Krajowy System e-faktur od kiedy obowiązkowy? Co zmienia KSeF dla przedsiębiorców?

Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny, który służyć ma do wystawiania, przechowywania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych (inaczej e-Faktura). System aktualnie funkcjonuje w formie nieobowiązkowej, jednak od przyszłego roku dla wielu przedsiębiorców korzystanie z systemu będzie obligatoryjne!

Spis treści

1. Do czego służy Krajowy System e – Faktur?
2. Kto może korzystać z KSeF?
3. Jak działa Krajowy System e-faktur?
4. Krajowy System e-faktur od kiedy obowiązkowy?
5. Co grozi za wystawienie faktury poza KSeF?
6. Kto nie musi korzystać z KSeF?
7. Obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej
8. Czym jest faktura ustrukturyzowana?
9. Faktura ustrukturyzowana - wzór
10. Zalety KSeF

Do czego służy Krajowy System e – Faktur?

KSeF został uruchomiony 1 stycznia 2022. System ten umożliwia szeroko rozumiany obieg faktur ustrukturyzowanych. Do podstawowych funkcji KSeF należy:

• wystawianie faktur przez sprzedawców,
• odbiór faktur przez nabywców,
• kontrola transakcji przez organy administracji skarbowej w czasie rzeczywistym,
• nadawanie i odbieranie uprawnień oraz autoryzacja w systemie.

Kto może korzystać z KSeF?

Każdy przedsiębiorca jest uprawniony do korzystania z KSeF bez względu na to, czy jest podatnikiem VAT. Aktualnie przedsiębiorcy mogą skorzystać z możliwości jakie daje KSeF, jednak forma papierowa, czy elektroniczna poza KSeF jest nadal dozwolona.

Aby móc korzystać z KSeF, przedsiębiorca musi zostać uprzednio uwierzytelniony i musi przejść autoryzację dostępu. Można tego dokonać drogą elektroniczną (poprzez API, aplikację e-mikrofirma lub Aplikację Podatnika KSeF) lub papierową (poprzez złożenie zawiadomienia ZAW-FA). Dotyczy to zarówno podmiotów będących wystawcami faktur, jak i ich odbiorcami.

Jak działa Krajowy System e-faktur?

W KSeF przedsiębiorcy tworzą fakturę poprzez „przejście” i uzupełnienie swego rodzaju formularza. KSeF daje możliwość generowania faktury bezpośrednio w systemie poprzez przygotowany interfejs lub w odrębnym systemie podatnika, które pozwalają na wystawianie faktur zgodnych ze wzorem, w jednolitej, powszechnie obowiązującej strukturze, zawierającej dane określone w ustawie o VAT, a także inne informacje niezbędne z uwagi na biznesowe ustalenia pomiędzy stronami transakcji.

Fakturę wystawioną w KSeF w formacie xml można zwizualizować poprzez pobranie jej w formacie PDF i HTML. Faktura wystawiona w KSeF może być odebrana bezpośrednio w KSeF przez odbiorcę w czasie rzeczywistym, czyli w momencie uznania jej za prawidłowo wystawioną oraz przydzielenia jej numeru KSeF.

Aktualnie jednak, w związku z nieobowiązkowym charakterem KSeF, aby wystawca faktury mógł przesłać fakturę do nabywcy poprzez KSeF, musi posiadać zgodę nabywcy na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w tej formie.

Za datę wystawienia e – faktury uznaje się moment przesłania jej do KSeF. W związku z tym należy zwrócić uwagę, że uzupełniona przez podatnika rubryka e–faktury „data wystawienia” nie będzie, poza wyjątkiem trwania awarii systemu, w rzeczywistości datą wystawienia faktury.

Krajowy System e-faktur od kiedy obowiązkowy?

Korzystanie z KSeF ma być obowiązkowe odpowiednio od 1 lipca 2024 roku - dla czynnych podatników VAT, a od 1 stycznia 2025 roku - dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT w zakresie wystawiania faktur.

Co grozi za wystawienie faktury poza KSeF?

Realizacja obowiązku zostanie zabezpieczona sankcją w postaci kary pieniężnej w wysokości do 100 proc. kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – kary pieniężnej w wysokości do 18,7 proc. kwoty należności ogółem. Kary będą nakładane w formie decyzji naczelnika urzędu skarbowego. Przy sankcjach ustawodawca poprzestał jednak na karze pieniężnej. Nie przewiduje się wszczynania postępowań o przestępstwa, czy wykroczenia skarbowe.

Dodatkowo należy zasygnalizować, że obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej będzie istnieć również wówczas, gdy zostanie przeniesiony na nabywcę na podstawie umowy o samofakturowanie, czy tez gdy faktury będzie wystawiać w imieniu podatnika upoważniona przez niego osoba trzecia.

Kto nie musi korzystać z KSeF?

Znowelizowana ustawa o VAT przewiduje również przypadki, w których obowiązek posługiwania się KSeF jest wyłączony. Dotyczy to wystawiania faktur:

• przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
• przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
• przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9 ustawy o VAT, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
• na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
• w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s ustawy o VAT.

Zasadę (powszechności) dotyczącą tego, kiedy stosuje się faktury ustrukturyzowane można uprościć do stwierdzenia, że podatnicy zarejestrowani dla potrzeb VAT w Polsce w sytuacji, w której będą mieli obowiązek wystawienia faktury zgodnie z ustawą o VAT będą musieli wykonać ten obowiązek w postaci faktury ustrukturyzowanej.

Obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej

Analizując znowelizowaną ustawę o VAT, należy zauważyć że od strony przedmiotowej obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej obejmie następujące transakcje dokonywane pomiędzy podatnikami VAT:

• odpłatą dostawę towarów na terytorium kraju;
• odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;
• eksport towarów;
• wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Obowiązek sporządzenia faktury w formie ustrukturyzowanej obejmie również faktury korygujące, natomiast nie obejmie not korygujących, faktur pro forma, czy faktur wewnętrznych.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Ustawa o VAT precyzuje jakimi cechami charakteryzuje się faktura ustrukturyzowana. Faktura ta:

• jest wystawiana za pomocą oprogramowania interfejsowego,
• ma postać elektroniczną,
• jest zgodna z wzorem udostępnianym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych,
• stanowi zbiór danych, który jest odrębną całością znaczeniową, uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisanych na informatycznym nośniku danych.

Faktura ta więc jest równorzędnym, nowym typem faktury, obok faktury elektronicznej i papierowej.

Faktura ustrukturyzowana - wzór

Udostępniony przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych wzór faktury ustrukturyzowanej przewiduje, że ma być ona wystawiana w formacie XML. Jeśli prześlemy przygotowaną fakturę do KSeF w nieodpowiadającym wymogom formacie, system odrzuci dokument.

Podobnie będzie wyglądała sytuacja, kiedy prześlemy paczkę faktur, a tylko jedna z nich będzie niewłaściwa.

KSeF przy odrzuceniu danego dokumentu nie wskazuje konkretnego błędu i podatnik musi we własnym zakresie go zidentyfikować i po jego poprawieniu jeszcze raz przesłać faktury do KSeF.

Oprócz spełnienia wymogów technicznych dotyczących formatu faktury, aby korzystać z KSeF należy przejść weryfikację pod kątem prawidłowości uprawnień do dokonania wysyłki faktury dla danego podmiotu.

Wzór faktury ustrukturyzowanej zawiera pełną bazę elementów możliwych do uzupełnienia przez wystawiającego fakturę. Część z tych elementów należy uzupełnić obowiązkowo, zaś część jest fakultatywna. Można wyróżnić trzy podstawowe statusy elementów faktury ustrukturyzowanej:

• obligatoryjny – dany element musi zawsze wystąpić w dokumencie faktury, aby była ona poprawna z technicznego punktu widzenia. Taki status mają elementy przeznaczone na dane wymagane przez ustawę o VAT, takie jak numer faktury czy data wystawienia, a także pola niezbędne z technicznego punktu widzenia.
• opcjonalny - elementy opcjonalne nie są niezbędne do wygenerowania poprawnej technicznie faktury, ale służą podawaniu danych wymaganych przepisami ustawy, które jednak nie muszą wystąpić na każdej fakturze.
• fakultatywny - elementy o statusie fakultatywnym, podobnie jak elementy opcjonalne, nie są niezbędne dla poprawności technicznej faktury, natomiast w odróżnieniu od nich służą podaniu danych dobrowolnych lub wymaganych przepisami innych ustaw.

Wymienione powyżej statusy elementów faktury ustrukturyzowanej nie są jedynymi, bowiem są również takie elementy warunkowe, które należy uzupełnić, aby faktura była poprawna logicznie.

Jak już zostało wcześniej nakreślone ważnym elementem odróżniającym fakturę ustrukturyzowaną od innych, do tej pory powszechnie funkcjonujących, jest numer KSeF przydzielany każdorazowo przez system, który nie jest numerem faktury. Numer KSeF to ciąg alfanumeryczny składający się z 35 znaków (cyfr, liter i znaków szczególnych) zawierający następujące dane: NIP sprzedawcy, datę wystawienia, literowo - cyfrowy ciąg znaków technicznych, sumę kontrolną.

Zalety KSeF

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur, jak każda nowość, która za chwilę ma stać się obowiązkiem, rodzi wątpliwości i niekiedy uzasadnione obawy. Będzie wymagało to od przedsiębiorców pewnego dopasowania się do wymaganych standardów. Należy jednak patrzeć na to rozwiązanie jako nieuniknione z uwagi na wymogi unijne, a także postępującą w każdym aspekcie życia cyfryzację.

Niewątpliwie zaletami systemu jest docelowe przyspieszenie całego procesu obiegu faktur między przedsiębiorcami, a także posługiwanie się ustandaryzowanym wzorem faktury, który będzie czytelny również dla kontrahentów zagranicznych.

Poza tym jednolity format takiej e-faktury pozwoli uniknąć problemów związanych z odczytywaniem faktur elektronicznych przez poszczególnych przedsiębiorców – standaryzacja formatu sprawi, że każdy dostosowany firmowy komputer poradzi sobie z odczytem danych. Nadto wystawione w KSeF dokumenty będą przechowywane w chmurze i zabezpieczone przed ich utratą, przez co w łatwy sposób będzie można do nich wrócić i w przyszłości pobrać taki archiwalny dokument.

Wyjściem naprzeciw przedsiębiorcom jest niewątpliwie uruchomienie systemu na tyle wcześniej przed jego obowiązkowym wprowadzeniem, że każdy przedsiębiorca z łatwością może, a nawet powinien przetestować możliwości systemu, dostosować swoje narzędzia pracy i uniknąć w ten sposób w przyszłości problemów chociażby natury technicznej.