Jak długo przechowywać dokumenty ZUS?

Jeśli jesteś płatnikiem składek, to musisz mieć aktualną wiedzę na temat tego, jak postępować z dokumentami ZUS. Kiedy należy dokonać ich archiwizacji? Jak długo przechowywać dokumenty Zakładu Ubezpieczeń Społecznych? Jakie dokumenty można wyrzucić w 2023?

Spis treści

1. Jak długo przechowywać dokumenty ZUS?
2. Jakie dokumenty można wyrzucić w 2023?
3. Sposoby przechowywania dokumentów

Jak długo przechowywać dokumenty ZUS?

Dużą grupą dokumentów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą i istotnych w kontekście przechowywania są dokumenty ubezpieczeniowe. Odnoszą się do nich przepisy ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.; dalej: usysub), przy czym w zależności od rodzaju dokumentu, różny jest okres obowiązku ich przechowywania.

Z tej perspektywy dokumenty ubezpieczeniowe można podzielić na trzy grupy:

• dokumenty zgłoszeniowe,
• dokumenty rozliczeniowe,
• dokumenty płatnicze.

Każdy przedsiębiorca, który zaczyna działalność gospodarczą, niezależnie od rodzaju tej działalności, staje się płatnikiem składek, w związku z czym ma obowiązek zarejestrować się w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (dalej ZUS). Rejestracja polega na wypełnieniu i dostarczeniu do ZUS właściwych dokumentów ZUS ZFA lub ZUS ZPA.

W przepisach polskiego prawa brak regulacji, która bezpośrednio określałaby, przez jaki czas należy przechowywać takie dokumenty. Przyjmuje się, że przedsiębiorca - płatnik powinien przechowywać dokument potwierdzający jego uprawnienie do rozliczania składek za zatrudnione osoby przez cały czas prowadzenia działalności gospodarczej. Dodatkowo przedsiębiorca ma obowiązek przedstawić dokument rejestrujący go w ZUS jako płatnika składek na każde żądanie inspektora kontroli ZUS.

• Co grozi za brak ksiąg podatkowych i dokumentów podczas kontroli fiskusa?

Jeśli zaś chodzi o ubezpieczeniowe dokumenty rozliczeniowe, to zgodnie z art. 47 ust. 3c usysub kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez ZUS jednostki organizacyjnej ZUS. Przez ten okres płatnik powinien przechowywać zarówno kopie dokumentów składanych w formie papierowej, jak i dokumenty przekazywane elektronicznie.

• Jak długo przechowywać dokumenty z działalności gospodarczej?
• Przechowywanie dokumentacji pracowniczej - przez ile lat?

Jakie dokumenty można wyrzucić w 2023?

Dokumenty płatnicze mają na celu potwierdzenie faktu opłacenia składek oraz terminu ich opłacenia. Zobowiązanie przedsiębiorcy do przechowywania dokumentów płatniczych i rozliczeniowych wynika pośrednio z przepisów uordp. Składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych stanowią bowiem kosztem uzyskania przychodu przedsiębiorcy. Ponieważ dokumenty te są dowodem poniesienia kosztów i dają prawo do emerytury, powinny być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych lub do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych.

Przykład

Przedsiębiorca prowadzi działalność polegającą na świadczeniu usług sprzątających od 2014 r. Zatem na koniec 2023 r. dokumenty:

Sposoby przechowywania dokumentów

Dokumentacja firmowa powinna być przechowywana w postaci oryginalnej w siedzibie zarządu lub w oddziale podmiotu gospodarczego. W pierwszej kolejności trzeba zadbać o zabezpieczenie dokumentów przed uszkodzeniem lub całkowitym zniszczeniem. Ponadto należy chronić je przed niedozwolonymi zmianami i nieupoważnionym rozpowszechnianiem.

Nie ma jednak obowiązku przechowywania dokumentacji firmowej wyłącznie w formie papierowej. Znowelizowana ustawa o rachunkowości przewiduje, że przedsiębiorcy mają prawo prowadzić i przechowywać dokumentację firmową w postaci elektronicznej. Jest to niewątpliwie ogromne ułatwienie, umożliwia bowiem szybki dostęp do dokumentów z każdego miejsca na świecie za pomocą Internetu, a dodatkowo pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze - nawet do kilku tysięcy złotych rocznie. Jest to zatem doskonała opcja dla nowoczesnych przedsiębiorców, którzy cenią sobie sprawne zarządzanie.

Komputer z zapisanymi plikami zawierającymi dokumentację firmową powinien być zabezpieczony przed wirusami i wszelkiego rodzaju zagrożeniami związanymi z utratą danych. Trzeba też pamiętać o systematycznym tworzeniu kopii zapasowych dokumentów firmowych na odpowiednio zabezpieczonych nośnikach danych w taki sposób, by zapis na nich przetrwał wymagany okres archiwizacji. W tym celu warto korzystać z licencjonowanego oprogramowania rachunkowego, wyposażonego w zróżnicowane i przetestowane funkcje. Archiwizacja dokumentów firmowych może być dokonywana jedynie na informatycznych nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu. Aby móc stosować tę metodę przechowywania, trzeba posiadać urządzenia pozwalające na odtworzenie dowodów w postaci wydruku.

Stosownie do art. 73 ust. 2 uor treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Zapis elektroniczny może objąć księgi rachunkowe, wyciągi bankowe, polecenia księgowania, dowody księgowe, kopie dokumentów kasowych, dokumenty inwentaryzacyjne i deklaracje podatkowe (jednak dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego).

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi całą księgowość firmy na komputerze przy użyciu specjalnego oprogramowania rachunkowego, to może ona być w ten sposób przechowywana i archiwizowana. W formie elektronicznej powinny być również przechowywane wszystkie dokumenty firmowe, które oryginalnie powstały w tej formie. A zatem w sytuacji, gdy płatnik dokonał zgłoszenia rejestrującego go do ZUS jako płatnika w formie elektronicznej za pomocą Internetu, to potwierdzenie tego zgłoszenia również powinien przechowywać w formie elektronicznej.

• Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego 2023. Jak założyć c-KOB? Jak prowadzić?