Nowy obowiązek dla wszystkich firm od 1 stycznia 2023. Chodzi o ZUS

Od 1 stycznia 2023 każdy, kto jest płatnikiem składek, ma ustawowy obowiązek założenia profilu na Platformie Usług Elektronicznych PUE ZUS. Nowy obowiązek dotyczy osób fizycznych, osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, w tym właścicieli małych firm, zatrudniających do pięciu pracowników, a także tych, którzy opłacają składki za siebie. Dodatkowo, trzeba mieć profil PUE, aby korzystać z nowej aplikacji mZUS.

Spis treści

1. Czym jest PUE ZUS?
2. PUE ZUS dla firm
3. Kiedy nie zakładać profilu PUE ZUS?
4. Jak zarejestrować się na PUE ZUS?

Obecnie profil PUE ZUS nie jest obowiązkowy dla wszystkich. Obowiązkowy był dla firm zatrudniających i rozliczających składki dla więcej niż 5 osób. Od stycznia 2023 każdy płatnik składek ZUS musi mieć profil na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS.

Czym jest PUE ZUS?

Dla przypomnienia Platforma Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) to narzędzie umożliwiające dostęp online do usług świadczonych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Na portalu PUE ZUS możemy załatwić większość spraw związanych z ZUS przez internet.

Aby mieć profil na PUE ZUS trzeba mieć ukończone 13 lat, przejść przez formularz rejestracji konta i potwierdzić swoją tożsamość.

Za pośrednictwem profilu PUE można sprawdzić stan swojego konta, zwolnienia lekarskie, złożyć dokumenty ubezpieczeniowe i wnioski, za realizację których odpowiada ZUS. Profil PUE służy też do kontaktu z ZUS i umawiania wizyt.

PUE ZUS dla firm

Zgodnie z ustawą z dnia 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw od 1 stycznia 2023 roku każdy, kto jest płatnikiem składek, ma ustawowy obowiązek posiadania profilu na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS.

Jeśli do końca grudnia nie założymy profilu PUE, urząd zrobi to za nas. Automatycznie utworzy profil płatnika do końca stycznia 2023.

Profil PUE ZUS pozwala przedsiębiorcy na sprawdzenie stanu składek, uzyskanie informacji rocznej dla płatnika składek, dostępne są deklaracje rozliczeniowe, lista ubezpieczonych osób, lista osób na zwolnieniu lekarskim. Ponadto przedsiębiorca może złożyć wnioski online o:

• niezaleganie z opłaceniem składek
• rozliczenie konta
• kontrolę zaświadczenia lekarskiego dla pracownika
• potwierdzenie ubezpieczeń, związane z przepisami unijnym
• udzielenie pełnomocnictwa.

Na PUE ZUS można samodzielnie utworzyć elektroniczny dokument z danymi z ZUS i przekazać takie potwierdzenie do instytucji, która wymaga takich danych. Dokument jest potwierdzony kwalifikowaną pieczęcią ZUS.

Kiedy nie zakładać profilu PUE ZUS?

Takich sytuacji jest niewiele. Pierwsza z nich, gdy płatnik upoważni księgową czy biuro rachunkowe do swojego profilu PUE. Aby upoważnić inną osobę do swojego profilu, trzeba dla niej złożyć pełnomocnictwo w ZUS. Dostęp teoretycznie może mieć nieograniczona liczba osób. 

Jak zarejestrować się na PUE ZUS?

1. Aby zarejestrować się na PUE ZUS wejdź na stronę www.zus.pl. Wybierz przycisk w górnym prawym rogu Zarejestruj się w PUE.
2. Wybierz sposób rejestracji: dla Ciebie, dla przedsiębiorców, dla firm.
3. Do rejestracji można użyć profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo bankowości elektronicznej w banku, który podpisał porozumienie z ZUS. Można również samodzielnie wypełnić formularz rejestracji.
4. Jeśli rejestrujesz się za pomocą login.gov, kwalifikowanego podpisu elektronicznego i bankowości elektronicznej, część danych w formularzu rejestracji wypełnia się automatycznie. To pozwala również na potwierdzenie tożsamości, dlatego skorzystanie z nich nie wymaga wizyty w ZUS.
5. Jeśli zdecydujemy się na wypełnienie formularza rejestracji, dodatkowo w ciągu siedmiu dni od rejestracji należy potwierdzić swoją tożsamość w dowolnej placówce ZUS lub podczas e-wizyty. Podczas wizyty trzeba mieć ze sobą dokument tożsamości – dowód osobisty lub paszport.
6. Na koniec trzeba zaakceptować regulamin korzystania z PUE ZUS. To pole jest obowiązkowe.
7. Gdy wprowadzisz wszystkie wymagane dane i zatwierdzisz regulamin, kliknij przycisk [ZAREJESTRUJ PROFIL].
8. Następnie wprowadź kod weryfikacyjny, który będzie wysłany na podany adres e-mail albo numer telefonu.
9. Wyświetli się okno z informacją o pomyślnej rejestracji profilu. A wiadomość z loginem zostanie wysłana na podany adres email lub numer telefonu.

Profil na portalu PUE ZUS zakładany jest zawsze dla osoby fizycznej. Przedsiębiorcom, którzy prowadzą działalność jako osoba fizyczna, system automatycznie przypisze rolę Płatnik do konta PUE ZUS, gdy dane podane w zakładanym profilu będą takie same jak te, które podali w zgłoszeniu płatnika składek (np. NIP).

Jako płatnik składek przedsiębiorca może nadać innej osobie fizycznej (np. księgowej lub pracownikowi biura rachunkowego) uprawnienia do profilu PUE ZUS.

Płatnik składek, który jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, musi działać przez swoich przedstawicieli. Może też udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej, np. pracownikowi firmy lub biura rachunkowego.

Możesz też skorzystać z dokładnej instrukcji rejestracji profilu na PUE ZUS.

Źródło: ZUS

Ponad połowa Polaków popiera czterodniowy tydzień pracy. Jak miałoby to wyglądać w praktyce?

Posłuchaj rozmowy!

opracowanie Dominika Merek