Jak komunikować swoją ofertę w dobie digitalizacji?
Cyfrowe rozwiązania to domena i znak naszych czasów. Digitalizacja podnosi komfort pracy, decyduje o konkurencyjności Twojego biznesu oraz jego innowacyjności. Obecność Twojej oferty online oraz współpraca z inwestorami w tej przestrzeni to już codzienność. Dlatego tak ważne jest dzisiaj tzw. cyfrowe bezpieczeństwo. Wiesz, jak o nie dbać?
Spis treści
- Podstawowe wyzwania dla i przedsiębiorców
- Od czego zacząć?
- Zabezpieczenia online
- Przetwarzasz dane? Pamiętaj o RODO (Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych)
- Oferta - w jakiej formie?
- Konto firmowe dla Twojej firmy
Cyfryzacja ma być przede wszystkim bezpieczna i jest to warunek konieczny do spełnienia nie tylko dla rodzimych urzędów, ale także dla biznesu. Tzw. cyberbezpieczeństwo (zwane także bezpieczeństwem cyfrowym, jest praktyką stosowaną w celu ochrony informacji, urządzeń i zasobów cyfrowych) to obecnie priorytet nie tylko dla Polski, ale Europy i świata.
Cyberbezpieczeństwo, jako jedno z fundamentalnych wymagań rozwoju społecznego i ekonomicznego, jest kluczowym warunkiem dla sprawnego funkcjonowania państwa i nowoczesnej gospodarki. Wiele biznesów w Polsce zdaje sobie sprawę z istotności tego zagadnienia i stara się zapewnić ochronę swoich produktów poprzez korzystanie z certyfikowanych rozwiązań IT, które zostały gruntownie przetestowane i spełniają międzynarodowe standardy. Ci innowacyjni przedsiębiorcy stanowią doskonałe przykłady, które warto naśladować.
Niestety, nadal wiele przedsiębiorstw w Polsce lekceważy ryzyka związane z brakiem należytej troski o bezpieczeństwo zdigitalizowanych produktów i usług. Jak to zmienić?
Podstawowe wyzwania dla i przedsiębiorców
Firmy i przedsiębiorcy, w kontekście cyberbezpieczeństwa, mają trzy zasadnicze zadania. Pierwsze to zabezpieczyć systemy IT, drugie - zabezpieczyć dane dotyczące przedsiębiorstwa, a trzecie - zabezpieczyć dane klientów. Jeśli coś pójdzie nie tak w pierwszych dwóch przypadkach, to może stracić możliwość zarabiania i na przykład paść ofiarą szantażu.
W trzecim dodatkowo może narazić się na dotkliwą karę ze strony np. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub regulatorów sektorowych (np. KNF). Jednoczesny atak na systemy IT, dane firmy i dane klientów dla niejednego przedsiębiorcy może oznaczać koniec działalności. Jak więc podejść do tematu? Czy jest coś w rodzaju ABC przedsiębiorcy w kontekście cyberbezpieczeństwa?
Wraz z ekspertami z Oferteo.pl stworzyliśmy taki mini poradnik, w którym instruujemy, w jaki sposób możesz spróbować zabezpieczyć siebie oraz swoje systemy i dane. Pamiętaj jednak, że jest to tylko teoretyczna część i nie dajemy Ci gwarancji, ze stosując te rzeczy lub wybrane z nich - nie unikniesz sytuacji kryzysowej.
Polecamy: Przeliczenie emerytury rocznik 1949 do 1953. Gdzie złożyć wniosek?
Od czego zacząć?
Jeśli do swojej pracy wykorzystujesz komputer, to na pewno przyda Ci się odpowiedni: firewall, antywirus czy systematyczne backupy.
Po drugie to Twoja świadomość, bo jako przedsiębiorca musisz wiedzieć, na jakie ryzyko jest narażony w Internecie, musisz także mieć świadomość czyhających zagrożeń. A właśnie tej czujności często brakuje w nowoczesnym biznesie. W przypadku cyberbezpieczeństwa ryzyko należy szacować ciągle, bo nowe zagrożenia pojawiają się nieustannie. Nie wystarczy sam informatyk na pokładzie firmy, potrzebny jest także plan działania na wypadek, jeśli takie zagrożenie pojawi się z Twoim otoczeniu.
Mamy świadomość także, że małe i średnie przedsiębiorstwa nie mają takich możliwości finansowych, jak duże koncerny. Bo cyberbezpieczeństwo to duży wydatek. Natomiast warto zapamiętać zasadę, że lepiej zapobiegać niż leczyć, która w tym wypadku ma ogromne zastosowanie. Bardziej niż na zagwarantowanie cyberbezpieczeństwa nie stać dzisiejszego biznesu na straty związane z jego brakiem. Jakie są więc możliwości w miarę taniego chronienia firmy?
