Jakich dokumentów może żądać zamawiający od oferentów w postępowaniu przetargowym? (cz. III)
Trzecią grupą dokumentów, jakich może żądać zamawiający, są dokumenty potwierdzające, że firma startująca w przetargu znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Pierwszy z nich to sprawozdanie finansowe.
- Jakich dokumentów może żądać zamawiający od oferentów w postępowaniu przetargowym? (cz. I)
- Jakich dokumentów może żądać zamawiający od oferentów w postępowaniu przetargowym? (cz. II)
Jaka jest kondycja finansowa wykonawcy?
Jeżeli firma podlega badaniu przez biegłego rewidenta zgodnie z przepisami o rachunkowości potrzebne są opinie o badanym sprawozdaniu albo w przypadku wykonawców niezobowiązanych do sporządzania sprawozdania finansowego, innych dokumentów określających obroty, zysk oraz zobowiązania i należności - za okres nie dłuższy niż ostatnie 3 lata obrotowe, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - za ten okres. W nowej ustawie pojawia się zapis, że zamawiający może także żądać "bilansu, oraz rachunku zysków i strat". Zwracam uwagę na fakt, że nie każda firma jest zobowiązana do sporządzania sprawozdania finansowego sporządzonego przez biegłego rewidenta, a więc zamiast tych dokumentów, jeśli firma takiego obowiązku nie posiada można złożyć stosowne PIT-y.
Kolejny dokument to informacja z banku, w którym wykonawca ma podstawowy rachunek bankowy, potwierdzająca wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert. Należy pamiętać, że informacja z banku nie stanowi tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, a więc nie można jej opatrzyć klauzulą "tajemnica przedsiębiorstwa". Po drugie, informacja o wysokości posiadanych środków powinna pochodzić z jednego banku. Jeżeli zamawiający żąda posiadania środków w wysokości 1 mln złotych, to wykonawca nie może przedstawić opinii z różnych banków, w których posiada konto, tak by w sumie wykazać, iż posiada kwotę 1 mln złotych.
Ostatni dokument z tej grupy to polisa lub inny dokument ubezpieczenia potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej. To jest sprawa niezwykle ważna zwłaszcza w kontekście wypadków na budowie. Zamawiający może określić w SIWZ, jakiej wysokości ma to być ubezpieczenie.
Poświadczenie jakości
W nowym Rozporządzeniu pojawił się jeszcze jeden dodatkowy paragraf, mówiący o tym, jakich dokumentów może zadąć zamawiający w celu potwierdzenia, że oferowane, dostawy, usługi lub roboty budowlane odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego. Chodzi tutaj o zaświadczenia podmiotu uprawnionego do kontroli jakości, potwierdzającego, iż poprzez odpowiednie odniesienie dokładnie oznaczone produkty będące przedmiotem dostawy odpowiadają określonym normom lub specyfikacjom technicznym. A także o zaświadczenia podmiotu uprawnionego do kontroli jakości, potwierdzającego, iż wykonawca spełnia określone wymogi jakościowe w zakresie świadczenia usług będących przedmiotem zamówienia lub równoważnych dokumentów potwierdzających jakość świadczonych usług, jeżeli wykonawca nie może w terminie uzyskać wymaganego zaświadczenia. Te dwa wymagania znane są z obwiązującego na dziś rozporządzenia.
