Szwajcar negocjuje metodycznie
Szwajcaria jest współorganizatorem Euro 2008. Może wspólne kibicowanie zaowocuje w przyszłości wspólnymi biznesami pomiędzy naszymi krajami? Warto więc przygotować się zawczasu do prowadzewnia negocjacji z mieszkańcami tego najbardziej górzystego państwa na świecie, silnie zróżnicowanego etnicznie. Około 65% ludności posługuje się językiem niemieckim, 18% francuskim, 10% włoskim, pozostali zaś używają języka retoromańskiego.
Jak rozmawiać
Szwajcarzy przenoszą cechy kulturowe swojej grupy etnicznej na sposób prowadzenia negocjacji. Dlatego dobrze jest pertraktować ze Szwajcarem z Genewy, jeśli ma się za sobą doświadczenia negocjacyjne z partnerem francuskim. Ktoś, kto poznał specyfikę negocjowania z Niemcami, w szczególności z południowo-zachodnich landów, bezbłędnie poprowadzi rozmowy z kontrahentem z Zurichu, a znawca psychiki włoskiego negocjatora świetnie poradzi sobie ze Szwajcarem z Lugano.
Rozmowy powinny być prowadzone w języku danej grupy etnicznej, jeśli jednak wybiera się inny (najczęściej angielski), wówczas w dobrym tonie jest znać przynajmniej kilka słów lub zdań w języku ojczystym naszego gospodarza. Witając się, czy zwracając się do kontrahenta w trakcie negocjacji, mówmy więc: Herr, Frau lub Fräulein do niemieckojęzycznego, Monsieur, Madame lub Mademoiselle do francuskojęzycznego oraz Signor, Signora, Signorita do włoskojęzycznego.
Metodyczność przygotowań
Przed wyjazdem należy korespondencyjnie lub telefonicznie uzgodnić terminy i zakres rozmów. Nie powinno się działać "z marszu". Trzeba też być punktualnym - w ojczyźnie przemysłu zegarmistrzowskiego jest to szczególnie istotne.
W trakcie rozmów należy zwięźle referować swoje propozycje i racje. Dokumentacja uzasadniająca stanowisko, jeśli tego wymaga przedmiot negocjacji, powinna być autentyczna i nie budzić wątpliwości.
Prezentacja produktu lub usługi musi być przeprowadzona fachowo, według logicznego scenariusza. Na tym etapie procesu negocjacyjnego szwajcarski kontrahent ocenia przede wszystkim staranność, z jaką prezentacja została przygotowana. Im więcej dostrzeże ciekawych pomysłów na przedstawienie produktu, tym przychylniej odniesie się do dalszych działań partnera.
Podczas prezentacji warto jest wykorzystać nowoczesne urządzenia, np. laserowy ołówek ułatwiający pokazywanie szczegółów na planszy czy pulsator działający w podczerwieni, podświetlający fragmenty wykresu. Kupcy szwajcarscy, dla których najnowsze osiągnięcia techniki są chlebem powszednim, na pewno to docenią. A stąd już tylko jeden krok do nabrania zaufania również do samego produktu, którego dotyczą negocjacje.
Wspólną cechą negocjatorów szwajcarskich jest metodyczność. Każda wątpliwość musi być więc omówiona, a sprawy nie dopowiedziane - wyjaśnione. W konsekwencji jednak sam proces negocjacyjny trwa stosunkowo długo, a postęp rozmów jest nieznaczny, tym bardziej że - tradycyjnie - decyzje zapadają na wyższym szczeblu zarządzania. Te drobiazgowe rozmowy mogą więc czasami irytować, ale są nieocenione na etapie końcowych uzgodnień: dzięki nim wpadki się nie zdarzają.
Konsekwentnie do celu
Do negocjacji, podobnie jak do wszystkich innych spraw, Szwajcarzy podchodzą sumiennie i profesjonalnie. Plan rozmów jest starannie przygotowany, nie ma mowy o improwizacji lub koncepcji, że "jakoś sobie damy radę". Szwajcarzy nie poddają się chwilowym emocjom. Wyznaczają sobie konkretne, realne cele i konsekwentnie dążą do ich osiągnięcia.
Mają duże wymagania wobec swoich partnerów, co szczególnie Polakom - preferującym raczej improwizację niż solidne przygotowanie rozmów - stwarza wiele trudności.
Szwajcarzy nie targują się zawzięcie o każdego dolara, co jest cechą tak wielu kupców na świecie. Podobnie jak Szwedzi, mają dobrą orientację co do kosztu produktu, a negocjacje - według nich - mają jedynie przybliżyć stanowiska, a nie radykalnie je zmieniać. Dlatego cena bądź inne warunki kontraktu nie powinny być obłożone zbyt wysokim "marginesem negocjacyjnym".
Szwajcarzy niechętnie uciekają się do technik presji psychologicznej, unikają impasu i innych sytuacji hamujących postęp rozmów. Sami również źle znoszą podobne techniki. Dlatego zaleca się kooperacyjny, a nie konfrontacyjny, styl negocjacji. Należy stosować techniki wskazujące na podobieństwo, a nie różnice stanowisk, raczej wolniejsze tempo rozmów, łagodną, ale merytorycznie uzasadnioną perswazję i nie demonstrować siły czy bezwzględnego uporu.
Jeśli rozmowy są wieloetapowe i składają się z serii oddzielnych sesji, wskazane jest spisywanie cząstkowych uzgodnień lub potwierdzanie listem lub faksem osiągniętego stanu rozmów.
Podobnie jak cały przebieg negocjacji, również sam kontrakt jest dosyć szczegółowy. Należy zwrócić uwagę na klauzulę arbitrażową. Aczkolwiek nie ma przeciwwskazań do rozstrzygania ewentualnych sporów przez sąd arbitrażowy w Szwajcarii (jest on bardziej fachowy i obiektywny niż w wielu innych krajach), lepiej tego unikać ze względu na wysokie koszty procesu. Mogą sobie na niego pozwolić tylko niektóre najbogatsze firmy.
Pamiętaj, że...
Szwajcarzy - zarówno mężczyźni, jak i kobiety - witając się, mocno ściskają dłoń. W kontaktach z zagranicznymi partnerami handlowymi są dosyć formalni. Tego dystansu nie należy zmniejszać zbyt szybko. Dopiero wspólne, pozytywne doświadczenia pozwolą przejść na "ty" z partnerem szwajcarskim.
Tematy wstępnej konwersacji powinny dotyczyć Szwajcarii jako kraju gór, lodowców, przyrody, a także sportu. Oprócz piłki nożnej (duży sukces drużyny szwajcarskiej w eliminacjach do Mistrzostw Świata w 1994 r.), słynni są kolarze, ale najpopularniejsze są sporty zimowe. Dobrze jest znać kilka nazwisk i rekordów z ostatniego sezonu.
Nie należy zadawać pytań osobistych. Nie można również okazywać połączonego z zazdrością zachwytu nad bogactwem Szwajcarii i Szwajcarów. I chociaż prawie 35 000 USD średniego dochodu rocznie na jednego mieszkańca musi robić olbrzymie wrażenie na każdym cudzoziemcu, bogactwo nie jest najwdzięczniejszym tematem rozmowy. Typowa dla Szwajcarów oszczędność, niechęć do afiszowania się ze swoimi dochodami, umiar we wszystkich dziedzinach życia prywatnego, społecznego i państwowego, powoduje, że pieniądze to temat tabu.
