Rejestr BDO. Kto podlega wpisowi do BDO? Nowe przepisy dopuszczające dokumentację papierową

Rejestr BDO to baza danych o odpadach. Z dniem 1 stycznia 2020 zmieniły się przepisy dotyczące gospodarki odpadami. Sprawdź, jakie obowiązki mają przedsiębiorcy w zakresie rejestracji, ewidencji i sprawozdawczości odpadów i kiedy przepisy zezwalają na używanie dokumentacji papierowej zgodnie z nowelizacją ustawy o odpadach ze stycznia 2020.

Uwaga! Zmiana w przepisach o rejestrze BDO

Wraz z wejściem w życie nowych zasad w elektronicznym rejestrze BDO, na początku stycznia 2020 pojawił się projekt nowelizacji ustawy o odpadach, który został już uchwalony i 24 stycznia przekazany do podpisu Prezydenta. Uchwalone przepisy uwzględniają problemy, jakie mogą mieć przede wszystkim małe i średnie firmy z wdrożeniem systemu teleinformatycznego BDO oraz sytuacje awarii rejestru BDO.

Nowelizacja ustawy do 30 czerwca 2020 umożliwia prowadzenie działalności w zakresie gospodarowania odpadami w sytuacjach awaryjnych oraz przez pierwsze pół roku funkcjonowania modułu ewidencji w bazie z zastosowaniem dokumentów papierowych. Trzeba jednak pamiętać o wystawianiu przewoźnikom odpadów kart przekazania odpadów (KPO) lub kart przekazania odpadów komunalnych (KPOK) również w tej formie. Dane z dokumentacji papierowej muszą zostać wpisane do rejestru BDO w terminie do 31 lipca 2020.  Podsumowując – ustawodawca daje podmiotom podlegającym BDO pół roku na wdrożenie się do systemu

Z kolei podczas awarii systemu BDO (nie obejmuje awarii występującej po stronie użytkowników) również dopuszcza się dokumenty ewidencji odpadów w formie papierowej lub formie elektronicznej prowadzonej poza BDO. Jest obowiązek wprowadzenia tak zewidencjonowanych informacji do rejestru BDO niezwłocznie po ustaniu awarii, nie później jednak niż w terminie 30 dni od dnia usunięcia awarii.

Baza danych odpadami, czyli tzw. rejestr BDO działa już od 24 stycznia 2018. Prowadzą go marszałkowie poszczególnych województw. Od 1 stycznia 2020 firmom doszedł obowiązek elektronicznej ewidencji i sprawozdawczości odpadów.

Co to jest BDO?

Baza Danych o Odpadach (BDO) to baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami. Pozwala na gromadzenie i zarządzanie informacjami, które dotyczą gospodarki odpadami i ma zapewnić elektroniczną realizację obowiązków rejestrowych, ewidencyjnych i sprawozdawczych. Celem rejestru jest uszczelnienie systemu gospodarowania odpadami, zwiększenie skuteczności walki z szarą strefą i dzikimi wysypiskami oraz poprawa poziomu recyklingu.

Podstawowym elementem BDO jest rejestr BDO, zawierający listę wszystkich podmiotów ustawowo zobowiązanych do rejestracji. Od 1 stycznia 2020 r. podmioty te będą miały obowiązek prowadzenia w rejestrze BDO elektronicznej ewidencji i sprawozdawczości odpadów.

Szczegółowa lista podmiotów, które muszą znaleźć się w rejestrze BDO, znajduje się na stronie biznes.gov.pl

Kto podlega wpisowi do rejestru BDO?

Do BDO muszą być wpisani (a od 1 stycznia 2020 także prowadzić w nim ewidencję i sprawozdawczość) przedsiębiorcy, którzy:

• wytwarzają odpady oraz prowadzą ewidencję tych odpadów,
• wprowadzają na terytorium kraju produkty w opakowaniach, opony, oleje smarowe, pojazdy, baterie lub akumulatory, sprzęt elektryczny i elektroniczny,
• produkują lub importują opakowania albo kupują je w ramach transakcji wewnątrzwspólnotowych (od firm unijnych).

Za wytwórcę odpadów uważa się każdego, kogo działalność lub bytowanie powoduje powstawanie odpadów (pierwotny wytwórca odpadów), a także każdego, kto przeprowadza wstępną obróbkę, mieszanie lub inne działania powodujące zmianę charakteru lub składu tych odpadów.

