Kryteria oceny ofert cz. I
Zamawiający, opracowując ogłoszenie o przetargu, jest zobowiązany do zamieszczenia w nim kryteriów oceny, jakimi będzie się posługiwał przy wyborze oferty najkorzystniejszej. Powinien także wskazać wagę tych kryteriów, co zostało zapisane w art. 41 pkt.9 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 z późn. zm., dalej "ustawa" lub "upzp").
Kolejnym dokumentem, w którym pojawiają się kryteria oceny ofert, jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia (dalej SIWZ) z tą różnicą, że oprócz wagi poszczególnych kryteriów zamawiający musi w niej także podać wzór, jakim będzie się posługiwał przy ocenie ofert. Jego brak może stać się podstawą do skutecznego wnoszenia protestów i w efekcie spowodować unieważnienie procedury przetargowej, ponieważ postępowanie obarczone byłoby wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy (określa to art.93 ust.1 pkt.7 ustawy). Praktyka pokazuje, że zamawiający mają spore problemy z właściwą interpretacją przepisów dotyczących kryteriów oceny ofert. Dlatego też warto zapoznać się z przepisami regulującymi tę kwestię.
Rodzaje kryteriów i ich waga
Kryteriami oceny ofert są cena albo cena i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, w szczególności:
- jakość,
- funkcjonalność,
- parametry techniczne,
- zastosowanie najlepszych dostępnych technologii w zakresie oddziaływania na środowisko, koszty eksploatacji,
- serwis,
- wpływ sposobu wykonania zamówienia na rynek pracy w miejscu wykonywania zamówienia, termin wykonania zamówienia (art. 91 ust. 2 ustawy).
Zamawiający ma pełną swobodę przy stosowaniu wyznaczników oceny ofert - ustawodawca w żaden sposób nie narzuca mu rodzaju kryteriów, jakie ma stosować przy określonych typach zamówienia. Jeżeli zamawiający ustala kilka wyznaczników, jednym z nich zawsze musi być cena. Może on więc zastosować inne kryteria, pamiętając, że niedopuszczalne są kryteria uznaniowe tj. takie, które utrudniałyby obiektywny wybór oferty najkorzystniejszej. Byłoby to złamaniem zasady uczciwej konkurencji, określonej w art. 7 ustawy Prawo zamówień publicznych.
Omawiając poszczególne wyznaczniki oceny ofert, warto zwrócić uwagę na funkcjonalność. Kryterium to pozwala się skupić na ocenie funkcji, jakie powinien spełniać przedmiot zamówienia. Tutaj także konieczny jest szczegółowy opis tegoż wyznacznika, gdyż nie wszystkie funkcje przedmiotu zamówienia dadzą się opisać wzorem matematycznym.
Kolejnym kryterium są parametry techniczne. Stanowią one wyznacznik mierzalny. Zamawiający powinien wskazać w specyfikacji, jakie parametry techniczne będą punktowane i jaką wagę przypisuje się każdemu z nich.
Ważnym kryterium, stosowanym zwłaszcza przy zamówieniach na roboty budowlane, jest kryterium określane jako "koszty eksploatacji". Pojawia się ono zwłaszcza w postępowaniach, których przedmiotem jest budowa obiektów użyteczności publicznej (baseny, hale sportowe itp.). W przypadku takiego obiektu niezwykle ważne, oprócz kosztów samej budowy, będą koszty jego eksploatacji, stąd zastosowanie tego zdaje się konieczne. Jest ono istotne zarówno na etapie wykonywania dokumentacji projektowej, jak i na etapie wykonawstwa.
W przypadku zamówienia na dostawy (np. sprzętu komputerowego) warto zastosować kryterium "warunki serwisu", a więc: czas, w jakim zostają naprawione usterki, dostępność serwisów w okolicy, czas pracy tych punktów serwisowych, możliwość naprawy sprzętu w siedzibie zamawiającego itp. przy szczegółowym opisie tego kryterium zamawiający ma sporo różnych możliwości.