Zabezpieczenia online
Zbudowanie własnych zabezpieczeń od A do Z jest nierealne zarówno cenowo, jak i organizacyjne. Dlatego myśląc o dobrych i racjonalnych cenowo zabezpieczeniach, należy zwrócić się w stronę rozwiązań nazywanych chmurowymi. Niestety nie jest też tak, że w 100% jesteśmy w stanie zabezpieczyć firmę przed cyberatakiem, bo to się może zdarzyć. Kluczowe, aby mieć rozwiązania, które zminimalizują szkody i pozwolą po ataku wrócić do w miarę normalnej działalności.
Chmura danych pozwala odtworzyć stan faktyczny sprzed kilku dni. Zapewnia także aktualizacje zabezpieczeń, co jest bardzo istotne w świecie ciągle zmieniających się i pojawiających zagrożeń. Nie ma jednak systemu ani technologicznego rozwiązania, które całkowicie uchronią nas przed cyberatakiem, jeśli pracownicy nie posiadają odpowiedniej wiedzy, świadomości i czujności w zakresie cyberbezpieczeństwa. Dlatego edukacja jest kluczowa. Pracownicy Twojej firmy i Ty sam — powinniście znać podstawowe zasady, takie jak unikanie klikania w podejrzane linki w mailach, zabezpieczanie swoich telefonów i laptopów oraz stosowanie procedur zwiększających bezpieczeństwo. Istnieją szkolenia, webinary, poradniki i kursy online — wiele z nich dostępnych jest bezpłatnie w Internecie. Świadomy i czujny pracownik ma strategiczne wręcz znaczenie dla bezpieczeństwa firmy.
Przetwarzasz dane? Pamiętaj o RODO (Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych)
Oferujesz swoje usługi w sieci, piszą do Ciebie klienci, a ty zbierasz kontakty na listę w Excelu? Czy wiesz, że to może być niezgodne z prawem i zasadami cyberbezpieczeństwa?
W związku z wejściem w 2018 roku przepisów unijnych tj. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (w skrócie: RODO). Ten dokument wymusza wręcz na przedsiębiorcach zapewniania odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, zgodnie z zasadami wskazanymi w Rozporządzeniu RODO, do których należą m.in.:
- zapewniania odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, zgodnie z zasadami wskazanymi w Rozporządzeniu RODO,
- wykonywania obowiązków wynikających z praw osób, których dotyczą dane osobowe,
- wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych (w sytuacji gdy podmiot zobowiązany jest do tegoż zgodnie z art. 37 ust 1 ww. rozporządzenia).
- podania o sobie, jako o administratorze danych informacji wskazanych w RODO oraz informacji, jak dane osobowe będą przetwarzane (w jakim celu) oraz na podstawie przepisów prawa.
Zapewniania odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych — przetwarzanie to już nawet zapisanie numeru telefonu, żeby wykorzystać go do późniejszego kontaktu — zgodnie z zasadami wskazanymi w Rozporządzeniu RODO, wykonywania obowiązków wynikających z praw osób, których dotyczą dane osobowe, wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych (w sytuacji gdy podmiot zobowiązany jest do tegoż zgodnie z art. 37 ust 1 ww. rozporządzenia) - to tylko niektóre wymogi, które weszły w życie w 2018 roku, a po dziś dzień są bardzo wnikliwie weryfikowane.
Zgodnie z RODO, Twoje zadania to:
- bezpieczne i świadome przydzielenie pracownikom dostępów do danych (pracownikom, kontrahentom itp.),
- każdorazowe podpisywanie umów o powierzenie przetwarzania danych osobowych z podmiotami trzecimi np. jeśli chcemy zlecić wysyłkę paczek świątecznych dla firmy kurierskiej, to im także udostępniamy listę klientów — a to już powierzenie danych,
- uzyskiwanie wymaganych zgód od klientów, nie bazujemy tutaj na dorozumianych zgodach tylko na fizycznym i faktycznym jej wyrażeniu,
- informowanie klientów o ich prawach.
Czytaj także: Program Moje Ciepło 2024 - złóż wniosek o nawet 21 tys. zł dofinansowania
Oferta - w jakiej formie?
Czasy, kiedy zwykła ulotka wystraczyła - już dawno przebrzmiały. Dzisiaj musisz być sieci, oraz Twoja oferta musi być widoczna i atrakcyjna. To ostatnie nie oznacza tylko korzystnej dla inwestora ceny. To także pokazanie, że Twoja praca jest jakościowa, a opinie o Tobie - najlepsze.