Instytut Remediacji Terenów Zanieczyszczonych zwraca uwagę, że w świetle obowiązującego prawa, odpady to nie tylko niebezpieczne chemikalia lub śmieci, ale również grunt pozyskiwany z wykopów na jednych budowach, a wykorzystywany do prac na innych. Każda firma, która zajmuje się pracami ziemnymi, podczas których wydobyta ziemia wywożona jest poza plac budowy w ilości większej niż 5 ton rocznie, jest wytwórcą odpadów zobligowanym do prowadzenia ewidencji odpadów. Podobna sytuacja dotyczy również wytwarzania gruzu podczas np. rozbiórki budynku.

Firmy jednoosobowe w rejestrze BDO

Obowiązek wpisu do BDO dotyczy też osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (w tym jednoosobowych firm budowlanych), które wytwarzają śmieci nie będące zwykłymi odpadami komunalnymi.

Dotychczas wystarczyło podpisać umowę na odbiór odpadów. Od 1 stycznia 2020 konieczne będzie prowadzenie specjalnej ewidencji i wystawianie kart przekazania odpadów w elektronicznym rejestrze BDO.

BDO rejestracja

W zależności od rodzaju prowadzonej działalności, przedsiębiorcy składają wniosek o wpis bądź są wpisywani z urzędu, czyli bez potrzeby składania przez przedsiębiorcę wniosku. Podmioty, które mają obowiązek złożyć wniosek o wpis do rejestru BDO wymienione są w art. 50 ust. 1 ustawy o odpadach. Zgodnie z tym przepisem, o tym czy firma powinna złożyć wniosek do rejestru decyduje obszar, w którym prowadzi działalności i – jednocześnie – zakres tej działalności. Dotyczy to m.in. firm budowlanych.

Natomiast z urzędu do BDO wpisani zostaną przedsiębiorcy, którzy:

• uzyskali pozwolenie zintegrowane,
• uzyskali pozwolenie na wytwarzanie odpadów,
• uzyskali zezwolenie na zbieranie odpadów lub zezwolenie na przetwarzanie odpadów,
• uzyskali decyzję zatwierdzającą program gospodarowania odpadami wydobywczymi lub zezwolenie na prowadzenie obiektu unieszkodliwiania odpadów wydobywczych,
• uzyskali koncesję na podziemne składowanie odpadów,
• uzyskali wpis do rejestru działalności regulowanej w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości.

Kto nie musi się zarejestrować w BDO? Przykłady

Ustawa o odpadach dopuszcza pewne wyjątki, które zwalniają z obowiązku rejestracji. I tak, przedsiębiorca, który nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji odpadów, nie musi uzyskać wpisu do rejestru BDO.

Obowiązek wpisu do BDO nie dotyczy też firm, które podpiszą umowę na świadczenie usług w zakresie budowy, rozbiórki, remontu obiektów, czyszczenia zbiorników lub urządzeń oraz sprzątania, konserwacji i napraw. W takim przypadku wytwórcą odpadów będzie podmiot, który świadczy usługę, chyba że umowa o świadczenie usługi stanowi inaczej.

Przykład 1

X prowadzi firmę budowlaną. W trakcie wykonywania zleconych prac remontowych X wykorzystał i zużył kilkanaście świetlówek. X nie chce wpisywać się do rejestru BDO jako wytwórca odpadów. W takiej sytuacji X powinien zlecić wykonanie usługi konserwacji i naprawy oświetlenia firmie prowadzącej taką działalność jako podwykonawcy. Wówczas zgodnie z ustawą o odpadach, to firma świadcząca usługę konserwacji i naprawy oświetlenia będzie wytwórcą odpadów i to ona będzie zobowiązana do wpisu do rejestru BDO.

Przykład 2

W przypadku gdy kilku różnych przedsiębiorców wytwarzających odpady korzysta ze wspólnego lokalu, możliwe jest przeniesienie odpowiedzialności za wytworzone odpady na rzecz jednego z nich lub na rzecz wynajmującego lokal, pod warunkiem, że podmiot ten zapewni postępowanie z przyjętymi odpadami w sposób zgodny z prawem (art. 28 ustawy o odpadach). Przeniesienie odpowiedzialności za wytworzone odpady jest równoznaczne z przeniesieniem praw i obowiązków ciążących na wytwórcy odpadów. Konieczne jest tu jednak zawarcie umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

Warto też pamiętać, że odpady powstające w części socjalnej dla pracowników są traktowane jako odpady komunalne powstające w gospodarstwach domowych. Oznacza to, że nie podlegają one ewidencji, a ich wytwórcy zwolnieni są z obowiązku uzyskania wpisu do rejestru w BDO, w zakresie tych odpadów. Jednak w przypadku wszelkich pozostałych odpadów, które powstają w związku z prowadzoną działalnością, obowiązek wpisu do rejestru BDO w zakresie ich wytwarzania nadal pozostaje.

