Jak wdrożyć system IT, aby uniknąć porażki? Zapraszamy na webinar!
Realizacja projektu IT oraz wdrożenie oprogramowania to nie tylko wyzwanie ze strony informatycznej, ale również długofalowy proces. W tym artykule omówimy najważniejsze kwestie, które trzeba wziąć pod uwagę, zanim podpisze się umowę o wdrożenie systemu IT, a prawnicy, dla których nowe technologie nie mają tajemnic, podpowiedzą, jaki model wdrożenia oprogramowania warto wybrać. Aby dowiedzieć się więcej, weź udział w darmowym webinarze, który odbędzie się 12 grudnia br. o 10:00.
Spis treści
- Realizacja projektu IT: jaką umowę podpisać?
- Najpierw analiza, później rozwiązania
- Jak rozliczać się z wykonawcą systemu IT? Postaw na ryczałt!
- Odważ się na zmiany
- 4 kwestie prawne, które powinien wziąć pod uwagę zamawiający
- Zapisz się na bezpłatny webinar!
Realizacja projektu IT: jaką umowę podpisać?
Typowe projekty wdrożeniowe opierają się na umowach o dzieło lub umowach o świadczenie usług. Wybór pomiędzy nimi ma istotne znaczenie dla zakresu odpowiedzialności wykonawcy, zwłaszcza w przypadku niepowodzenia projektu.
Zamawiający zazwyczaj preferuje umowę o dzieło, ponieważ jest ona dla niego korzystniejsza. W takiej umowie to wykonawca odpowiada za konkretny rezultat, a nie jedynie za wysiłki mające na celu jego osiągnięcie.
Umowę o świadczenie usług można rozważyć podczas współpracy z zaufanym dostawcą, zwłaszcza gdy wymagania zamawiającego są jeszcze niesprecyzowane lub elastyczne, a projekt ma mniejszy zakres.
Najpierw analiza, później rozwiązania
Rozpoczynając projekt IT, kluczowym etapem jest dokładna analiza potrzeb i wymagań zamawiającego. Następnie należy precyzyjnie określić zakres umowy, czyli oczekiwane rezultaty po zakończeniu wdrożenia.
Mogą to być różne scenariusze, począwszy od prostego zainstalowania gotowego, dostępnego na rynku oprogramowania z podstawową konfiguracją. Jednakże nie zawsze taka standardowa implementacja jest wystarczająca.
W wielu przypadkach konieczne jest dostosowanie istniejących funkcji oprogramowania lub nawet stworzenie całkowicie nowego systemu od podstaw.
Jak rozliczać się z wykonawcą systemu IT? Postaw na ryczałt!
Określenie wynagrodzenia dla wykonawcy systemu IT to aspekt podlegający negocjacjom biznesowym. Niemniej jednak zamawiający ma możliwość wprowadzenia do umowy wdrożeniowej mechanizmów mających na celu zabezpieczenie jego interesów.
Na ogół zamawiający rozlicza się z wykonawcą za pomocą stawki godzinowej lub ryczałtu, który jest dla niego najkorzystniejszym modelem wynagrodzenia. Ten sposób płatności umożliwia lepsze planowanie budżetu projektu, a dodatkowo motywuje dostawcę do efektywnej realizacji wdrożenia, ponieważ jego wynagrodzenie zależy od utrzymania oszacowanego poziomu pracochłonności.
W przypadku większych projektów, gdzie płatności są uzależnione od harmonogramu, zaleca się, aby zamawiający powiązał je z odbiorem poszczególnych etapów projektu. To pozwala na wystawienie faktury po zweryfikowaniu danego etapu w ramach procedur odbiorczych.
Warto rozważyć opłacenie większej części wynagrodzenia za dany etap po odbiorze końcowym wdrożenia, co zwiększa motywację wykonawcy do skutecznego ukończenia całego projektu.
Odważ się na zmiany
Nie ma niczego dziwnego w tym, że podczas pracy nad projektem, trzeba wprowadzać zmiany. To zjawisko powszechne, dlatego kluczowe jest właściwe opisanie procedur zmian w kontrakcie.
Najskuteczniejszym podejściem jest wprowadzenie ogólnej zasady, że wszelkie modyfikacje umowy muszą być potwierdzone na piśmie, aby były ważne, chyba że umowa przewiduje inaczej.
Takie wyjątki umożliwiają elastyczniejsze wprowadzanie zmian, szczególnie w przypadku mniej istotnych kwestii, jak np. harmonogramu, które nie dotyczą zakończenia kluczowego etapu prac. Dodatkowo istotne jest określenie, które osoby są uprawnione do dokonywania zmian w kontrakcie.
4 kwestie prawne, które powinien wziąć pod uwagę zamawiający
Model kaskadowy
Model Waterfall, nazywany w Polsce również "modelem kaskadowym", to powszechnie stosowana metodyka wdrożenia oprogramowania. Proces ten obejmuje kilka następujących po sobie etapów.
