcy w imieniu inwestora kompletnej dokumentacji oraz terenu budowy
- zawiadomienie organu architektoniczno-budowlanego o rozpoczęciu budowy
- zgłaszanie projektantowi wszelkich zastrzeżeń do projektu i dokonanie z nim niezbędnych uzgodnień i wyjaśnień, ale zawsze po wcześniejszym uzgodnieniu z zamawiającym
- nadzór inwestorski przy realizacji inwestycji nad wszystkimi branżami, zgodnie z przepisami ustawy Prawo budowlane i innymi obowiązującymi przepisami
- sprawdzanie jakości wykonywanych robót i wbudowanych wyrobów budowlanych
- sprawdzanie i odbiór robót budowlanych, uczestniczenie w próbach i odbiorach techniczny instalacji, urządzeń technicznych oraz przygotowanie i udział w czynnościach odbioru gotowych obiektów budowlanych i przekazanie ich do użytkowania
- potwierdzenie faktyczne wykonanych robót oraz usunięcia wad
- nadzór nad zapewnieniem bezpieczeństwa i przestrzegania przepisów p. poż, bezpieczeństwa i higieny pracy, przez wszystkich uczestników procesu realizacji inwestycji, w rozumieniu wymagań stawianych przez prawo budowlane i inne obowiązujące przepisy, podczas całego procesu realizacji inwestycji
- sprawdzanie dokumentów rozliczeniowych pod względem merytorycznym i rachunkowym, opisywanie faktur oraz przekazywanie informacji inwestorowi dotyczących zapotrzebowania na środki finansowe na kolejne miesiące realizacji inwestycji
- kontrola stanu zatrudnienia podwykonawców i rozliczeń generalnego wykonawcy z nimi (wynika to z uwagi na przepisy Kodeksu Cywilnego zawarte w art. 6471 dotyczące solidarnej odpowiedzialność inwestora i generalnego wykonawcy wobec podwykonawcy, za zobowiązania powstałe w związku z realizowanymi przez nich na zlecenie inwestora robót budowlanych)
- przygotowanie materiałów do odbioru końcowego Inwestycji, powiadomienie wszystkich uczestników procesu inwestycyjnego o terminie odbioru końcowego inwestycji
- prowadzenie narad roboczych prowadzonych na terenie inwestycji z udziałem zamawiającego
- dokonanie czynności odbioru końcowego Inwestycji
- uzyskanie wszystkich wymaganych przepisami prawa decyzji administracyjnych, opinii, uzgodnień, stanowisk organów administracyjnych po zakończeniu procesu inwestycyjnego i uzyskanie ostatecznej decyzji o pozwoleniu na użytkowanie inwestycji
- rozliczenie końcowe inwestycji
- przekazanie użytkownikowi inwestycji wraz z kompletem niezbędnych dokumentów w stanie faktycznym i prawnym pozwalającym na natychmiastowe rozpoczęcie użytkowania
- występowanie w imieniu inwestora przed organami administracji publicznej w sprawach wynikających z realizacji inwestycji, w granicach udzielonych pełnomocnictw
- naliczanie w imieniu inwestora kar umownych oraz ewentualnie odszkodowań od wykonawców oraz dostawców
- archiwizację korespondencji, dokumentacji i przekazanie ich inwestorowi w stanie kompletnym po zakończeniu inwestycji
Jak widać z powyższego zbiór wymienionych powyżej czynności obejmuje praktycznie rzeczywiste zarządzanie procesem realizacji inwestycji. Niezbędny jest do tego cały zespół osób o odpowiednim doświadczeniu i kwalifikacjach, których mogą nie mieć pracownicy inwestora.
