Jak prowadzić dziennik budowy? Od lipca 2022 dziennik budowy w wersji elektronicznej

Dziennik budowy to obowiązkowy dokument inwestycji. W dzienniku budowy zapisuje się prowadzenie budowy, na którą wymagane jest uzyskanie decyzji o pozwoleniu na budowę, od momentu jej rozpoczęcia do czasu zakończenia, poprzez zawiadomienie organu nadzoru budowlanego o jej zakończeniu albo przez uzyskanie decyzji o pozwoleniu na użytkowanie. Od lipca 2022 obowiązuje także elektroniczna wersja dziennika budowy.

Dziennik budowy

Jest to urzędowy dokument, w którym rejestruje się przebieg robót budowlanych oraz zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku wykonywania tych robót. Jednym z podstawowych obowiązków inwestora jest wystąpienie do organu, który wydał decyzję o pozwoleniu na budowę, o wydanie dziennika budowy. Posiadanie decyzji o pozwoleniu na budowę wiąże się z koniecznością posiadania dziennika budowy. Są to dwa dokumenty, które występują nierozłącznie i zarówno za uzyskanie decyzji o pozwoleniu na budowę jak też za uzyskanie dziennika budowy jest odpowiedzialny inwestor.

Obowiązek prowadzenia dziennika budowy

Na każdej budowie, która jest prowadzona na podstawie decyzji o pozwoleniu na budowę, kierownik budowy musi prowadzić dziennik tej budowy.

Należy jednak wskazać na wyjątki od tej zasady:

• budowa instalacji zbiornikowych na gaz płynny z pojedynczym zbiornikiem o pojemności do 7 m³, przeznaczonych do zasilania instalacji gazowych w budynkach mieszkalnych jednorodzinnych, której wykonanie nie wymaga uzyskania decyzji o pozwoleniu na budowę, a jedynie zgłoszenia organowi administracji architektoniczno-budowlanej, wymaga prowadzenia dziennika budowy,
• organ wydający pozwolenie na budowę może wyłączyć, obowiązek prowadzenia dziennika budowy dla danej inwestycji, jeżeli jest to uzasadnione nieznacznym stopniem skomplikowania robót budowlanych lub innymi ważnymi względami przedstawionymi we wniosku inwestora. Takie wyłączenie następuje w decyzji o pozwoleniu na budowę lub w drodze odrębnej decyzji.

Dziennik budowy wchodzi w skład dokumentacji budowy, obok pozwolenia na budowę z załączonym do niego projektem budowlanym, protokołów odbiorów robót częściowych i końcowych, rysunków i opisów służących realizacji obiektu, operatów geodezyjnych i książki obmiarów, a w przypadku realizacji obiektów metodą montażu – także dziennika montażu.

Powinien znajdować się na stałe na terenie budowy lub rozbiórki i być zawsze dostępny dla osób upoważnionych do dokonywania w nim wpisów. Należy go przechowywać w taki sposób, aby zapobiegać wszelkim uszkodzeniom, kradzieży lub zniszczeniu. Trzeba podkreślić, że ten obowiązek dotyczący właściwego stanu, przechowywania oraz prawidłowego prowadzenia dziennika budowy na terenie budowy spoczywa na kierowniku budowy.

• Czytaj też: Zgłoszenie robót budowlanych. Zmiany w procedurach zgłoszeń

Należy podkreślić, że dziennik budowy prowadzi się odrębnie dla każdego obiektu budowlanego, wymagającego pozwolenia na budowę. Natomiast dla obiektów liniowych lub sieciowych dziennik budowy prowadzi się odrębnie dla każdego wydzielonego odcinka robót.

Może również wystąpić sytuacja, że odrębne przepisy nakładają obowiązek prowadzenia specjalnego dziennika robót. W takiej sytuacji fakt jego prowadzenia odnotowuje się w dzienniku budowy, a po zakończeniu robót specjalny dziennik robót dołącza się do dziennika budowy.

Kto wydaje dziennik budowy

Dziennik budowy jest wydawany przez właściwe organy administracji architektoniczno-budowlanej pierwszej instancji. Co do zasady organem tym jest starosta, z zastrzeżeniem obiektów i robót budowlanych, które należą do kompetencji wojewody. W konsekwencji należy stwierdzić, że wojewoda jest organem właściwym do wydawania dziennika budowy wyłącznie w przypadku prowadzenia robót budowlanych należących do jego kompetencji jako organu pierwszego stopnia, tj. wymienionych wprost w art. 82 ust. 3 ustawy - Prawo budowlane.

