SWZ, czyli specyfikacja warunków zamówienia. Instrukcja opracowania SWZ

Zadaniem specyfikacji warunków zamówienia (SWZ, a przed 1 stycznia 2021 SIWZ, czyli specyfikacji istotnych warunków zamówienia) jest przekazanie informacji i wskazówek, które są konieczne dla przygotowania oferty, a następnie jej oceny przez zamawiającego. Specyfikacja warunków zamówienia zasadniczo stosowana jest w zamówieniach publicznych, jednak w każdym przetargu, a nawet zapytaniu ofertowym SWZ ułatwiają relację między potencjalnym wykonawcą a inwestorem.

Spis treści

1. SWZ w zamówieniach publicznych
2. SWZ część I – informacja wraz z instrukcją
3. SWZ część II – projekt lub inny dokument opisujący przedmiot zamówienia
4. Część III – projekt umowy

SWZ w zamówieniach publicznych

Specyfikacja warunków zamówienia ma kluczowe znaczenie podczas postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Do sporządzenia SWZ zamawiający zobowiązany jest na mocy Prawa zamówień publicznych (Pzp), a regulacje w tej sprawie zawarto w art. 36 ustawy [Ustawa z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych, Dz.U. 2018 poz. 1986]. Obowiązek ten dotyczy prawie wszystkich znanych trybów postępowań w przedmiocie udzielenia zamówienia. Wyjątkiem od tej reguły są zamówienia z wolnej ręki oraz licytacja elektroniczna.

W zamówieniach na rynku komercyjnym nie ma obligatoryjnego obowiązku sporządzania dokumentu pod taką nazwą i nie ma też żadnych regulacji w tym zakresie. Dobrą praktyką jest jednak nawet w przypadku zamówień na rynku komercyjnym przygotować tego typu dokument. Niezależnie, czy dokument ten nazwiemy SWZ czy też „Instrukcją dla oferentów” lub „Ogólnymi warunkami realizacji inwestycji”, to w każdym z przypadków będzie on zawierał podobne informacje. SWZ zasadniczo zawiera trzy podstawowe części, tj. I – informacja wraz z instrukcją dla oferentów, II – projekt lub inny dokument jasno opisujący przedmiot zamówienia (np. program funkcjonalno-użytkowy w przypadku zamówień pod klucz) i część III – projekt umowy.

SWZ część I – informacja wraz z instrukcją

Ta część specyfikacji warunków zamówienia powinna zawierać:

• nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego,
• tryb udzielenia zamówienia – dotyczy to zamówień publicznych, gdyż w przypadku zamówień na rynku komercyjnym zamawiający zapraszają do przetargu znane sobie firmy,
• opis przedmiotu zamówienia – w przypadku zamówień publicznych co powinno znaleźć się w opisie przedmiotu zamówienia reguluje art. 29 ust. 1 Prawa zamówień publicznych,
• oczekiwany termin wykonania zamówienia,
• warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków,
• wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu,
• informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami,
• wymagania dotyczące wadium – jeżeli takowe występuje w postępowaniu,
• termin związania ofertą,
• opis sposobu przygotowywania ofert – tę część specyfikacji warto przygotować bardzo starannie gdyż podczas sprawdzanie ofert będzie to bardzo pomocne i oszczędzi to sporo czasu,
• miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert,
• opis sposobu obliczenia ceny,
• opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert,
• informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy,
• wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
• istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy,
• pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia – ma to zastosowanie w zasadzie w przypadku zamówień publicznych. Zamówienia na rynku komercyjnym regulowane są poprzez zapisy Kodeksu cywilnego oraz Prawo gospodarcze.

W zakresie sposobu przygotowania specyfikacji warunków zamówienia, na rynku dostępne są również standardy, które w znaczący sposób ułatwiają przygotowanie takiego dokumentu. Przykładem takiego standardu mogą być procedury FIDIC (Fédération Internationale Des Ingénieurs-Conseils), które w Polsce popularyzowane są poprzez SIDiR, czyli Stowarzyszenie Inżynierów Doradców i Rzeczoznawców, zrzeszające osoby fizyczne, głównie niezależnych inżynierów budownictwa, prawników i ekonomistów oraz prywatne firmy w charakterze członków wspierających, zajmujących się doradztwem inżynierskim obejmującym między innymi: przygotowanie studiów wykonalności, projektowanie, nadzór nad realizacją robót budowlanych, zarządzanie procesem inwestycyjnymi zgodnych ze standardami międzynarodowymi.

SWZ część II – projekt lub inny dokument opisujący przedmiot zamówienia

W przypadku zamówień dotyczących robót budowlanych, projekt wykonawczy będzie nieodzownym elementem dokumentacji przetargowej. Pozwala on na możliwie precyzyjne określenie zakresu robót oraz samej wartości zamówienia. Niestety, w Prawie budowlanym nie ma regulacji co powinno znaleźć się w takiej dokumentacji. Jedyne regulacje w tym zakresie można odnaleźć w Rozporządzeniu Ministra i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego.

Wartym podkreślenia jest fakt, że ministerstwo wprowadziło tę regulację jako przepis wykonawczy do ustawy Prawo zamówień publicznych. Niestety, jest to rozwiązanie wadliwe. Po pierwsze – zasadniczo ogranicza się do zamówień publicznych, po drugie – nie określa praw i obowiązków autorów tych projektów oraz ich odpowiedzialności za wykonany projekt. W świetle obecnych regulacji, autorzy projektów wykonawczych nie muszą mieć uprawnień budowlanych. Jednak normalną praktyką jest to, że autorami projektu wykonawczego są autorzy projektu budowlanego. Niemniej jednak, warto jest w czasie postępowania przekazać oferentom rzetelnie wykonany projekt wykonawczy. Pozwoli to na uniknięcie w realizacji wielu problemów i pomorze zaoszczędzić wszystkim stronom wielu nerwów i kosztów finansowych.