Zbieg zwolnień z prowadzenia ewidencji w rejestrze BDO

W przypadkach wskazanych w art. 71 ustawy o odpadach wytwórca odpadów może być zwolniony z prowadzenia karty ewidencji odpadów i prowadzić uproszczoną ewidencję odpadów, tj. wyłącznie w postaci karty przekazania odpadów. Dotyczy to przedsiębiorców, którzy:

• wytwarzają odpady niebezpieczne w ilości do 100 kilogramów rocznie lub
• wytwarzają odpady inne niż niebezpieczne, niebędące odpadami komunalnymi, w ilości do 5 ton rocznie.

Jeżeli oba te zwolnienia zachodzą jednocześnie tj. nie zostały przekroczone roczne ilości uprawniające do prowadzenia tylko karty przekazania odpadów, a jednocześnie ze względu na przekazywanie odpadów do sprzedawcy lub innego nieprofesjonalnego zbierającego odpady wytwórca odpadów jest zwolniony z wystawienia karty przekazania odpadów – wytwórca odpadów jest zwolniony z obowiązku prowadzenia ewidencji odpadów w pełnym zakresie.

W takim przypadku przedsiębiorca nie podlega również wpisowi do rejestru BDO. Jeżeli jest to wytwórca odpadów, który wyłącznie wytwarza odpady objęte wyżej opisanymi zwolnieniami z obowiązku prowadzenia ewidencji odpadów, w ogóle nie podlega obowiązkowi uzyskania wpisu do rejestru BDO.

Wpis do BDO

Od 1 stycznia 2020 wnioski powinny być składane wyłącznie za pośrednictwem formularza elektronicznego dostępnego na stronie internetowej www.bdo.mos.gov.pl. Składany wniosek wraz załącznikami musi być podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentacji podmiotu.

Do wniosku rejestrowego należy dołączyć:

1. oświadczenie o spełnieniu wymagań niezbędne do wpisu do rejestru, z informacją o braku okoliczności skutkujących wykreśleniem z rejestru oraz potwierdzające, że dane zawarte w składanym wniosku są zgodne ze stanem faktycznym;
2. kopię dowodu uiszczenia opłaty rejestrowej, o ile przedsiębiorca podlega obowiązkowi jej wniesienia.

Pozostałe załączniki, które należy dołączyć do wniosku uzależnione są od rodzaju prowadzonej działalności i wymienione w art. 53 ust. 7 pkt 2-6 ustawy o odpadach.

Podmioty, które są wpisywane do rejestru BDO na ich wniosek, mogą prowadzić działalność podlegającą wpisowi dopiero po jego uzyskaniu. Marszałek województwa na wpisanie do rejestru BDO ma 30 dni od momentu otrzymania kompletnego i poprawnego wniosku. Papierowe wnioski mogą składać jedynie przedsiębiorcy zagraniczni działający w Polsce.

Jak zmienić dane w rejestrze BDO?

Przedsiębiorca wpisany do rejestru zobowiązany jest do złożenia wniosku o zmianę wpisu w rejestrze w przypadku zmiany:

• informacji zawartych w rejestrze,
• zakresu prowadzonej działalności wymagającej wpisu do rejestru.

Wniosek aktualizacyjny powinien zostać złożony w terminie 30 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana. Aby to zrobić należy pisemnie wypełnić stosowny formularz i przekazać go marszałkowi województwa.

Wykreślenie z rejestru BDO

Z kolei przedsiębiorca, który trwale zaprzestał wykonywania działalności wymagającej wpisu do rejestru BDO ma obowiązek złożyć (również do marszałka województwa) wniosek o wykreślenie z rejestru. Do wniosku takiego dołącza się dowód uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 10 zł na konto.