Organ wydaje dziennik budowy w terminie 3 dni od dnia, w którym decyzja o pozwoleniu na budowę stała się ostateczna, za zwrotem kosztów związanych z jego przygotowaniem. Oznacza to, że inwestor zobowiązany jest zawiadomić organ nadzoru budowlanego o zamiarze rozpoczęcia robót budowlanych i odrębnie złożyć wniosek do organu administracji architektoniczno-budowlanej o wydanie mu dziennika budowy. W tym miejscu należy podkreślić, że nie ma możliwości wydania dziennika budowy przed dniem, w którym decyzja o pozwoleniu na budowę stanie się ostateczna. Z zastrzeżeniem sytuacji, gdy na podstawie art. 130 § 4 Kpa, możliwe jest przystąpienie do wykonania decyzji o pozwoleniu na budowę przed upływem czternastodniowego terminu do wniesienia odwołania, gdy jest ona zgodna z żądaniem wszystkich stron.

• Czytaj też: Organizacja placu budowy - wymagania, odpowiedzialność, akty prawne

Wydawanie dziennika budowy wiąże się z opłatą jw. Co prawda, koszty wydania dziennika budowy nie zostały sprecyzowane w żadnym akcie prawnym, zasadnym wydaje się jednak, że powinna być to kwota oscylująca w granicach zbliżonych do kosztów ponoszonych z tytułu wydrukowania (wytworzenia) dziennika budowy.

Jak wygląda dziennik budowy

Wielkość dziennika budowy nie może być dowolna - została określona w przepisach prawa. Obowiązujący format dziennika budowy to A-4. Musi mieć także ponumerowane strony. Celem tego jest ograniczenie możliwości wszelkich podmian czy fałszerstw w dzienniku budowy. Strony dziennika budowy przeznaczone do wpisów są podwójne - oryginał i kopia z perforacją umożliwiającą łatwe ich wyrywanie. Organ, który wydał dziennik budowy, nanosi na poszczególne kartki pieczęcie, które dodatkowo zabezpieczają ten dokument przed próbami fałszowania.

Wzór dziennika budowy zawiera rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 26 czerwca 2002 r. w sprawie dziennika budowy, montażu i rozbiórki, tablicy informacyjnej oraz ogłoszenia zawierającego dane dotyczące bezpieczeństwa pracy i ochrony zdrowia (Dz. U. Nr 108, poz. 953 z późn. zm.).

W związku z tym, że dziennik budowy jest przeznaczony do rejestracji, w formie wpisów, przebiegu robót budowlanych oraz wszystkich zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku ich wykonywania i mających znaczenie przy ocenie technicznej prawidłowości wykonywania budowy, rozbiórki lub montażu, należy go prowadzić w taki sposób, aby z dokonywanych w nim wpisów wynikała kolejność zdarzeń i okoliczności, które miały miejsce na budowie.

A zatem, na stronie tytułowej dziennika budowy organ, który wydał dziennik, zamieszcza:

• numer, datę wydania oraz liczbę stron dziennika,
• imię i nazwisko lub nazwę (firmę) inwestora,
• rodzaj i adres budowy, rozbiórki lub montażu, numer i datę wydania pozwolenia na budowę,
• pouczenie o sposobie prowadzenia dziennika i odpowiedzialności określonej w art. 93 pkt 4 ustawy - Prawo budowlane.

Jak należy prowadzić dziennik budowy

Na pierwszej stronie dziennika budowy inwestor zamieszcza imię i nazwisko lub nazwę (firmę) wykonawcy lub wykonawców oraz osób sprawujących kierownictwo budowy i robót budowlanych, nadzór autorski i inwestorski, podając ich specjalności i numery uprawnień budowlanych. Osoby te potwierdzają podpisem i datą przyjęcie powierzonych im obowiązków. Jest to niezwykle istotna informacja, dzięki której wiadomo jakie osoby są odpowiedzialne za budowę, kto i w jakim zakresie wykonuje samodzielne funkcje techniczne na budowie, a co za tym idzie łatwo można wskazać osoby, które ponoszą odpowiedzialność karną i zawodową za nieprawidłowości na budowie.