Ustalając znaczenie poszczególnych kryteriów, należy zwrócić uwagę na czasowe ograniczenia ich stosowania. Zobrazuje to poniższy przykład. Burmistrz ogłosił przetarg na budowę kanalizacji deszczowej. W specyfikacji ustalił dwa kryteria oceny ofert: cenę (waga 80%) i termin gwarancji (waga 20%). Po otwarciu ofert i analizie złożonych dokumentów komisja przetargowa stwierdziła, że wygrał oferent z wyższą ceną, ale dłuższym okresem gwarancji – 20 lat. Pozostali zaproponowali gwarancję na przedmiot zamówienia na 5 lat. Powyższy stan rzeczy spowodowany został niewłaściwym ustaleniem przez Burmistrza proporcji pomiędzy wyznacznikami oceny ofert. Inaczej mówiąc, kryterium "gwarancja" otrzymało wagę 10% bez "ograniczeń czasowych". Ustalając termin gwarancji należy podać, iż jego waga wynosi, np. 10%, ale maksymalna liczba punktów, którą można otrzymać dotyczy okresu np. 5 lat. Wszystko powyżej tego okresu i tak nie będzie punktowane. Tak sformułowane kryterium pozwala uniknąć paradoksalnych sytuacji, kiedy oferent daje wyższą cenę oraz nierealnie długi termin gwarancji i tym sposobem wygrywa przetarg.
Zdarza się, że zamawiający, którzy nie dysponują zbyt dużym budżetem, ustalają jako jeden z wyznaczników oceny ofert tzw. "kryterium terminu płatności". Takie działanie jest zgodne z prawem. Potwierdzeniem tego jest pogląd Sądu Najwyższego zapisany w uchwale z dnia 18 lutego 2002 r. (sygn. akt: III CZP 52/02). Otóż, w postępowaniu zamawiający dyrektor szpitala zamówił jednorazowy sprzęt anestezjologiczny. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia określono następujące kryteria oceny ofert:
- cena – waga 45%;
- jakość – waga 45%;
- termin płatności – waga 10%.
Od powyższej czynności zamawiającego protest wniósł jeden z uczestników postępowania. Zażądał on zmiany SIWZ w zakresie kryterium wyboru ofert. Wskazał, że zastosowanie przez zamawiającego terminu płatności jako kryterium wyboru ofert jest sprzeczne ustawą. Jednak zdaniem Sądu Najwyższego termin płatności stanowi niewątpliwie element warunków płatności (uchwała SN z dnia 18-09-2002 sygn. III CZP 52/02 ). O tym zaś, że warunki płatności traktowane są przez ustawodawcę na równi z innymi kryteriami przedmiotowymi świadczy treść art. 86 ust. 4 ustawy. Stwierdzono tam, że "podczas otwarcia ofert podaje się nazwy (firmy) oraz adresy wykonawców, a także informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach". Ustawa wymienia zatem warunki płatności obok innych kryteriów, których przedmiotowy charakter nie budzi wątpliwości. Wyznacznik ten może świadczyć o atrakcyjności oferty. Kapitalne znaczenie dla zamawiającego może mieć np. możliwość rozłożenia zapłaty ceny na raty. Możliwość płatności w ratach może być także zapisana w SIWZ jako jeden z warunków udziału w postępowaniu.
Opisując kryterium, zamawiający musi podać wzór, jakim będzie się posługiwał przy jego zastosowaniu. Potwierdzeniem tej tezy jest Wyrok ZA z dnia 4 sierpnia 2004 r. (sygn. akt: UZP/ZO/0-1191/04). Przedstawione poniżej przykładowe kryterium można zastosować w przypadku oceny składników rosnących oferty (im dłużej/więcej, tym lepiej np. w przypadku terminu gwarancji).
Inaczej wygląda wzór porównania ofert w przypadku oceny składników malejących oferty (im krócej/mniej, tym lepiej np. cena, czas realizacji).