Dla zamawiającego korzyścią tego podejścia jest możliwość ustalenia ostatecznej ceny już przy podpisywaniu umowy lub na wczesnym etapie projektu, co ułatwia planowanie budżetu. Umowa określa ogólny harmonogram prac, podając jedynie daty zakończenia poszczególnych etapów.
Te terminy są wiążące dla wykonawcy, który jest z nich rozliczany.
Aby chronić swoje interesy w przypadku niepowodzenia danego etapu, zamawiający powinien zadbać o "wentyle bezpieczeństwa" - czyli umowne rozwiązania (np. sankcje), które działają jako zabezpieczenie.
Brak współpracy może oznaczać paraliż!
Realizacja projektu wdrożeniowego zależy w dużej mierze od współpracy między zamawiającym a wykonawcą. Brak zaangażowania ze strony zamawiającego może prowadzić nawet do poważnych konsekwencji prawnych.
W najbardziej skrajnych przypadkach może dojść do zatrzymania projektu, ponieważ zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego, w przypadku braku współdziałania, dostawca może wezwać zamawiającego do podjęcia współpracy w ustalonym terminie, grożąc rozwiązaniem umowy.
Zamawiający powinien precyzyjnie określić zasady i formę współpracy, przy czym nie jest to równoznaczne z koniecznością akceptacji wkładu, który przekracza jego możliwości. Dlatego wcześniejsze ustalenie obszarów, w których współpraca z wykonawcą będzie niezbędna, jest istotne.
Zadbaj o licencje i prawa autorskie
W umowie z wykonawcą należy precyzyjnie uregulować kwestię nabycia praw przez zamawiającego do rezultatów projektu. Warto zrozumieć różnicę między licencją a przeniesieniem autorskich praw majątkowych. Licencja umożliwia korzystanie z rezultatów umowy, zachowując jednak prawa autorskie przez wykonawcę.
Nabycie autorskich praw majątkowych stanowi korzystniejszą opcję, umożliwiając zamawiającemu pełne korzystanie z systemu i swobodne dysponowanie tymi prawami. Przeniesienie praw autorskich wymaga umowy zawartej na piśmie lub podpisanej za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Chroń poufne dane swojej firmy
Zabezpieczenie informacji poufnych, takich jak lista klientów czy dokumenty finansowe, jest kluczowe. Ochrona tych danych może być realizowana na dwóch poziomach: umownym i ustawowym. W umowie warto zawrzeć skuteczne klauzule poufności, które chronią tajemnicę przedsiębiorstwa.
Ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie cudzych informacji poufnych jest prawnie zabronione. Przedsiębiorca musi zachować należytą staranność w ochronie tych informacji, aby skorzystać z ustawowej ochrony.
Zapisz się na bezpłatny webinar!
Zapraszamy na bezpłatne webinarium „Jak wdrożyć system IT, aby nie okazał się porażką? 10 wskazówek od prawników dla zamawiających”
Termin: 12 grudnia 2023 r. (wtorek) o godz. 10:00.
Rejestracja: Zapisz się już teraz!
Do udziału w szkoleniu zapraszamy szczególnie menagerów i osoby zatrudnione w działach zakupu, specjalistów od IT, prawników i inne osoby zaangażowane w proces zakupu i wdrażania w firmie projektów IT.
Oto planowana tematyka spotkania w formule online:
- zamawiający VS wykonawca. Jak napisać zapytanie ofertowe, aby otrzymać dobrą ofertę?
- terminy. Czy jest możliwe zabezpieczenie terminowej realizacji projektu?
- odbiory systemu. Jakie są najważniejsze składowe procedury odbiorowej?
- negocjacje. Jak negocjować warunki odpowiedzialności wykonawcy?
- 0dstąpienie od umowy. Jak korzystać z „opcji atomowej”?
Dlaczego warto zapisać się na to szkolenie?
- bo wdrożenie systemu IT to skomplikowany proces, a na dodatek pełen pułapek – przed rozpoczęciem przydadzą się wskazówki prawników!
- wykonawcy nie realizują prac w 100%, zdarzają się opóźnienia oraz problemy na etapie realizacji i odbioru projektu – lepiej wiedzieć, jak się przed tym zabezpieczyć!
- bywa, że wdrożenia kończą się zerwaniem umów i sporem sądowym – można tego uniknąć!
Szkolenie, na podstawie bogatego doświadczenia IT Desk kancelarii Lawspective, poprowadzą: dr hab. Iwona Karasek-Wojciechowicz, radca prawny, Counsel w Lawspective; Maciej Tabor, adwokat, Senior Associate w Lawspective oraz Anna Adamek, radca prawny, Senior Associate w Lawspective.
Źródło:
- Maciej Tabor, adwokat, Senior Associate w Lawspective
- Anna Adamek, Senior Associate w Lawspective, radca prawny