Część III – projekt umowy

W przypadku zamówień publicznych zasadniczo nie ma mowy o negocjacji warunków umownych. W zamówieniach na rynku komercyjnym warunki umowne są najczęściej przedmiotem negocjacji i mogą dotyczyć praktycznie wszystkich istotnych warunków umowy. Poniżej w skrócie przedstawiona podstawowa struktura umowy.   

Przedmiot umowy. Konieczne jest precyzyjne określenie obiektu, który będzie realizowany. Należy wskazać jednoznacznie na podstawie, jakiego projektu oraz gdzie będzie zlokalizowany. W umowie trzeba wskazać oznaczenie nieruchomości oraz podać numer pozwolenia na budowę.

Obowiązki stron. Głównym obowiązkiem wykonawcy jest zrealizowanie obiektu budowlanego zgodnie z projektem i sztuką budowlaną. Z drugiej strony, inwestor zobowiązany jest do dostarczenia wykonawcy niezbędnych dokumentów oraz do terminowej zapłaty wynagrodzenia. Watro jest rozszerzyć obowiązki wykonawcy i zobowiązać go do informowania inwestora o zamiarze zawarcia umów z podwykonawcami. Ma to kluczowe znaczenia dla bezpieczeństwa finansowego inwestora i ograniczenia ryzyka dwukrotnej zapłaty za raz wykonane roboty. Wynika to z faktu, że podwykonawcy mają możliwość korzystania z ochrony, jaką przewiduje Kodeks cywilny w art. 647.

Termin realizacji. W umowie jednoznacznie należy wskazać wszystkie daty kluczowe dla realizacji projektu tj. datę przekazania placu budowy, datę rozpoczęcia robót budowlanych przez wykonawcę oraz termin zakończenia prac i przekazania ukończonej inwestycji inwestorowi. Jednoznaczne określenie najważniejszych dla projektu dat ma kluczowe znaczenie dla późniejszej kontroli przebiegu inwestycji i ewentualnego naliczania kar umownych za powstałe opóźnienia.

Przejęcie robót. Należy w sposób precyzyjny określić zasady dotyczące przejęcia robót przez inwestora, ma to zasadnicze znaczenie chociażby z punktu widzenia biegu gwarancji i odpowiedzialności za wady.

Wynagrodzenie. Każdy kontrakt budowlany powinien zawierać ustalenia, co do ceny kontraktowej i płatności. Cena kontraktowa to suma wartości wszystkich prac. Należy ponadto ustalić, czy jest ona ryczałtowa czy też określana na podstawie kosztorysu powykonawczego..

Zabezpieczenie. Zazwyczaj inwestor przed przystąpieniem przez generalnego wykonawcę do robót budowlanych może zażądać od niego przedłożenia gwarancji dobrego wykonania.

Kary umowne. W umowie powinny być też przewidziane kary umowne dla obu stron. Dla wykonawcy będą to kary za spowodowane przez niego opóźnienia prac, nieuzasadnione odstąpienie od umowy oraz opóźnienia w usuwaniu wad. Inwestor przykładowo może być karany za nieterminową płatność za uznane roboty. Mogą to być również kary, np. za niedostarczenie w terminie urządzeń, które powoduje powstanie u generalnego wykonawcy przestój i opóźnienia.     

Odpowiedzialność za wady. W kontrakcie budowlanym należy przewidzieć okres zgłaszania wad. W przypadku inwestycji deweloperskich okres ten to 5 lat.

Odstąpienie od umowy. Sporządzając umowę warto jest wprowadzić zapisy dotyczące sytuacji, w których strony mogą odstąpić od umowy. Dla inwestora może być to przypadek, w którym wykonawca spowodował rażąco duże opóźnienie, którego nie będzie w stanie nadrobić. W przypadku wykonawcy może to być przypadek, w którym inwestor unika wypłaty wynagrodzenia pomimo uznania wykonanych robót. W takich przypadkach należy również przewidzieć odpowiednie kary umowne.

W zakresie sposobu przygotowania umowy o roboty budowlane można spróbować zastosować standardy FIDIC, w postaci tzw. czerwonej książki (od koloru okładki) zawierającej „Warunki Kontraktu na budowę dla robót budowlanych i inżynieryjnych projektowanych przez zamawiającego”.

Podsumowując, dobre przygotowanie SWZ oraz przeprowadzenie przetargu to zadanie złożone oraz czasochłonne. Istnieje wiele zagadnień i spraw, na które należy zwrócić uwagę. W proces powstawania dokumentów przetargowych powinien być zaangażowany zarówno inżynier jak i prawnik. Warto jednak poświęcić czas i środki na ich rzetelne przygotowanie. Poprawne dokumenty przetargowe oraz rzetelnie przeprowadzona procedura przetargowa to kamienie węgielne późniejszej realizacji, które pozwolą na oszczędność czasu i zminimalizowanie wielu ryzyk i kłopotów.

Autor artykułu – Rafał Dybicz – jest specjalistą w zakresie zarządzania projektami budowlanymi, tworzenia i zarządzania budżetem i kontroli kosztów, a także nadzoru nad realizacją prac budowlanych. Kontakt z autorem.

dr inż. Rafał Dybicz