Kolejne strony dziennika budowy przeznacza się na wpisy dotyczące przebiegu robót budowlanych. Każdy wpis powinien być oznaczony datą i podpisany przez osobę dokonująca wpisu, z podaniem jej imienia, nazwiska, wykonywanej funkcji i nazwy jednostki organizacyjnej lub organu, który reprezentuje. Jeżeli w trakcie wykonywania robót budowlanych następuje zmiana kierownika budowy, kierownika robót, inspektora nadzoru inwestorskiego lub projektanta sprawującego nadzór autorski, w dzienniku budowy dokonuje się wpisu określającego stan zaawansowania i zabezpieczenia przekazywanej budowy, rozbiórki lub montażu. Wpis ten potwierdza się datą i podpisami osoby przekazującej i przejmującej obowiązki. Pod każdym wpisem w dzienniku budowy osoby, których wpis dotyczy, potwierdzają podpisem i datą zapoznanie się z jego treścią. Natomiast fakt zamknięcia dziennika lub jego kontynuację w następnym, kolejno numerowanym tomie, stwierdza kierownik budowy odpowiednim wpisem w dzienniku.

Wobec tego, że przed rozpoczęciem robót budowlanych dokonuje się w dzienniku budowy wpisu osób, którym zostało powierzone kierownictwo, nadzór i kontrola techniczna robót budowlanych, a osoby te potwierdzają podpisem przyjęcie powierzonych im zadań, wiadomo, które z tych osób mogą dokonywać wpisów w dzienniku budowy. Są to:

• inwestor,
• inspektor nadzoru inwestorskiego,
• projektant,
• kierownik budowy,
• kierownik robót budowlanych,
• osoby wykonujące czynności geodezyjne na terenie budowy, na podstawie § 11, 15 i 16 rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 21 lutego 1995 r. w sprawie rodzaju i zakresu opracowań geodezyjno-kartograficznych oraz czynności geodezyjnych obowiązujących w budownictwie (Dz. Nr 25, poz. 133) oraz § 15 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 2 kwietnia 2001 r. w sprawie geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu oraz zespołów uzgadniania dokumentacji projektowej (Dz. U. Nr 38, poz. 455),
• pracownicy organów nadzoru budowlanego i innych organów uprawnionych do kontroli przestrzegania przepisów na budowie - w ramach dokonywanych czynności kontrolnych.

W tym miejscu należy zwrócić uwagę na przepisy, które dają możliwość dokonywania wpisów do dziennika budowy pracownikom innych organów:

• na podstawie ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz. U. Nr 162, poz. 1568 z późn. zm.) - wojewódzki konserwator zabytków lub działający z jego upoważnienia pracownicy wojewódzkiego urzędu ochrony zabytków, prowadzący kontrolę przestrzegania i stosowania przepisów dotyczących ochrony zabytków i opieki nad zabytkami (art. 38 ust. 3 pkt 6),
• na podstawie ustawy z dnia 6 marca 1981 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz. U. z 2001 r. Nr 124, poz. 1362 z późn. zm.) - inspektor pracy (art. 21a ust. 1 pkt 2 w zw. z art. 9 pkt 1-2a),
• na podstawie ustawy z dnia 14 marca 1985 r. o Państwowej Inspekcji Sanitarnej (Dz. U. z 1998 r. Nr 90, poz. 575 z późn. zm.) - państwowy inspektor sanitarny (art. 23 ust. 2).

Wpisy te powinny być wykonane w sposób trwały i czytelny na oryginałach i kopiach stron, w porządku chronologicznym, w sposób uniemożliwiający dokonanie późniejszych uzupełnień. W razie konieczności wprowadzenia poprawek do dokonanych już wpisów, należy niewłaściwy tekst skreślić w sposób umożliwiający jego odczytanie i wprowadzić właściwą treść, z uzasadnieniem wprowadzonej zmiany. Wszelkie skreślenia i poprawki są dokonywane w formie wpisu do dziennika budowy. Nie należy dokonywać wpisów na odwrocie ponumerowanych stron.

Kto odpowiada za dziennik budowy

Każdy z wymienionych w ustawie - Prawo budowlane (art. 17) uczestników procesu budowlanego ma prawo dokonywania wpisów w dzienniku budowy, co wynika wprost z przepisów ustawy - Prawo budowlane.

Projektant, w trakcie realizacji budowy, ma prawo dokonywania zapisów w dzienniku budowy dotyczących jej realizacji oraz żądania wpisem do dziennika budowy wstrzymania robót budowlanych w razie stwierdzenia możliwości powstania zagrożenia lub wykonywania ich niezgodnie z projektem (art. 21).

