Koszty założenia firmy: zgłoszenie do ZUS, rejestracja do VAT i w CEIDG. Co kosztuje, a co jest bezpłatne?

Koszty założenia firmy są tzw. kosztami początkowymi przy założeniu działalności gospodarczej. Wiąże się to również z koniecznością dokonania pewnych formalności. Kluczową kwestią, mającą istotny wpływ na sposób i koszty rejestracji firmy jest forma prawna jej prowadzenia.

Obecnie w Polsce najbardziej popularna jest jednoosobowa działalność gospodarcza i spółka cywilna. Proces zakładania obu tych form jest stosunkowo prosty i tani. Dowiedz się, jak to zrobić i jakie są koszty założenia firmy.

Koszty założenia firmy a rejestracja w CEIDG

Pierwszy krok to odpowiednie zarejestrowanie firmy. Zarówno jednoosobową działalność gospodarczą jak i spółkę cywilną rejestrujemy za pomocą specjalnego formularza rejestracyjnego CEIDG-1. Za samo zarejestrowanie się w CEIDG nie poniesiemy żadnych kosztów.

Wniosek CEIDG-1 składamy do urzędu gminy lub miasta. Możemy to zrobić osobiście, w formie listu poleconego z podpisem poświadczonym notarialnie lub elektronicznie na stronie www.ceidg.gov.pl za pomocą certyfikatu kwalifikowanego (podpis elektroniczny) lub profilu zaufanego ePUAP.

Podpis elektroniczny jest usługą komercyjną. Koszt zakupu podpisu elektronicznego wynosi około 300 zł. Kupujący zawiera z kwalifikowanym podmiotem umowę subskrybencką, której warunki określa polityka certyfikacji lub kodeks postępowania certyfikacyjnego. Podpis elektroniczny można wykorzystywać szerzej w działalności gospodarczej np. do podpisywania umów i faktur. Zakup podpisu elektronicznego na potrzeby działalności gospodarczej może być zakwalifikowany, jako koszt uzyskania przychodu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Rejestracja do VAT

Przedsiębiorca, który chce (lub musi) być czynnym podatnikiem VAT powinien złożyć naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego formularz rejestracyjny VAT-R. Na formularzu dokonujemy rejestracji jako podatnik VAT czynny lub też podatnik VAT zwolniony. Na tej samej deklaracji możemy też dokonać rejestracji do VAT-u unijnego, czyli dotyczącej wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych.

• Czytaj też: Kody PKD. Jak prawidłowo ustalić kody PKD? Konsekwencje nadania numeru PKD

Obecnie proces ten jest bezpłatny. Nie mamy też obowiązku uzyskania potwierdzenia zgłoszenia rejestracyjnego. Często jednak potwierdzenie takie okazuje się potrzebne, pozwala bowiem udowodnić kontrahentom, że faktycznie jesteśmy czynnym vatowcem. Opłata za wydanie takiego pozwolenia wynosi 170 zł.

Zgłoszenie do ZUS

W terminie 7 dni od rejestracji działalności gospodarczej powinniśmy zgłosić do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego siebie, a także członków swojej rodziny. W tym celu składamy następujące dokumenty:

• ZUS ZUA – jeśli zgłaszamy się do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego,
• ZUS ZZA – jeśli zgłaszamy się tylko do ubezpieczenia zdrowotnego,
• ZUS ZCNA – jeśli zgłaszamy do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny.

Proces zgłoszenia do ZUS jest bezpłatny.

Dokumenty te możemy złożyć wraz z wnioskiem CEIDG-1 w organie ewidencyjnym, zatem nie ma obowiązku przekazywania ich bezpośrednio do ZUS. Zgłoszenie obowiązuje od dnia, w którym zaczynamy prowadzić działalność gospodarczą. Musimy jedynie zgłosić pracowników oraz członków ich rodzin. Mamy na to 7 dni od dnia ich zatrudnienia.