W przypadku gdy zdecydujemy się by inwestor zastępczy wspierał nasze działania już na etapie powstawania projektu, to trzeba pamiętać by w swoim zespole posiadał osoby o odpowiednich kwalifikacjach, które będą czuwały nad postępem prac projektowych. Należy pamiętać również o przygotowaniu i przekazaniu stosownych pełnomocnictw, a także stworzyć odpowiednie procedury obiegu i zatwierdzania dokumentów i dokumentacji projektowej. Zakres obowiązków inwestora zastępczego należy rozszerzyć o:
- przeprowadzenie i organizację przetargu na wybór projektanta
- uzyskanie w imieniu inwestora wszelkich decyzji administracyjnych umożliwiających rozpoczęcie realizacji inwestycji, a w tym pozwolenia na budowę
- sprawdzanie i odbiór robót prac projektowych, uczestniczenie wraz z przedstawicielem zamawiającego we wszystkich spotkaniach koordynacyjnych
- ścisła współpraca z inwestorem i przekazywanie projektantowi w jego imieniu wszelkich niezbędnych informacji koniecznych do opracowania projektu
- prowadzenie w imieniu zamawiającego rozliczeń finansowych z projektantem
Warunki kontraktowe FIDIC
Innym podmiotem, który może być kojarzony z inwestorem zastępczym jest inżynier w rozumieniu warunków kontraktowych FIDIC. Rozwiązanie to w pewnych przypadkach jest bardzo wygodne.
FIDIC (Federation Internationale des Ingenieurs-Consiliers tj. Międzynarodowa Federacja Inżynierów – Konsultantów) został utworzony w 1913 roku. Celem tej federacji było wspólne popieranie interesów zawodowych stowarzyszeń członkowskich niezależnych inżynierów konsultantów. Polskie kontakty z FIDIC datuje się już na samym początku istnienia tej organizacji. Oficjalnie Polska przystąpiła do FIDIC w 1914 roku i należała do wybuchu II Wojny Światowej. Od 1990 roku ze strony polskiej do FIDIC należy SIDiR (Stowarzyszenie Inżynierów Doradców i Rzeczoznawców).
FIDIC opracował własne wzory kontraktów, które wykorzystywane są często w inwestycjach finansowanych przez Bank Światowy i Europejski Bank Inwestycyjny i Unię Europejską. Występuje w nich Inżynier Kontraktu, który w pewnym stopniu może być utożsamiany z funkcją inwestora zastępczego. Jednak zgodnie z FIDIC nie jest on stroną i powinien działać bezstronnie, zapewniając przestrzeganie procedur.
Większość codziennych działań związanych z administrowaniem i prowadzeniem kontraktu realizowana jest przez Inżyniera Kontraktu, jednak odmiennie od klasycznego rozumienia roli inwestora zastępczego zgodnie z FIDIC, część działań przeznaczona i realizowana jest jedynie przez zamawiającego.
Jedną z zalet korzystania z kontraktów FIDIC jest to, że warunki kontraktowe podają gotowe do zastosowania zasady i procedury, oraz ustawiają prawa i obowiązki poszczególnych stron biorących udział w kontrakcie. FIDIC podaje nawet zasady i procedury dotyczące organizacji przetargu na generalnego wykonawcę. Niezależnie od tego czy prowadzić będziemy inwestycję przy wsparciu inwestora zastępczego czy też Inżyniera według FIDIC, należy pamiętać, że wszelkie czynności podejmowane są na ryzyko faktycznego inwestora. Oznacza to, że to inwestor w każdym przypadku nadal jest stroną procesu budowlanego i to inwestor jest rozliczany z obowiązków na nim ciążących. Wszystko to sprawia, że prawidłowy dobór podmiotu mającego wykonywać czynności inwestora zastępczego jest niezmiernie ważny i powinien być dokonywany rozważnie.
Koszt zatrudnienia inwestora zastępczego
Należy również pamiętać, że inwestor zastępczy nie wykonuje zleconych mu czynności za darmo. Koszty, jakie trzeba będzie ponieść na obsługę inwestycji ze wsparciem inwestora zastępczego, mieszczą się w przedzialeod 5 do 10% całkowitej wartości robót budowlanych w całym projekcie. Biorąc pod uwagę zaprezentowany powyżej materiał wydaje się, że zatrudnienie inwestora zastępczego może być uzasadnione.
Prawidłowe i sprawne prowadzenie procesu budowlanego przez profesjonalistów zaowocuje terminową realizacją inwestycji, oraz zaoszczędzi wielu stresów i kłopotów. Fachowy nadzór nad często skomplikowanym procesem inwestycyjnym ma znaczenie nie tylko w trakcie trwania samej budowy, ale ma również pierwszorzędne znaczenie dla zrealizowanego obiektu oraz jego późniejszego użytkowania.
