Od 1 września 2023 ważne zmiany w przepisach VAT w zakresie wystawiania faktur
Całkowita zamiana faktur papierowych na elektroniczne czeka przedsiębiorców za nieco ponad rok. Znacznie wcześniej natomiast, bo już od 1 września mają obowiązywać nowe zasady dotyczące wystawiania faktur korygujących i zaliczkowych. To ważne zmiany także dla branży budowlanej i rozliczeń deweloperów z klientami, w których faktury zaliczkowe czy korygujące są w obrocie na porządku dziennym.
Spis treści
- Nowe faktury zaliczkowe: co się zmieni i od kiedy?
- Faktura korygująca po zmianach: jakie nowe obowiązki?
Najbliższe zmiany w fakturowaniu, podobnie jak obowiązek wystawiania faktur elektronicznych i korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur KseF ma wprowadzić nowelizacja ustawy o VAT, która wciąż jest w toku prac legislacyjnych. Ustanowi ona obowiązkowe faktury w wersji elektronicznej od 1 lipca 2024 roku. Wcześniej jednak, bo od 1 września 2023 mają wejść w życie przepisy wprowadzające zmiany w zasadach wystawiania faktur zaliczkowych i korygujących – tak wynika z projektu ustawy z 22 lutego 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.
Nowe faktury zaliczkowe: co się zmieni i od kiedy?
Nowa regulacja w zakresie faktur korygujących i zaliczkowych wiąże się ze stosowaniem KseF – Ministerstwo Finansów udostępniło już ten system i można z niego korzystać na zasadzie dobrowolności – a przy okazji uściśla okoliczności w jakich takie faktury oprócz faktury końcowej trzeba obowiązkowo stosować.
Według aktualnie obowiązujących przepisów faktury zaliczkowe trzeba wystawiać nawet wtedy, gdy w tym samym okresie rozliczeniowym (miesiąc, kwartał) miała miejsce i wpłata zaliczki, i sprzedaż końcowa. Co prawda w praktyce urzędy skarbowe nie wymagają w takiej sytuacji wystawiania faktur zaliczkowych, ale nowe przepisy jednoznacznie usankcjonują ten stan.
Od 1 września co do zasady podatnik nie będzie zobowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej, jeśli całość lub część zapłaty otrzymał w tym samym miesiącu, w którym dokonał czynności, na poczet których otrzymał tę płatność.
Wyjątkiem od zasady są szczególne terminy wystawiania faktur wymienione w art. 106i ust. 3-8 ustawy o VAT, np. przy zwrocie wydawnictw czy opakowań albo na szczególne żądanie kontrahenta.
Jednak faktura końcowa w przypadku wcześniejszego otrzymania zaliczki po zmianie przepisów od 1 września będzie musiała zawierać datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i jest inna niż data wystawienia faktury.
Natomiast gdy zostaną wystawione faktury zaliczkowe z wykorzystaniem systemu KseF, faktura końcowa będzie musiała mieć ich numery.
Faktura korygująca po zmianach: jakie nowe obowiązki?
Podobnie jak w przypadku faktur zaliczkowych nowe przepisy odnosić się będą do sytuacji, w których faktury są już częściowo wystawiane w systemie KseF, który obecnie jest jeszcze dobrowolny.
Jeśli więc faktura, której dotyczy korekta, została wystawiona w wersji elektronicznej, faktura korygująca będzie musiała dodatkowo zawierać numer KseF korygowanej faktury.
Dodatkowo, taki obowiązek dotyczył będzie po zmianie od 1 września zarówno podatników krajowych, jak i podmiotów nieposiadających siedziby działalności gospodarczej w Polsce.
Dodajmy, że zmiany w przepisach VAT związane ze stosowaniem faktur elektronicznych wprowadzane na okres przejściowy są o tyle ważne, że już obecnie wiele firm decyduje się na korzystanie z systemu KseF, choć nie jest on obowiązkowy. Dlaczego?
Daje wiele korzyści biznesowych, jak obniżanie kosztów związanych z fakturowaniem oraz przyspieszenie procesu wysyłania faktur do kontrahentów i rozliczania się z urzędem skarbowym. Dla pracowników to też mniejszy wysiłek administracyjny związany z zarządzaniem fakturami oraz pilnowaniem terminów płatności. Firma dzięki temu ma lepszy wgląd w bieżący stan wszystkich rozliczeń i może sprawniej monitorować zaległe rachunki czy otrzymane płatności.
