Przetarg nieograniczony. Procedura udzielania zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego

Przetarg nieograniczony – jako forma zamówienia na usługę – to kwintesencja wolnej konkurencji. W przetargu nieograniczonym, o ile spełnia warunki opisane w zamówieniu, może wziąć udział każda firma, swoją ofertą konkurując z innymi. Przetarg nieograniczony, zresztą jak każda forma udzielania zamówienia, ma bowiem za zadanie wyłonić najkorzystniejszą dla zamawiającego ofertę, według kryteriów przez niego ustalonych.

Przetarg nieograniczony to jedna z dwóch podstawowych procedur przetargowych obok przetargu ograniczonego, udzielania zamówień publicznych, co zostało usankcjonowanie w ustawie Prawo zamówień publicznych (Pzp) z 29 stycznia 2004. Od momentu uchwalenia Prawo zamówień publicznych było już wielokrotnie nowelizowane, również w obszarze procedur przetargowych. Nadszedł jednak moment, że nawet nowelizacje nie są już w stanie naprawić ułomności zapisów, które pojawiają się wraz z rozwojem rynku, stąd Urząd Zamówień Publicznych (UZP) zapowiada całkiem nowe Prawo zamówień publicznych, które ma zacząć obowiązywać od 1 stycznia 2020. Jednak w przypadku trybu przetargu nieograniczonego w nowym prawie dużych zmian nie będzie. Projektowane regulacje w dużej mierze będą powtórzeniem dotychczas obowiązujących przepisów.

Trzeba jeszcze podkreślić, że co do zasady, przetarg nieograniczony może być stosowanych przez wszystkich zamawiających, natomiast nie wszyscy muszą stosować się do przepisów Prawa zamówień publicznych. Jest to obligatoryjne jedynie dla podmiotów sektora publicznego, wtedy gdy w grę wchodzą publiczne pieniądze (oraz unijne) i gdy taką procedurę dla określonych zamówień przewiduje ustawa.

Najpełniej tryb przetargu nieograniczonego opisany jest w Prawie zamówień publicznych i te regulacje właśnie zreferujemy, tym bardziej, że będą one obowiązywać w podobnym zakresie również w nowej ustawie.

Przetarg nieograniczony, czyli jawnie i dla wszystkich

Jak podkreślono wcześniej, przetarg nieograniczony to tryb udzielenia zamówienia, w którym w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy. Procedura rozpoczyna się wraz z zamieszczeniem ogłoszenia o przetargu w miejscu publicznie dostępnym (siedziba zamawiającego lub jego strona internetowa) lub w Biuletynie Zamówień Publicznych. Jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach, inwestor zamieszcza ogłoszenie o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych, jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach takie ogłoszenie trzeba również przekazać do Urzędu Publikacji Unii Europejskiej.

Dla branży budowlanej te progi wynoszą obecnie 443 000 euro dla dostaw lub usług i 5 548 000 euro dla robót budowlanych.

By informacja o przetargu dotarła do jak największej liczby firm dobrze jest zamieścić ogłoszenie o nim w mediach lokalnych lub ogólnopolskich. Nie jest zabronione bezpośrednio informowanie o przetargu firm, które zamawiający zna np. z wcześniejszej współpracy i zależy mu, by firma złożyła ofertę.  

Ogłoszenie o zamówieniu w przetargu nieograniczonym

Zawartość ogłoszenia o przetargu jest bardzo ważna, bo na tym etapie to jedyna forma komunikacji z potencjalnym oferentem. Dlatego ogłoszenie, szczególnie w części opisującej przedmiot zamówienia, powinno zawierać informacje, które pozwolą na oszacowanie przez firmę, czy podoła zadaniu i jakie będą jego koszty.

Ogłoszenie o  przetargu nieograniczonym musi zawierać:

• dokładne dane teleadresowe zamawiającego oraz adres strony internetowej, na której zamieszczona będzie specyfikacja istotnych warunków zamówienia (SIWZ);
• opis i zakresu zamówienia oraz termin jego wykonania zamówienia;
• warunki udziału w postępowaniu oraz podstawy wykluczenia z przetargu wraz z wykazem oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnianie warunków stawianych przez zamawiającego;
• informację na temat wadium;
• kryteria oceny ofert i ich wagę (zazwyczaj określa się ją procentowo);
• termin i tryb składania i otwarcia ofert oraz termin związania ofertą (termin związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert).

SIWZ udostępnia się na stronie internetowej od dnia zamieszczenia ogłoszenia o przetargu do dnia upływu terminu składania ofert.

Termin składania ofert od momentu ogłoszenia przetargu nieograniczonego w przypadku dostaw lub usług  nie może być krótszy niż 7dni, a w przypadku robót budowlanych 14dni. W przypadku przetargu ogłaszanego w biuletynie Unii Europejskiej, termin ten wynosi minimum 35 lub 40 dni (terminy reguluje m.in art 37 ust. 5 i 6 Prawa zamówień publicznych).

