Podpis elektroniczny - co to jest, jak go uzyskać? Do czego potrzebny jest podpis elektroniczny i profil zaufany?

Podpis elektroniczny jest potwierdzeniem tożsamości osoby, która go składa na dokumentach przesyłanych drogą elektroniczną. Coraz więcej spraw, tak służbowych jak i prywatnych, w urzędach można załatwić przez platformę ePUAP. Wymaga to jednak właśnie podpisu elektronicznego.

Podpis elektroniczny 

Podpis elektroniczny to zaszyfrowany pakiet informacji identyfikujących i potwierdzających tożsamość właściciela podpisu. Podpis elektroniczny, zanim zacznie być używany, musi zostać uwierzytelniony przez urząd, bank lub autoryzowaną jednostkę. Podpis elektroniczny jest składany poprzez zaufany profil lub kwalifikowany podpis elektroniczny.   

Każdy wniosek składany przez Internet do organów państwowych, np. organów administracji architektoniczno-budowlanej (w ramach cyfryzacji w budownictwie), urzędów skarbowych czy ZUS, musi być podpisany. Oryginałami są wszystkie dokumenty elektroniczne podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zaufanym profilem na platformie  ePUAP) lub podpisem osobistym z e-dowodu.

• Sprawdź, jakie dokumenty i formularze w procesie budowlanym można przesłać drogą elektroniczną

Podpis elektroniczny przez profil zaufany

Podpis elektroniczny to potoczna nazwa narzędzi potwierdzających tożsamość osoby, która go składa, jest równoważny z podpisem własnoręcznym. Taki podpis składa się poprzez profil zaufany (tzw. eGo). Dane przypisane do profilu zaufanego to imię i nazwisko, data urodzenia oraz numer PESEL, czyli jedna osoba ma unikalne potwierdzenie tożsamości przypisane do konkretnego numeru PESEL.

Dzięki profilowi zaufanemu można:

• potwierdzić tożsamość w kontaktach z elektronicznymi systemami administracji publicznej na platformie ePUAP lub
• podpisywać dokumenty.

Profil zaufany jest ważny przez 3 lata. Po upływie tego czasu można go przedłużyć na kolejne 3 lata. Posiadanie konta na platformie ePUAP nie jest wymagane do założenia profilu zaufanego, ale jeżeli chcemy korzystać z ePUAP, trzeba go założyć. Profil zaufany jest bezpłatny. Obecnie profil zaufany ePUAP można założyć przez jeden z banków: PKO BP, ING Bank Śląski, Bank Millennium, Inteligo, Envelo (dawny Bank Pocztowy), BOŚ Bank, ALIOR Bank, Santander Bank, Bank Pekao, Bank Spółdzielczy i Grupa BPS. Można też taki wniosek złożyć przez Internet, ale trzeba go potwierdzić osobiście w wybranym tzw. punkcie potwierdzającym (np. wybrany urząd).

Tu można założyć profil zaufany

Podpisanie dokumentów profilem zaufanym polega na kliknięciu przycisku „Podpisz podpisem zaufanym” i potwierdzeniu kodem autoryzacyjnym przesyłanym SMS-em.  

Dzięki profilowi zaufanemu można poprzez platformę ePUAP m.in.:

• podpisać wniosek o otrzymanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek (ZUS),
• zgłosić i wyrejestrować ubezpieczonych (ZUS),
• sprawdzić salda składek (ZUS),
• zgłosić zmianę formy opodatkowania za pośrednictwem CEIDG (urzędy skarbowe US),
• podpisać i złożyć deklaracje: PIT-WZ, PIT-OP, PIT-37, PIT-38, JPK_VAT – comiesięczne rozliczenia podatku VAT (urzędy skarbowe US),
• zarejestrować kasę fiskalną (urzędy skarbowe US),
• złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach (urzędy skarbowe US),
• zalogować do Internetowego Konta Pacjenta (IKP),
• złożyć wniosek o rejestrację działalności gospodarczej,
• wyrobić lub zgłosić utratę dowodu osobistego, rejestr PESEL (urzędy administracji samorządowej),  
• kontaktować się z urzędami pracy (UP), 
• pobrać zaświadczenie o niekaralności (Krajowy Rejestr Karny), 
• wystąpić o Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (NFZ). 

Kwalifikowany podpis elektroniczny

To bardziej zaawansowana forma podpisu elektronicznego, o większym spektrum zastosowania. Wymaga on specjalnego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.  Kwalifikowany podpis elektroniczny jest użyteczny nie tylko w sprawach urzędowych, można nim również podpisywać dokumenty komputerowe czy e-maile, w tym:

• faktury elektroniczne,
• umowy handlowe,
• zarejestrować działalność gospodarczą,
• niektóre pisma procesowe,
• e-deklaracje podatkowe,
• załatwiać wszystkie sprawy urzędowe przypisane do profilu zaufanego.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest narzędziem płatnym. Kupuje się go w firmach, które przeszły proces certyfikacji nadzorowany przez Ministerstwo Cyfryzacji. Wykaz takich firm znajduje się na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji (NCCert). Podpisuje się osobiście z firmą umowę subskrypcyjną i ustala wysokość opłaty, konieczne też jest zainstalowanie otrzymanego od niej oprogramowania czy urządzenia. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest ważny 1-2 lata z możliwością przedłużenia.  

Wyrobienie kwalifikowanego podpisu elektronicznego dla celów służbowych można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Marzena Sarniewicz