Natomiast kierownik budowy jest w ogóle odpowiedzialny za prowadzenie dziennika budowy. Jednakże w zakresie dotyczącym dziennika budowy powstają również inne obowiązki kierownika budowy. Kierownik budowy ma obowiązek zawiadomienia inwestora o wpisie do dziennika budowy dotyczącym wstrzymania robót budowlanych z powodu wykonywania ich niezgodnie z projektem. Powinien również czuwać nad realizacją zaleceń wpisanych do dziennika budowy. Natomiast na zakończenie budowy powinien dokonać zgłoszenia obiektu budowlanego do odbioru odpowiednim wpisem do dziennika budowy. Poza tym kierownik budowy dba o przygotowanie dokumentacji powykonawczej obiektu budowlanego, w której skład wchodzi przecież także dziennik budowy (art. 22).

Podkreślić należy, że dziennik budowy stanowi część składową dokumentacji budowy, ma status dokumentu urzędowego. Status ten oznacza nadanie dziennikowi rangi silnego środka dowodowego, bowiem większość przepisów proceduralnych wiąże z dokumentami urzędowymi domniemanie prawdziwości ich treści. Dla zachowania waloru dokumentu urzędowego wymagane jest prowadzenie dziennika budowy w sposób zgodny z przepisami, a to jest zadanie właśnie kierownika budowy.

Do uprawnień inspektora nadzoru inwestorskiego należy natomiast prawo wydawania kierownikowi budowy lub kierownikowi robót poleceń, potwierdzonych wpisem do dziennika budowy, dotyczących usunięcia nieprawidłowości lub zagrożeń, wykonania prób lub badań, także wymagających odkrycia robót lub elementów zakrytych, oraz przedstawienia ekspertyz dotyczących prowadzonych robót budowlanych i dowodów dopuszczenia do stosowania w budownictwie wyrobów budowlanych oraz urządzeń technicznych (art. 26 pkt 1).

Natomiast kierownik budowy ma prawo odnieść się w dzienniku budowy do poleceń inspektora nadzoru inwestorskiego oraz do wszelkich zaleceń wpisanych do dziennika (art. 23 pkt 2).

Jako ciekawą informację można również podać, że istnieje szczególna regulacja dotycząca obowiązku dokonania przez kierownika budowy wpisu do dziennika budowy dotyczącego możliwości użytkowania rusztowania, po dokonaniu jego odbioru przez kierownika budowy lub uprawnioną osobę. Odbiór rusztowania zostaje potwierdzony właśnie wpisem w dzienniku budowy lub w protokole odbioru technicznego. Wpis w dzienniku budowy, w tym zakresie, określa w szczególności:

• użytkownika rusztowania;
• przeznaczenie rusztowania;
• wykonawcę montażu rusztowania z podaniem imienia i nazwiska albo nazwy oraz numeru telefonu;
• dopuszczalne obciążenia pomostów i konstrukcji rusztowania;
• datę przekazania rusztowania do użytkowania;
• oporność uziomu;
• terminy kolejnych przeglądów rusztowania.

Zalecenia te wynikają z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 6 lutego 2003 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy podczas wykonywania robót budowlanych (Dz. U. Nr 43, poz. 401).

Natomiast do obowiązków inwestora, odnośnie dziennika budowy, należy dołączenie oryginału dziennika budowy do zawiadomienia o zakończeniu budowy obiektu budowlanego lub wniosku o udzielenie pozwolenia na użytkowanie. (art. 57 ust. 1).

Oryginał dziennika budowy należy również dołączyć do zawiadomienia o zakończeniu odbudowy realizowanej na podstawie decyzji o pozwoleniu na budowę, wydanej na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 sierpnia 2001 r. o szczególnych zasadach odbudowy, remontów i rozbiórek obiektów budowlanych zniszczonych lub uszkodzonych w wyniku działania żywiołu (Dz. U. Nr 84, poz. 906). Nawet w tak szczególnych przypadkach na zakończenie budowy należy okazać, w organie nadzoru budowlanego, oryginał dziennika budowy. Rodzi się zatem pytanie, co inwestor ma zrobić w sytuacji, kiedy dziennik budowy został zniszczony, skradziony albo od początku budowy dziennik po prostu nie był prowadzony?