Certyfikaty - jak zwiększyć wiarygodność firmy - część I
Zdaniem ekspertów, przyczyną coraz powszechniejszego wdrażania systemów zarządzania jakością jest zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstwa na rynku, a także uporządkowanie struktur i systemu zarządzania w firmie. Dzięki zdobytym certyfikatom, wzrasta jakość funkcjonowania samej firmy, łatwiej rozliczać z obowiązków pracowników, gdyż precyzyjnie można określić wykonywane przez nich zadania.
Firmom mającym odpowiednie certyfikaty dotyczące np. ochrony środowiska łatwiej wygrać w przetargach publicznych, firmy takie mają również łatwiejszą drogę przy ubieganiu się o różnorakie zezwolenia inwestycyjne itd. Coraz częściej zdarza się także, że posiadanie certyfikatów wymuszają na firmie jej partnerzy handlowi, którzy domagają się potwierdzenia wysokiej jakości świadczonych usług bądź sprzedawanych produktów.
Brak tego systemu bardzo często dyskwalifikuje firmę.
Obecnie w Polsce działa kilkadziesiąt firm specjalizujących się w pomocy w zdobywaniu odpowiedniego certyfikatu.
Systemy zarządzania jakością ISO
Obecnie w Polsce najpopularniejszym systemem zarządzania jakością są normy ISO. Seria norm ISO jest bardzo rozbudowana, określa zarówno standardy ogólne dla funkcjonowania przedsiębiorstwa, jak również rozwiązania bardziej szczegółowe specyficzne dla poszczególnych branż.
Bazą stanowiącą punkt wyjścia do przyjęcia bardziej zaawansowanych rozwiązań jest norma ISO 9001:2000, która dotyczy systemu zarządzania jakością przedsiębiorstwa. Na jej podstawie przedsiębiorca może wdrażać bardziej szczegółowe rozwiązania. Takie zawierają m.in. normy ISO 14001, które określają wymagania ochrony środowiska w firmie.
Certyfikaty ISO
Generalnie normy ISO 9001: 2000 dotyczą wymagań, jakie ma spełniać system zarządzania jakością firmy, a nie jej produkt. System służy uzyskaniu i utrzymaniu w sposób ciągły odpowiedniego stopnia wiarygodności gwarantującego, że wytwarzane produkty będą spełniać ustalone wymagania jakościowe.
ISO 9001: 2000 nie zawiera gotowych rozwiązań wskazujących, jak powinno być zarządzane przedsiębiorstwo, aby jego funkcjonowanie i produkty były najwyższej jakości, a jedynie wytyczne do zarządzania jakością. Dzieje się tak dlatego, że każde przedsiębiorstwo ma własną specyfikę, własne środowisko, w którym działa.
Normy jakościowe stwarzają możliwość opracowania systemów zarządzania jakością dla poszczególnych gałęzi przemysłowych czy przedsiębiorstw. Można je również zastosować w sektorach użyteczności publicznej, takich jak bankowość, gastronomia, szpitalnictwo itd.
INSTRUKCJA
Jak wdrożyć system zarządzania jakością?
ETAP 1
Podejmij decyzję
Główny wysiłek wdrożenia systemu zarządzania jakością spoczywa na samej firmie. Ponieważ systemy nie zawierają gotowych, modelowych rozwiązań, przedsiębiorcy sami muszą wypracować rozwiązania systemowe, w oparciu o określone standardy.
Pierwszym krokiem może być więc przeczytanie egzemplarza normy i zapoznanie się z postawionymi wymaganiami. Na tym etapie kierownictwo przedsiębiorstwa może zdecydować, czy wdrożenie i certyfikacja systemu przyniesie korzyść dla firmy.
Następnie kierownictwo firmy musi podjąć decyzję o rozpoczęciu wdrażania systemu. W przedsiębiorstwie powinien zostać wyznaczony pracownik lub specjalny zespół do opracowania, wdrożenia i rozwijania systemu zarządzania.
ETAP 2
Sporządź harmonogram
Firma musi samodzielnie ustalić harmonogram działań i stworzyć określoną wymaganiami normy księgę jakości. W księdze powinien znaleźć się dokładny opis firmy i najlepsze zastosowane rozwiązania, zastosowane, żeby konsekwentnie spełniać oczekiwania klienta. W księdze powinny zostać również określone standardy postępowania w każdej sytuacji.
Następnie firma musi opracować i wdrożyć w życie procedury systemu przewidzianego w danej normie. Procedury opisują procesy zachodzące w firmie i najlepsze rozwiązania, aby osiągnąć sukces w tych procesach.
ETAP 3
Powołaj audytorów
Kiedy procedury postępowania zostaną wdrożone, firma musi powołać audytorów wewnętrznych, odpowiedzialnych za nadzorowanie i sprawdzenie systemu. Po przeprowadzaniu całej serii audytów i po upewnieniu się, że całość systemu działa w praktyce bez zarzutu, firma może rozpocząć proces certyfikacyjny.
ETAP 4
Uzyskaj certyfikat
Firma, która wdrożyła system zarządzania jakością, zgłasza się do jednostki certyfikującej z odpowiednim wnioskiem o wydanie certyfikatu.
Firma certyfikująca sporządza szczegółowy katalog pytań dotyczących specyfiki działalności przedsiębiorstwa i obszaru, w którym przedsiębiorstwo działa. Jednostka certyfikująca może też przeprowadzić audyt wstępny, który jest nie obowiązkowy i może zostać przeprowadzony na życzenie przedsiębiorstwa. Celem tego audytu jest identyfikacja obszarów niezgodności. Audyt wstępny daje pewność, że cała późniejsza procedura zakończy się pomyślnie.
Firma certyfikująca dokonuje oceny dokumentacji systemowej firmy pod kątem wprowadzenia odpowiednich procedur przewidzianych w normie. Następnie przeprowadzany jest audyt certyfikacyjny. Audytorzy badają elementy działania systemu we wszystkich komórkach organizacyjnych, przeglądają materiały, które wiążą się z tym systemem, przeprowadzają wywiady z pracownikami dotyczące zarządzania jakością w firmie. Na tej podstawie podejmują decyzję o przyznaniu certyfikatu.
Po przyznaniu certyfikatu ISO (na 3 lata) rozpoczyna się etap nadzorczy, który polega na corocznej kontroli funkcjonowania całego systemu. Po trzech latach przeprowadzany jest audyt recertyfikujący, przedłużający ważność certyfikatów.
Ile to kosztuje?
Koszty uzyskania certyfikatu uzależnione są głównie od wielkości firmy. W przypadku firmy zatrudniającej ok. 300 pracowników, audyt certyfikacyjny może kosztować ok. 5,5 tys. euro, audyt nadzorczy ok. 2 tys. euro oraz audyt recertyfikacyjny ok. 3,5 tys. euro. W przypadku mniejszych firm, koszty te są znacznie mniejsze.
