Jak długo przechowywać dokumenty z działalności gospodarczej?
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z całą masą formalności i wynikającej z tego papierowej roboty. Przedsiębiorca ma do czynienia z przeróżnymi dokumentami, które w świetle prawa ma obowiązek odpowiednio prowadzić i przechowywać. W jakiej formie i jak długo należy przechowywać dokumentację firmową. Czy wszystkie dokumenty muszą być przechowywane, czy niektórych można się pozbyć np. poprzez ich utylizację?
Spis treści
- Zasady przechowywania dokumentów z działalności gospodarczej
- Przechowywanie dokumentów podatkowych
- Protokół zniszczenia dokumentów
Zasady przechowywania dokumentów z działalności gospodarczej
Dokumenty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą należy przechowywać w archiwum. Wcześniej powinny być odpowiednio posegregowane i sklasyfikowane. Należy je uporządkować w kolejności chronologicznej według dat razem (od najstarszej, na spodzie do najstarszej), wraz z dokumentami potwierdzającymi wydatki. Warto założyć w tym celu specjalne teczki lub segregatory.
W przypadku dużej liczby dokumentów można np. na każdy miesiąc przeznaczyć osobną teczkę bądź segregator. Taką teczkę bądź segregator należy opisać - jakiego przedziału czasowego dotyczy. Ważne jest również, by połączyć je w lata podatkowe, których dotyczą. Znacznie ułatwia to odszukanie dokumentów z danego roku. Ponadto po zakończeniu danego okresu trzeba ponumerować dokumenty zgodnie z numeracją nadaną w księdze przychodów i rozchodów (widoczna na wydruku księgi przychodów i rozchodów za dany okres) - najlepiej czerwonym kolorem w prawym górnym rogu.
Właściwie archiwizowana dokumentacja stanowi fundament skutecznego funkcjonowania firmy. Przedsiębiorca, który skrupulatnie prowadzi archiwum dokumentacji związanej ze swoim przedsiębiorstwem ma szansę uniknąć sytuacji, w której jakichś z dokumentów może zostać zagubiony lub zniszczony.
Przechowywanie dokumentów podatkowych
Przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.; dalej: urach) oraz ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.; dalej: uordp) przewidują, że dokumentację podatkową należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jak wynika z brzmienia art. 86 § 1 uordp, przechowywanie ksiąg podatkowych oraz związanych z nimi dokumentów powinno mieć miejsce do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe przewidują inaczej.
Chodzi tu przede wszystkim o takie dokumenty jak księga przychodów i rozchodów w przypadku podmiotów opodatkowanych na zasadach ogólnych oraz podatkiem liniowym, a także ewidencja przychodów w przypadku podmiotów opodatkowanych ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. W ten sam sposób przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać następujące dokumenty związane z księgowością firmy:
- rejestry VAT,
- dowody księgowe takie jak np. faktury sprzedaży i zakupu, dowody wewnętrzne, faktury korygujące, noty korygujące, noty księgowe,
- ewidencje środków trwałych,
- ewidencje przebiegu pojazdu (kilometrówka),
- dokumenty inwentaryzacyjne (spis z natury) itd.
Jak wskazuje zasada dotycząca okresu przedawnienia wyrażona w art. 70 § 1 uordp, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jednolity termin przedawnienia sprawia zobowiązań podatkowych sprawia, że obowiązek przechowywania dokumentów firmowych nie jest uzależniony m.in. od dat wystawienia tych dokumentów, ale łączy się je w poszczególne lata podatkowe.
Przykład 1
Firma Budex sp. z o.o. świadcząca usługi budowlane r. prowadzi i przechowuje dokumentację podatkową, której częścią są dokumenty związane z rozliczeniem podatku dochodowego od osób prawnych za 2022 rok. Termin płatności tego podatku mija 30 kwietnia 2023 r. Oznacza to, że dokumentację dotyczącą podatku dochodowego od osób prawnych należnego za 2022 rok. należy trzymać do końca roku kalendarzowego 2028.
Uwaga!
W przypadku zeznań rocznych, jako że są składane i rozliczane w kolejnym roku podatkowym, powinny być przechowywane przez 5 lat licząc od zakończenia roku, którym zostało złożone.
Przykład 2
Przedsiębiorca prowadzący sklep internetowy (sprzedaż markowej odzieży) zamknął rok podatkowy 2022 i złożył zeznanie roczne za ten rok w marcu 2023 roku. Oznacza to, że dokumentację podatkową za rok 2022, należy przechowywać do końca 2029 roku.
Protokół zniszczenia dokumentów
Kiedy wyznaczony przez ustawę okres dobiegnie końca, przedsiębiorca (a konkretnie kierownik jednostki) ma prawo podjąć decyzję o zlikwidowaniu wszystkich możliwych do likwidacji dokumentów księgowych. Kierownik firmy decyduje również, w jaki sposób zniszczyć dokumenty. W tym celu może np. skorzystać z usług firmy zajmującej się utylizacją dokumentów.
Z przeprowadzonej likwidacji dokumentów księgowych warto sporządzić protokół zniszczenia dokumentów, który w późniejszym etapie pomoże ustalić, jakie dokumenty zostały zniszczone. Protokół może też zawierać wykaz zlikwidowanych dokumentów oraz osoby odpowiedzialne za ich zniszczenie bądź dane firmy, której zlecono utylizację.
Listen on Spreaker.