Marszałek województwa może też z urzędu wykreślić przedsiębiorcę z rejestru. Stanie się tak m.in. w przypadku:

• nieuiszczenia przez przedsiębiorcę opłaty rocznej, w przypadkach gdy jest ona wymagana;
• cofnięcia lub wygaśnięcia decyzji związanych z gospodarką odpadami;
• stwierdzenia rażących nieprawidłowości w wykonywaniu przez przedsiębiorcę obowiązków określonych w przepisach ustawy;
• stwierdzenia rażących nieprawidłowości w wykonywaniu przez przedsiębiorcę obowiązków określonych w przepisach ustawy o obowiązkach przedsiębiorców w zakresie gospodarowania niektórymi odpadami oraz o opłacie produktowej, ustawy o recyklingu pojazdów wycofanych z eksploatacji, ustawy o bateriach i akumulatorach, ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi oraz ustawy o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym;
• stwierdzenia trwałego zaprzestania wykonywania przez przedsiębiorcę działalności wymagającej wpisu do rejestru;
• niezłożenia zaświadczenia, o którym mowa w art. 6 ust. 4a ustawy o obowiązkach przedsiębiorców w zakresie gospodarowania niektórymi odpadami oraz o opłacie produktowej.

Ponadto, marszałek województwa dokona z urzędu zmiany wpisu do rejestru, w sytuacji gdy przedsiębiorca prowadzi działalność objętą obowiązkiem wpisu do rejestru w więcej niż jednym zakresie, a przesłanki o których mowa powyżej dotyczą tylko niektórych zakresów działalności, a przedsiębiorca nie wystąpił z wnioskiem o zmianę danych lub wykreślenie.

Opłata rejestrowa do BDO

Opłatę rejestrową mają obowiązek uiścić przedsiębiorcy, którzy:

• wprowadzają sprzęt elektryczny i elektroniczny i autoryzowani przedstawiciele producentów takiego sprzętu;
• wprowadzających baterie lub akumulatory;
• wprowadzających pojazdy;
• producentów, importerów i wewnątrzwspólnotowych nabywców opakowań;
• wprowadzających na terytorium kraju produkty w opakowaniach;
• wprowadzających na terytorium kraju opony;
• wprowadzających na terytorium kraju oleje smarowe.

Opłatę rejestrową do BDO wpłaca się na rachunek bankowy właściwego urzędu marszałkowskiego, w kwocie:

• 100 zł – dla mikroprzedsiębiorcy,
• 300 zł – dla przedsiębiorcy innego niż mikroprzedsiębiorca.

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność podlegającą wpisowi do rejestru BDO w więcej niż jednym zakresie - zobowiązany jest do jednej - najwyższej opłaty rejestrowej. Jeśli przedsiębiorca nie uiści opłaty rejestrowej w wymaganej wysokości, marszałek województwa odmówi wpisu do rejestru.

Z opłaty rejestrowej zwolnieni są przedsiębiorcy:

• wpisani do rejestru, o którym mowa w ustawie o krajowym systemie ekozarządzania i audytu (EMAS), który składając wniosek o wpis do rejestru przedłoży informację potwierdzającą dobrowolny udział w systemie ekozarządzania i audytu (EMAS);
• którzy posiadali przed dniem 24 stycznia 2018 wpis do dotychczasowych rejestrów, są zwolnione z obowiązku uiszczenia opłaty rejestrowej;

Z obowiązku uiszczenia opłaty rejestrowej w roku, w którym złożyli wniosek o wpis do rejestru, są zwolnieni również przedsiębiorcy, którzy:

• przed dniem utworzenia rejestru (24 stycznia 2018 r.), złożyli marszałkowi województwa zawiadomienie zgodnie z art. 9 o obowiązkach przedsiębiorców w zakresie gospodarowania niektórymi odpadami oraz o opłacie produktowej, w brzmieniu obowiązującym przed dniem wejścia w życie ustawy o odpadach;
• złożyli zawiadomienie na podstawie art. 78 ust. 1 ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi.

Opłata roczna BDO

Opłatę roczną zobowiązani są uiścić wpisani do rejestru BDO przedsiębiorcy, którzy:

• wprowadzają sprzęt elektryczny i elektroniczny i autoryzowani przedstawiciele producentów takiego sprzętu;
• wprowadzają baterie lub akumulatory;
• wprowadzają pojazdy;
• producenci, importerzy i wewnątrzwspólnotowi nabywcy opakowań;
• wprowadzają na terytorium kraju produkty w opakowaniach;
• wprowadzają na terytorium kraju opony;
• wprowadzają na terytorium kraju oleje smarowe.

Opłatę roczną za dany rok należy wnieść na rachunek bankowy właściwego urzędu marszałkowskiego w terminie do końca lutego każdego roku.

Wysokość stawki opłaty wynosi dla:

• mikroprzedsiębiorców – 100 zł
• przedsiębiorców innych niż mikroprzedsiębiorcy – 300 zł

Opłaty rocznej nie uiszcza się w roku, w którym została uiszczona opłata rejestrowa.