Założenia konta w kosztach założenia firmy

Polskie prawo nie nakazuje przedsiębiorcy założenia rachunku bankowego ze specjalnym przeznaczeniem do prowadzenia transakcji związanych z działalnością. Wymaga jedynie, aby transakcje były wykonywane za pomocą przelewów bankowych w przypadku, gdy:

• drugą stroną transakcji jest inny przedsiębiorca,
• jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 złotych.

Natomiast nie jest określone z jakiego rachunku ma być dokonany przelew. Przyjmuje się zatem, że może to być zarówno konto firmowe jak i prywatne. Niewątpliwie droższe jest prowadzenie rachunku firmowego. Wydaje się jednak, iż jest to jedyna wada w porównaniu z kontem osobistym. Zdecydowanie więcej korzyści przemawia bowiem za wyborem rozdzielenia firmowych finansów od domowego budżetu.

Do najważniejszych zalet posiadania konta firmowego zaliczyć można m. in.:

• opłaty bankowe za prowadzenie rachunku zaliczymy w całości do koszty firmowych,
• w ofercie banków mnóstwo produktów dedykowanych jest specjalnie dla przedsiębiorców,
• rozdzielenie transakcji firmowych od prywatnych jest szczególnie korzystne przy kontroli skarbowej,
• odsetki od środków na firmowym koncie nie są objęte tzw. podatkiem Belki,
• można dokonywać płatności z wykorzystaniem mechanizmu split payment.

Opłata za założenie firmowego konta uzależniona jest danego banku. Zazwyczaj wynosi ona od kilku do kilkunastu złotych. W szczególności powinniśmy zwrócić szczególną uwagę na to, jak kształtują się miesięczne koszty prowadzenia rachunku oraz prowizje, które różnią się w poszczególnych bankach.

Oferta banków dotycząca kont firmowych jest olbrzymia, dlatego dobrze jest poświęcić trochę czasu na wybór najkorzystniejszej dla nas formy. W dłuższej perspektywie decyzja taka może przynieść naszej firmie oszczędności rzędu kilkuset złotych. Samodzielny "research" nie jest jednak prostym zadaniem, warto więc wspomóc się rankingami i porównaniami internetowymi, które analizują dostępne na rynku produkty bankowe. W sieci prezentowane są comiesięczne zestawienia kont firmowych w postaci tabel, w których oferty uszeregowane są pod względem atrakcyjności, od najlepszego do najgorszego konta (poziom prowizji, funkcjonalność). Znajdziemy tam także informacje o podstawowych opłatach za poszczególne konta.

Koszt pieczątki firmowej

Kolejną kwestią, którą powinniśmy rozważyć rozpoczynając własną działalność jest firmowa pieczątka. Jej posiadanie, podobnie jak w przypadku konta bankowego, nie jest wymagane przepisami. Nie mniej jednak zazwyczaj pieczątka okazuje się niezbędna do prowadzenia firmy, głównie ze względu na to, że wymagają jej kontrahenci. Koszty wyrobienia pieczątki różnią się w zależności od danego usługodawcy, przeważnie jednak wynoszą około 30 zł. Wybór jest ogromny. Obecnie możemy też zrobić to w formie elektronicznej.

Pozostałe koszty założenia firmy

Zakładając firmę musimy też liczyć się z dodatkowymi kwestiami takimi jak lokal (kupno bądź wynajem), licencje czy koszty materiałów biurowych. Warto pamiętać, że jeśli jakichkolwiek zakupów na potrzeby firmy dokonaliśmy jeszcze przed wpisem do ewidencji (CEIDG-1) i właściwym rozpoczęciem działalności gospodarczej, to ich wartości nie zaliczymy bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów. Wówczas jedyną opcją będzie wprowadzenie takich zakupów za pomocą remanentu początkowego jako pierwszej pozycji w KPiR. Na koniec roku wartość remanentu początkowego zostaje porównana z wartością remanentu końcowego i w zależności od uzyskanej różnicy (dodatniej bądź ujemnej) będzie ona zwiększała bądź pomniejszała koszty przedsiębiorstwa w rozliczeniu rocznym.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 1292 ze zm.),
• Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (tekst jedn. Dz.U. z 2019 r. poz. 1291 ze zm.).

Quiz. Czy znasz podstawowe terminy bankowe? Sprawdź to!