Wadium w przetargu nieograniczonym

Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert i nie może ono być wyższe niż 3% wartości zamówienia. Wadium jest wnoszone najczęściej w postaci:

• pieniądza,
• poręczenia bankowego lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (poręczenie kasy musi być poręczeniem pieniężnym),
• gwarancji bankowej,
• gwarancji ubezpieczeniowej.

Wadium wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego. Wadium jest zwracane niezwłocznie wszystkim firmom zaraz po wyborze najkorzystniejszej oferty lub w przypadku unieważnienia przetargu. Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, wadium zwracane jest po zawarciu umowy i wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy (o ile go żądano). Wadium jest też zwracane w trybie „niezwłocznie”, gdy wykonawca wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert.

Swego czasu wykonawcy skarżyli się, że długo przetrzymywane wadia w pieniądzu hamują ich płynność finansową, natomiast korzystają z nich zamawiający. Dlatego obecnie kładzie się nacisk na szybki zwrot wadium wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty operacji bankowych.

Procedury przetargowe

Przetarg nieograniczony – otwarcie ofert

Otwarcie ofert w przetargu nieograniczonym jest jawne i następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, czyli dzień, w którym upływa termin składania ofert jest dniem ich otwarcia. Przed otwarciem ofert zamawiający podaje kwotę, jaką zaplanował wydać na realizację zamówienia. Po otwarciu każdej oferty podaje się nazwę firmy oraz adres jej siedziby, następnie deklarowaną cenę, termin wykonania zamówienia, okres gwarancji i warunki płatności.

Zamawiający jest zobligowany by jak najszybciej zamieścić na stronie internetowej informacje z przebiegu otwarcia ofert.

Teraz następuje etap analizy ofert, podczas którego zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień co do treści złożonych ofert. Niedopuszczalne jest prowadzenie między zamawiającym a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści. To ostatnie nie dotyczy poprawienia w ofercie tzw. oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych oraz innych omyłek polegających na niezgodności oferty ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, jednak niepowodujących istotnych zmian w treści oferty.

Przetarg nieograniczony a odrzucenie oferty

Oferty sprawdza się pod względem formalnym i analizuje merytorycznie. Wykryte uchybienia mogą prowadzić do odrzucenia oferty.

Oferta może zostać odrzucona m.in. gdy:

• jest niezgodna z ustawą
• jej treść nie odpowiada warunkom stawianym w SIWZ
• jej złożenie zostało uznane za czyn nieuczciwej konkurencji
• zawiera rażąco niską cenę lub koszt w stosunku do przedmiotu zamówienia (w tym przypadku zamawiający powinien poprosić oferenta o wyjaśnienia, czyli o udowodnienie wyliczeń)
• została złożona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w przetargu
• ma błędy w obliczeniu ceny
• wykonawca w terminie 3 dni od zawiadomienia nie poprawił wskazanych pomyłek
• nie zostało wniesione wadium.

Kryteria oceny ofert w przetargu nieograniczonym

Zamawiający w przetargu ma wybrać najkorzystniejszą ofertę. Jeszcze do niedawna cena była jedynym kryterium, co doprowadziło do patologii rynku budowlanego. Najniższa cena oznaczała bowiem niską jakość, nieradzenie sobie przez niedoświadczonych wykonawców z warunkami umowy (np. niedotrzymywanie terminów i niepłacenie podwykonawcom). Co prawda, przedstawiciele UZP podkreślali, że w Pzp nie jest nigdzie zapisane, że cena ma być jedynym kryterium oceny oferty i jest to decyzja zamawiających. Po nowelizacjach Pzp przepisy nieco się zmieniły, chociaż wykonawcy nadal twierdzą, że liczy się cena, bo pozostałe kryteria wskazane w przepisach są tak dobierane, by jednak cena była kryterium decydującym.

Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Kryteriami oceny ofert są cena (60%) i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, wśród których wymienia się: jakość, w tym parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne; aspekty społeczne, dostępność dla osób z z różnymi niepełnosprawnościami, aspekty środowiskowe, w tym efektywność energetyczna przedmiotu zamówienia; aspekty innowacyjne; organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia.

Unieważnienie przetargu nieograniczonego

Przetarg zostaje unieważniony gdy złożono tylko jedną ofertę. To samo dotyczy sytuacji, gdy cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą przeznaczono na realizacje zamówienia. Przetarg można również unieważnić, gdy wystąpiły okoliczności, których nie można było przewidzieć wcześniej i wykonanie zamówienia godziłoby w interes publiczny. 

W przypadku unieważnienia przetargu uczestnicy postępowania mają prawo żądać zwrotu poniesionych kosztów na przygotowanie oferty. 

Wykonawcom, których oferty nie wygrały, przysługuje odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej (KIO). Dopóki KIO nie rozstrzygnie protestów, zamawiający nie powinien podpisywać umowy z wykonawcą, którego ofertę wybrał jako najkorzystniejszą. 

Finałem przetargu nieograniczonego jest podpisanie umowy o roboty budowlane i teraz od dobrze skonstruowanej umowy zależą poprawne relacje między inwestorem a wykonawcą. Ale to już całkiem odrębny i równie skomplikowany temat.  

Monika Czechowska