W obliczu dynamicznego rozwoju technologii i digitalizacji efektywna obecność online jest kluczowa dla firm, w tym dla branży budowlanej. Oto kilka kroków, które mogą pomóc Ci skutecznie komunikować swoją ofertę w sieci:
1. Strona internetowa responsywna i atrakcyjna wizualnie:
- Zawartość istotna: przedstaw portfolio projektów, referencje, informacje o usługach oraz dane kontaktowe.
- Optymalizacja pod kątem SEO: dodawanie odpowiednich słów kluczowych do treści na www związanych z branżą, w której działasz.
2. Blog firmowy:
- Publikowanie regularnych wpisów: porady, trendów, studia przypadków - przyciągnie nowych klientów i zaprezentuje Twoją wiedzę.To bardzo dobry zabieg pozycjonujący Cię jako specjalistę.
- SEO-friendly: optymalizacja treści pod kątem SEO zwiększy widoczność Twojej firmy w wynikach wyszukiwania.
3. Obecność w mediach społecznościowych:
- Wybierz platformy: skoncentruj się na tych, gdzie znajduje się Twoja grupa docelowa (np. Facebook, Instagram, LinkedIn).
- Publikuj regularnie: zdjęcia z realizacji, porady, aktualności - to wszystko angażuje użytkowników i buduje zaangażowanie.
4. Zdigitalizowana oferta:
- Twoja oferta powinna przybrać formę cyfrową, czyli postać np.pliku PDF lub Word albo prezentacji. Taki dokument powinien być wykonany starannie, pozbawiony błędów językowych i ortograficznych oraz zawierać zdjęcia. Idealnie, jeśli nie będzie zbyt ciężki, aby swobodnie mieścił się jako załącznik do maila.
- Postaw na nowoczesność: w sieci dostępne są platformy, np. Oferteo.pl, które pozwalają Ci przygotować wirtualną wizytówkę, na której przedstawisz siebie oraz efekty swojej pracy.
5. Transparenty cennik:
- Dostępny online i szczegółowo rozpisany cennik Twoich usług to niesamowity profit dla klientów. Od razu są świadomi rzędu kosztów i mogą się na nie przygotować.
- Aktualizuj regularnie: cennik powinie być aktualny, dlatego pamiętaj o jego regularnym zmienianiu i sprawdzaniu.
Licz, sprawdzaj, testuj. Działania, które dają Ci najlepsze efekty — przedłużaj i kontynuuj. Działaj proaktywnie i oferuj unikatowe wartości. To na pewno sprawi, że pozyskasz nowych klientów.
Konto firmowe dla Twojej firmy
Zdigitalizowany biznes to taki, który rozlicza się także bezgotówkowo. Daj swoim klientom możliwość wpłacania zaliczek, a także komfort z szybkich i płynnych transakcji. Pamiętaj, że nie zawsze przedsiębiorca musi założyć konto firmowe, jest ono jednak konieczne w przypadku świadczenia usług na rzecz firm lub gdy wartość jednorazowej transakcji przekracza 15 000 zł. Warunki założenia konta firmowego narzuca Ci bank. Zazwyczaj należy udać się do niego z:
- zaświadczeniem (albo ksero i oryginałem do wglądu) o wpisie do CEIDG,
- dowodem osobistym,
- pieczątką firmową,
Konieczność posiadania konta firmowego występuje m.in. głównie wtedy, kiedy wymagane jest wpisanie rachunku na tzw. białej liście podatników (tzw.biała lista podatników VAT obowiązuje od 1 września 2019 r. Zawiera informacje o wszystkich podatnikach VAT, zarówno aktywnych, jak i tych zwolnionych lub wykreślony).
Czasami wymaga się również złożenia wzorów podpisów osób dysponujących kontem. Przed ostatecznym wyborem banku warto dokładnie przeanalizować jego ofertę. Ważne, aby zwrócić uwagę na sposób dokonywania przelewów — czy jest to transakcja darmowa czy nie. Prowadząc działalność mogą być one dokonywane bardzo często, a każdorazowe płacenie za przelew może się okazać po prostu nieopłacalne. Pod uwagę należy również wziąć pozostałe opłaty związane z prowadzeniem konta.
Nie sposób wskazać firmy czy wykonawcy, który nie dba o bezpieczeństwo swojego biura czy siedziby. Drzwi antywłamaniowe, alarm, odpowiednie miejsce na dokumenty. Dlaczego więc nie wdrożyć bezpiecznych rozwiązań w swoich działaniach online?
Autor: Po lewej: Julia Dragović / Po prawej: Kalina Maj (archiwum prywatne)
W Hotelu Forum w Krakowie od 40 lat znajdowała się mozaika świetnych artystów. Przetrwała PRL, zmiany właścicieli, imprezy i zamknięcie hotelu. Nie wiadomo, kto ją zniszczył i kiedy dokładnie.
