Jak długo przechowywać dokumenty po likwidacji firmy?

Każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania dokumentów związanych z prowadzoną przez ustawowo określony czas. Może się jednak zdarzyć, że w międzyczasie dojdzie do likwidacji firmy. Powstaje wówczas pytanie, co zrobić z całą dokumentacją? Dowiedz się jakie są zasady przechowywania i archiwizacji dokumentów firmy w przypadku jej likwidacji.

Spis treści

1. Przechowywanie dokumentów po likwidacji firmy - ile lat?
2. Obowiązek przekazania dokumentów po likwidacji firmy
3. Zakończenie działalności gospodarczej a dokumentacja osobowa
4. Zasady postępowania z dokumentacją osobową
5. Przechowywanie dokumentacji w archiwum państwowym

Jednym z wielu obowiązków przedsiębiorcy jest właściwe przechowywanie i archiwizacja dokumentacji związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą. Niedopełnienie tego obowiązku naraża przedsiębiorcę na odpowiedzialność prawną.

Często można spotkać się z przekonaniem, że jednoosobowe działalności lub firmy zatrudniające tylko kilku pracowników rządzą się swoimi prawami i nie dotyczy ich obowiązek przechowywania, czy archiwizacji dokumentów związanych z prowadzoną działalnością. Nic bardziej mylnego. Każda zarejestrowana działalność traktowana jest wedle jednakowych zasad, a tym samym obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest właściwe przechowanie dokumentów związanych z jej prowadzeniem.

Przechowywanie dokumentów po likwidacji firmy - ile lat?

Zgodnie z przepisami przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać:

• dokumentację podatkową przez 5 lat,
• dokumentację ZUS przez 5 lub 10 lat,
• dokumentację pracowniczą przez 50 lub 10 lat.

Czytaj też:

• Jak długo przechowywać dokumenty z działalności gospodarczej?
• Co grozi za brak ksiąg podatkowych i dokumentów podczas kontroli fiskusa?
• Jak długo przechowywać dokumenty ZUS?

Obowiązek przekazania dokumentów po likwidacji firmy

Po zakończeniu działalności firmy przedsiębiorca powinien przekazać dokumentację firmową swojemu następcy prawnemu. Następca prawny to w tym przypadku podmiot, który wstępuje w miejsce firmy kończącej swoją działalność w sferę jej stosunków prawnych, czyli przejmuje jej prawa i obowiązki. Dla przykładu następcą prawnym spółki X może być spółka Y powstała w wyniku przejęcia, tj. przeniesienia całego majątku spółki X (przejmowanej) na spółkę Y (przejmującą).

Jeśli zaś firma nie ma następcy prawnego przedsiębiorca ma obowiązek przekazać dokumentację na przechowanie podmiotom upoważnionym do prowadzenia działalności usługowej w dziedzinie przechowalnictwa. Do prowadzenia takiej działalności upoważnione są:

• archiwa państwowe,
• Stowarzyszenie Archiwistów Polskich,
• przedsiębiorcy prowadzący w tym zakresie działalność gospodarczą.

W razie likwidacji firmy przechowywanie dokumentów warto powierzyć firmie zewnętrznej. To daje nam pewność, ze przechowujemy je zgodnie z RODO. Kolejny plus to fakt, że powierzamy akta doświadczonego personelowi, który wie, jak o nie zadbać. Nawet, gdy nie mamy już swojego archiwum z powodu likwidacji firmy, trzeba mieć na uwadze odpowiednie przechowywanie akt. Skorzystanie z usług archiwum zewnętrznego pozwala na zachowanie bezpieczeństwa przekazanych dokumentów.

Zakończenie działalności gospodarczej a dokumentacja osobowa

Przedsiębiorca po zakończeniu działalności, nie może przechowywać dokumentacji osobowej we własnym zakresie, nawet jeśli był właścicielem spółki. Ma obowiązek przekazać ją podmiotowi upoważnionemu do prowadzenia działalności usługowej w dziedzinie przechowalnictwa. Akta osobowe zaliczane są do kategorii „B”, czyli dokumentacji niearchiwalnej. W związku z tym mają ustalony przez ustawodawcę czasowy okres przechowywania, po którym są niszczone (brakowane).

Od 1 stycznia 2019 r. okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji pracowniczej został zróżnicowany, w zależności od daty przyjęcia danego pracownika do pracy oraz ewentualnej decyzji przedsiębiorcy o składaniu do ZUS raportów informacyjnych za pracowników zatrudnionych po raz pierwszy w okresie między 1999 r. a 2018 r. W poniższej tabeli przedstawiony został szczegółowy okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Zasady postępowania z dokumentacją osobową

Zasady postępowania z dokumentacją osobową w razie likwidacji przedsiębiorcy prywatnego określają przepisy rozdziału 4b (art. 51u–51w) ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. Dz.U. 2020 r. poz.164 ze zm.; dalej: unzaa). Przewidują one, że w przypadku postawienia przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, odpowiednio, likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje przechowawcę, któremu dokumentacja zostanie przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na okres, jaki pozostał do wygaśnięcia umów przechowania tej dokumentacji zawartych przez przedsiębiorcę. Przechowawca powinien przed przejęciem dokumentacji uzyskać wpis do rejestru.

W braku takiego wskazania przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy, po zapewnieniu przez likwidatora lub syndyka masy upadłości środków finansowych na okres, jaki pozostał do wygaśnięcia umów przechowania tej dokumentacji zawartych przez przedsiębiorcę.

Dokumentacja pracownicza przekazywana przez przedsiębiorcę do dalszego przechowywania, musi być wcześniej uporządkowana, zgodnie z obowiązującymi przepisami rozporządzenia Ministra Kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375; dalej: rklas).

Przedsiębiorca, który nie posiada odpowiedniej wiedzy w zakresie przygotowania dokumentacji do przekazania, ani nie posiada pracownika z odpowiednim przygotowaniem, może skorzystać z pomocy specjalistycznych firm zewnętrznych zajmujących się porządkowaniem i archiwizacją dokumentów. W trakcie takich prac może się okazać, że część z dokumentacji kwalifikuje się do wybrakowania i zniszczenia. W efekcie znacznie zmniejszy się ilość dokumentów, dzięki czemu zmniejszają się też koszty, jakie przedsiębiorca będzie musiał ponieść, oddając dokumenty na przechowanie.

Przechowywanie dokumentacji w archiwum państwowym

W razie stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek przedsiębiorcy podlegającego wpisowi do KRS lub do ewidencji działalności gospodarczej, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje archiwum państwowe. Przed wydaniem postanowienia w sprawie wniosku przedsiębiorcy sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby przedsiębiorcy o jego stanie majątkowym. W tym wypadku również konieczne jest uporządkowanie dokumentacji przed jej przekazaniem do dalszego przechowywania.

W 2004 r. w Milanówku powstało Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej na podstawie rozporządzenia Ministra Kultury w sprawie utworzenia Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej. Jest to wyspecjalizowana jednostka zajmująca się przechowywaniem i udostępnianiem dokumentacji płacowej i osobowej pracowników w przypadku, gdy przedsiębiorca zostanie postawiony w stan likwidacji lub upadłości, zaś sąd rejestrowy stwierdzi brak środków na dalsze właściwe przechowywanie tej dokumentacji. Do zadań tego archiwum należy m.in. ewidencjonowanie, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie przejętej dokumentacji pracowniczej oraz wydawanie z niej odpisów i kopii.