Takim rodzajem zaświadczenia są np. aprobaty techniczne na daną rzecz, albo zaświadczenie z Państwowego Zakładu Higieny, że dana rzecz została dopuszczona do obrotu w naszym kraju i jest bezpieczna dla zdrowia. Absolutnie nie wolno zamawiającemu żądać certyfikatu jakości ISO 9000. Nie jest to, bowiem dokument niezbędny do prowadzenia działalności. W przypadku dostawy sprzętu komputerowego certyfikatem, jakiego może żądać zamawiający, jest oznaczenie unijne znakiem CE. Symbol ten umieszczony na produkcie jest deklaracją producenta, iż towar, który posiada takie oznaczenie, wyprodukowany został zgodnie z wymogami bezpieczeństwa zawartymi w odpowiednich dyrektywach Unii Europejskiej. Oznaczenie CE, z francuskiego "Conformité Européenne" (czyli "zgodność europejska"), określane jest przez same instytucje unijne jako swego rodzaju "paszport", który pozwala producentom wprowadzać ich produkty na rynki wszystkich państw członkowskich Unii Europejskiej oraz państw stowarzyszonych w ramach tzw. Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Ochrona środowiska
Zupełną nowością, jaka pojawiła się w rozporządzeniu, jest zapis mówiący o tym, że zamawiający może żądać "zaświadczenia akredytowanego weryfikatora środowiskowego stwierdzającego, że wykonawca spełnia określone normy zarządzania środowiskiem objęte systemem zarządzania środowiskiem i audytu (EMAS) w zakresie dostaw, usług, lub robót budowlanych będących przedmiotem zamówienia". Jest to zapis, który pozwala zamawiającym stawiać wymagania co do spełniania pewnych norm w zakresie ochrony środowiska. Na gruncie obowiązujących przepisów zamawiający nie miał narzędzia, które pozwalałoby mu stawiać tak szerokie wymagania w zakresie ochrony środowiska.
Europejski system ekozarządzania i audytu EMAS ang. Eco-Management and Audit Scheme) to narzędzie przeznaczone dla wszystkich przedsiębiorstw i instytucji (zwanych organizacjami), których celem jest doskonalenie działalności środowiskowej. Jego głównym założeniem jest zredukowanie negatywnego oddziaływania na środowisko poprzez udoskonalenie działalności prowadzonej przez zainteresowane organizacje. EMAS jest nie tylko systemem w pełni zgodnym z międzynarodową normą ISO 14001, ale ponadto, stawia dodatkowe kryteria związane z aktywnym zaangażowaniem pracowników, dostosowaniem podejmowanych działań do regulacji prawnych i szeroko pojętą jawnością działań. System zapewnia przejrzysty schemat działania, który pomoże w wyznaczaniu zadań, ich monitorowaniu oraz wymianę informacji pomiędzy zainteresowanymi stronami. Uczestnictwo w systemie EMAS jest dobrowolne. System jest otwarty dla wszystkich przedsiębiorstw i instytucji sektora publicznego, jak i prywatnego, które w sposób systematyczny identyfikują aspekty środowiskowe oraz opracowują i realizują plany działań pozwalające sukcesywnie ograniczyć własne oddziaływanie na środowisko.
Forma składania dokumentów
Ostatnia część nowego rozporządzenia poświęcona jest formie, w jakiej mogą być składane dokumenty. Otóż zgodnie z § 4 "dokumenty są składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. W przypadku składania dokumentów w postaci elektronicznej powinny być opatrzone przez podmiot je wystawiający lub przez wykonawcę bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu". W praktyce większość firm i instytucji zamawiającego nie stosuje podpisu elektronicznego nie mniej jednak taki zapis znalazł się w rozporządzeniu.
Kolejny zapis, jaki znalazł się w Rozporządzeniu, reguluje kwestię, która w obecnym rozporządzeniu nie jest uregulowana a z którą są problemy. "Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez wykonawcę kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi uzasadnione wątpliwości, co do jej prawdziwości a zamawiający nie może sprawdzić jej prawdziwości w inny sposób". Zapis ten wyeliminuje nadużycia, jakich dopuszczali się zamawiający, kiedy w sposób nieuzasadniony żądali potwierdzonej notarialnie kopii i tym samym narażali wykonawców na koszty z drugiej strony licząc na to, że nie złożą oni stosownej kopii i tym samy ich oferty zostaną odrzucone. W myśl tego zapisu zamawiający nie będzie mógł, np. zażądać potwierdzonej notarialnie kopii wpisu do ewidencji działalności gospodarczej gdyż jest to dokument, z którego treścią może się zapoznać w inny sposób.
