Opis przedmiotu zamówienia cz. II

Jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert równoważnych, wówczas musi dokładnie określić swoje wymagania w zakresie przedmiotu zamówienia. Najlepiej, gdy poda parametry techniczne lub jakościowe, jakie musi spełniać dane zamówienie, aby przy badaniu ofert móc stwierdzić, czy zamówienie spełnia warunki postawione w SIWZ i jest zgodne z opisem przedmiotu zamówienia.

• Opis przedmiotu zamówienia cz. I

Zespół Arbitrów UZP nieraz w swoich orzeczeniach potwierdzał tezę, iż nie można wskazywać znaków towarowych w opisie przedmiotu zamówienia albo użycia określenia "lub równoważne" bez wskazania konkretnych oczekiwań w tym aspekcie.

Przykład:
Zamawiający Urząd Gminy Władysławów ogłosił przetarg na "Budowę Gimnazjum we Władysławowie". Na skutek odwołania się do Prezesa UZP jednej z firm Zespół Arbitrów po zbadaniu sprawy stwierdził, że ponieważ przepis art. 29 ust.3 ma charakter szczególny, może być on stosowany tylko w wyjątkowych sytuacjach i interpretowany ściśle: gdy jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia lub gdy Zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a opisowi towarzyszą wyrazy albo równoważne, albo podobne, co nadaje wymienionym konkretnym produktom charakter przykładowy.

 "W przypadku dopuszczenia składania ofert równoważnych Zamawiający jest zobowiązany do dokładnego określenia wymagań dotyczących takich ofert. Zespół Arbitrów w wyroku z dnia 23 kwietnia 2003 r. (sygn. akt UZP/ZO/0-439/03) wskazał, iż dopuszczeniu składania ofert równoważnych musi towarzyszyć precyzyjne określenie przez Zamawiającego parametrów technicznych i wymogów jakościowych dotyczących ofert równoważnych. Bez takiego określenia nie istnieje możliwość ich porównania. Zamawiający powinien w taki sposób przygotować specyfikację istotnych warunków zamówienia i w taki sposób sprecyzować w niej dodatkowe warunki, by mógł następnie w sposób jednoznaczny przesądzić kwestię równoważności oferty. Dopiero w takim przypadku będzie on uprawniony do podjęcia decyzji o zakwalifikowaniu oferty jako równoważnej bądź o jej odrzuceniu. Nie jest wystarczające dla dokonania prawidłowego opisu przedmiotu zamówienia w oparciu o art. 29 ust. 3 Ustawy PZP wskazanie przez Zamawiającego na konkretny znak towarowy, patent lub pochodzenie oraz dodanie określenia "lub równoważne" albo innego podobnego wyrazu. W opisie przedmiotu zamówienia powinny znaleźć się określenia precyzujące wymogi Zamawiającego w odniesieniu do dopuszczanego przez niego zakresu "równoważności" oferty. Jeżeli Zamawiający nie wskaże, że zamawiany produkt musi być: "nie cięższy niż ...", " do wysokości ...", " o wymiarach nie mniejszych niż... i nie większych niż ...." itp. nie będzie w stanie ocenić czy oferty przedstawiające produkty różniące się między sobą mają charakter ofert równoważnych. Zamawiający, wskazując w specyfikacji istotnych warunków zamówienia na konkretny produkt, a pomijając minimalne wymagania dające obraz realnych oczekiwań co do oferowanego produktu, nie tylko narusza zasadę określoną w art. 29 ust. 1 pkt 3 Ustawy Prawo zamówień publicznych, ale także zasadę uczciwej konkurencji i zasadę równego dostępu do zamówienia publicznego określone art. 7 ust. 1 Ustawy PZP. Zniechęca do udziału w postępowaniu wykonawców oferujących produkty innych marek. Zamawiający narusza Ustawę – Prawo zamówień publicznych także wówczas, kiedy opisuje przedmiot zamówienie w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, ale czyni to poprzez wskazanie na znak towarowy lub inne parametry przesądzające o wyborze konkretnej marki. Jeżeli Zamawiający opisał przedmiot zamówienia w sposób niejednoznaczny i niewyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, z uwzględnieniem wszystkich wymagań i okoliczności, mogących wpływać na sporządzenie oferty, jak każe Ustawa, ale poprzez wskazanie znaku towarowego – mimo że nie było to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia ani tym, że nie mógł on opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń – i dokonuje następnie wyboru oferty – to następuje to z rażącym naruszeniem przepisów Prawa zamówień publicznych. W konsekwencji wybór taki nie może prowadzić do zawarcia ważnej umowy".

