Przechowywanie dokumentacji pracowniczej - przez ile lat?
Każdy pracodawca i zleceniodawca powinien wiedzieć przez jaki czas należy przechowywać dokumentację pracowniczą. Jak długo przechowywać akta osobowe oraz dokumenty, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty?
Spis treści
- Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej
- Przechowywanie dokumentów do wyliczenia podstawy emerytury
- Oddzielne akta osobowe dla każdego pracownika
Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej
Przedsiębiorca zatrudniający pracowników jest zobowiązany m.in. do założenia i prowadzenia pliku dokumentów, które są niezbędne dla każdego pracownika, przechowywania dokumentacji, wydawania pracobiorcom świadectw pracy oraz zniszczenia dokumentacji w sposób niemożliwy do jej ponownego odtworzenia.
Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej (kadrowej) wynika wprost z art. 94 pkt 9a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.; dalej kp). Zgodnie z tym przepisem pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy (np. imienne listy płac, karty ewidencji czasu pracy, karty ewidencyjne przydziału odzieży i obuwia roboczego) oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Przechowywanie dokumentów do wyliczenia podstawy emerytury
Z kolei art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r. poz. 504 ze zm.; dalej uerFUS) przewiduje, że płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.
Jeśli zaś chodzi o akta osobowe, to zgodnie z art. 51u ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. Dz.U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.; dalej unzaa) przedsiębiorca powinien przechowywać je przez okres 50 lat - tak jak w przypadku pozostałych dokumentów pracowniczych.
Począwszy od 2019 r. płatnicy składek mają obowiązek przechowywania list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lub 10 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. To samo dotyczy przechowywania akt osobowych pracownika.
Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres 10 lat dotyczy pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., pracodawca może wybrać, czy będzie przechowywał dokumenty przez 10 czy przez 50 lat.
Pracodawca, który zdecyduje o wyborze krótszego, czyli 10-letniego okresu przechowywania, ma obowiązek wysłać do ZUS-u stosowny raport informacyjny. W takiej sytuacji były pracownik powinien otrzymać informację o skróceniu okresu przechowywania jego akt osobowych i możliwości ich odbioru, a także informację o swoim stanie konta.
Oddzielne akta osobowe dla każdego pracownika
Bardzo ważne jest to, aby pracodawca prowadził oddzielne akta osobowe dla każdego zatrudnionego przez siebie pracownika. Ponadto osoba sprawująca rolę szefa firmy musi prowadzić rejestry chorób zawodowych i wypadków przy pracy. W sytuacji przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu tego pracownika.