Ponadto, opłaty tej nie wnosi przedsiębiorca wpisany do rejestru EMAS, w roku w którym uzyskał wpis do rejestru. Z obowiązku uiszczenia opłaty, w roku, w którym złożyli wniosek o wpis do rejestru, są zwolnieni również:

• przedsiębiorcy, którzy przed dniem utworzenia rejestru (24 stycznia 2018), złożyli marszałkowi województwa zawiadomienie zgodnie z art. 9 ustawy o obowiązkach przedsiębiorców w zakresie gospodarowania niektórymi odpadami oraz o opłacie produktowej, w brzmieniu obowiązującym przed dniem wejścia w życie ustawy z  o odpadach;
• przedsiębiorcy, którzy złożyli zawiadomienie na podstawie art. 78 ust. 1 ustawy z dnia o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi.

Numer rejestrowy BDO

Każdy przedsiębiorca zarejestrowany w BDO otrzymuje indywidualny numer rejestrowy. Firmy, które wnoszą opłatę rejestrową i opłatę roczną powinny umieszczać ten numer na dokumentach związanych z działalnością w zakresie wprowadzanych opakowań, produktów i odpadów. Dotyczy to w szczególności: faktur VAT, paragonów fiskalnych, umów kupna-sprzedaży, sprawozdań, kart przekazania i ewidencji odpadów.

Numeru rejestrowego nie trzeba umieszczać na dokumentach:

• kadrowych i związanych z bieżącą obsługą administracyjną i funkcjonowaniem biura firmy;
• przekazywanych do urzędu skarbowego;
• pozostałych dokumentach, które nie są związane z działalnością objętą wpisem do rejestru BDO.

Elektroniczna ewidencja odpadów

Od 1 stycznia 2020 każdy przedsiębiorca będący posiadaczem odpadów ma obowiązek prowadzić ewidencję odpadów.

Ewidencję prowadzi się za pośrednictwem specjalnego konta w BDO. Taka elektroniczna dokumentacja zastąpić ma dotychczasowe karty przekazania odpadów, karty ewidencji odpadów, karty ewidencji komunalnych osadów ściekowych czy karty ewidencji zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego.

Firmy, które nie są wpisane do rejestru BDO, nie mogą po 1 stycznia 2020 przekazywać wytworzonych odpadów firmom je zbierającym, ponieważ nie mają możliwości wystawienia niezbędnych dokumentów.

Każdy wytwórca, który ma obowiązek prowadzenia ewidencji odpadów musi sporządzać sprawozdania o wytwarzanych odpadach i o gospodarowaniu odpadami. Do tej pory dane z papierowych sprawozdań były wprowadzane do BDO za pośrednictwem elektronicznego formularza wypełnianego na indywidualnym koncie w BDO. Od 1 stycznia 2020 sprawozdania są przygotowywane elektronicznie w BDO – nie trzeba ich przenosić z dokumentacji papierowej. Docelowo dane do sprawozdań pobierane są automatycznie z dokumentów wprowadzonych do ewidencji. Zakres danych podawanych w sprawozdaniu jest różny dla różnych kategorii posiadaczy odpadów.

Kary do 1 mln złotych za niedopełnienie obowiązku wpisu do BDO

Przedsiębiorcom, którzy nie dopełnią obowiązków związanych z wpisem do BDO grożą kary w postaci grzywien, a nawet aresztu - wymierzane przez sądy. Dodatkowo nakładane będą administracyjne kary pieniężne nakładane przez Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Środowiska.

Areszt bądź grzywna grożą przedsiębiorcy, który pomimo obowiązku:

• nie złoży wniosku o wpis do Rejestru BDO;
• nie złoży wniosku o zmianę wpisu;
• nie złoży wniosku o wykreślenie z rejestru;
• złoży wniosek niezgodny ze stanem faktycznym;
• naruszy obowiązki sprawozdawcze i ewidencyjne.

Wysokość kary grzywny wynosi od 100 zł do nawet 1 mln zł.

Administracyjne kary pieniężne nakładana będą w przypadku:

• prowadzenia działalności bez wymaganego wpisu do rejestru BDO;
• nieumieszczania numeru rejestrowego, nadawanego przy okazji rejestracji w rejestrze BDO na dokumentach sporządzanych w związku z prowadzoną działalnością.

Administracyjna kara pieniężna wynosi od 5000 zł do 1 mln zł.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (tekst jedn. Dz.U. z 2019 r. poz. 701 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Środowiska z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie rodzajów odpadów i ilości odpadów, dla których nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji odpadów (Dz.U. z 2019 r. poz. 2531).