Z naszych dotychczasowych rozważań widać wyraźnie, jak ważny jest precyzyjny i jasny opis przedmiotu zamówienia. Ponadto powinien on zostać dokonany w sposób obiektywny. Dlatego też ustawodawca pozostawił jasne wskazówki, które pozwalają na bezstronny opis przedmiotu zamówienia. Otóż, zgodnie z art. 30 ust.1 "zamawiający opisuje przedmiot zamówienia za pomocą cech technicznych i jakościowych, z zachowaniem Polskich Norm przenoszących normy europejskie lub norm innych państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego przenoszących te normy". Ten przepis wymaga szerszej analizy. Należy wyjaśnić kilka pojęć, które się tu pojawiły.

Cechy jakościowe oznaczają:

• czy produkt ma być nowy czy używany
•  nieregenerowany czy regenerowany (ma to znaczenie szczególnie przy zakupie tuszy do drukarek czy laptopów)
• datę produkcji
• kolor np. mebli czarny czy inny

Parametry techniczne – ten wskaźnik dotyczy oczywiście tylko takich zamówień, które dadzą się opisać przy pomocy takich parametrów.  Parametrami technicznymi są np.

• pojemność silnika zamawianego samochodu
• rodzaj silnika – benzynowy czy diesel
•  pojemność dysku twardego zamawianych komputerów
• waga zamawianych laptopów
•  ilość kopiowanych stron na minutę w przypadku ksero

Parametry użytkowe i funkcjonalne mogą mieć następującą postać:

• użyte przepompownie przy budowie wodociągu muszą w ciągu godziny przepompowywać określoną ilość wody
• program komputerowy musi być kompatybilny z tymi które posiada zamawiający
• ubrania dla orkiestry strażackiej muszą być dopasowane do wymiarów poszczególnych muzyków

Opisując przedmiot zamówienia, zamawiający ma prawo postawić szereg wymagań odnośnie tegoż zamówienia. Jednak zobowiązuje to do przestrzegania pewnych zasad dotyczących terminologii – jeżeli zamierza ogłosić przetarg na "serwis sprzętu komputerowego", musi określić wyraźnie, co rozumie pod tym pojęciem: że jest to na przykład przeskalowanie wszystkich dysków komputerowych, sprawdzenie wiatraków w komputerach, ustawienie optymalnych parametrów komputera itp. Może też postawić wymóg co do opakowania towaru, ale powinien wówczas podać parametry tego opakowania. Co ważne, zamawiający może zażądać, aby dostarczony sprzęt posiadał instrukcję w języku polskim. Jeżeli kupuje np. pojazd, dla ZGKiM, to może postawić warunki dotyczące jego oznakowania, wskazać kolor i krój czcionki, jej wielkość i miejsce, gdzie mają się znaleźć napisy. Warto pamiętać, że opisując przedmiot zamówienia, trzeba określić takie parametry techniczne, funkcjonale czy użytkowe, które mają znaczenie przy danym rodzaju urządzenia.

Przykład:
Zamawiający ogłosił przetarg na dostawę 10 laptopów. Wiadomo, że opisując przedmiot zamówienia oprócz parametrów technicznych istotne będą walory użytkowe, takie jak waga, wymiary, zabezpieczenie przed kradzieżą danych.

Przedmiot zamówienia opisuje Zamawiający za pomocą cech technicznych i jakościowych, z zachowaniem Polskich Norm przenoszących normy europejskie lub norm innych państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego przenoszących te normy. W sytuacji, kiedy brak jest Polskich Norm przenoszących normy europejskie lub norm innych państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego Zamawiający powinien sięgnąć po aprobaty i specyfikacje techniczne w następującej kolejności:

• europejskie aprobaty techniczne;
• wspólne specyfikacje techniczne;
• normy międzynarodowe;
• inne techniczne systemy odniesienia ustanowione przez europejskie organy normalizacyjne.

Opisując przedmiot zamówienia w ten właśnie sposób, zamawiający powinien wskazać, że dopuszcza rozwiązania równoważne opisywanym. Z kolei w sytuacji, kiedy wykonawca powołuje się na rozwiązania równoważne opisywanym, musi zgodnie z art. 30 ust.5 wykazać, że oferowane przez niego dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania określone przez zamawiającego. Istotnym dla procesu opisu zamówienia jest zapis art. 30 ust. 6, gdzie czytamy, że zamawiający może odstąpić od opisywania przedmiotu zamówienia z powoływaniem się na Polskie Normy, jeżeli zapewni dokładny opis przedmiotu zamówienia poprzez wskazanie wymagań funkcjonalnych. Wymagania te mogą obejmować opis oddziaływania na środowisko.                        

Nowa ustawa pozostawia w mocy zapis mówiący o tym, że do opisu przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień. Zamawiający ma obowiązek opisywania przedmiotu zamówienia na roboty budowlane za pomocą dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych. Dokumentacja projektowa, służąca do opisu przedmiotu zamówienia na wykonanie robót budowlanych, dla których niezbędne jest uzyskanie pozwolenia na budowę zawiera plany, rysunki, przedmiar robót, projekty, pozwolenia, uzgodnienia i opinie. Z kolei specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót to opracowanie zawierające w szczególności zbiory wymagań, które są niezbędne do tego, by określić standard i jakość wykonywanych prac. Jeżeli przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane, zamawiający opisuje przedmiot zamówienia za pomocą programu funkcjonalno-użytkowego. Zamawiający może posłużyć się przy opisie przedmiotu zamówienia programem funkcjonalno-użytkowym. Program ten obejmuje opis zadania budowlanego, w którym podaje się przeznaczenie ukończonych robót budowlanych oraz stawiane im wymagania techniczne, ekonomiczne, architektoniczne, materiałowe i funkcjonalne.

WYKONAWCO PAMIĘTAJ!

• Jeżeli Zamawiający nie podaje ilości towaru, jaki masz dostarczyć wyślij zapytanie do SIWZ. W przeciwnym razie nie będziesz w stanie prawidłowo przygotować oferty.
• Jeżeli opis przedmiotu zamówienia jest niepełny zwróć się do zamawiającego o wyjaśnienie.
• Jeżeli twoim zdaniem przedmiot zamówienia jest "ustawiony" pod konkretną firmę tak, iż utrudnia dostęp do zamówienia, powinieneś złożyć protest.
• Zwracaj uwagę na szczegóły, takie jak miejsce i czas dostawy, rodzaj opakowania, częstotliwość dostaw.

ZAMAWIAJĄCY PAMIĘTAJ opisując przedmiot zamówienia!

• Nie wolno ci wskazywać znaków towarowych, patentów lub pochodzenia.

• Powinieneś dokonać tego w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń.

• Stosuj cechy techniczne i jakościowe, z zachowaniem Polskich Norm przenoszących normy europejskie.

• Używaj odpowiedniego języka.

• Przedmiot zamówienia powinien zostać opisany z zastosowaniem kodów słownika CPV.

• Roboty budowlane opisuj za pomocą cech technicznych i jakościowych, z zachowaniem Polskich Norm przenoszących normy europejskie lub norm innych państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego przenoszących te normy.