W Szwecji negocjuje średni managament

Rynek szwedzki to relatywnie wysokie ceny, bezpieczne warunki płatności, trwała współpraca oraz - co jest nie bez znaczenia dla eksporterów polskich - mała odległość i dobra komunikacja.

Informacje ogólne

Jest to rynek bardzo trudny do zdobycia, a jeszcze trudniejszy do utrzymania - nie toleruje tandety, niepunktualnych dostaw oraz bałaganu w dokumentach.

Twarde reguły

Szwedzi mają opinię twardych negocjatorów, postępujących według ustalonej wcześniej metody, co utrudnia zmianę stanowiska i zmniejsza możliwość elastycznego podejścia do negocjowanych szczegółów. Równocześnie potrafią konsekwentnie dążyć do uzyskiwania ustępstw dla siebie.

Istotna jest dla nich jakość produktu i opinia, jaką cieszy się dostawca, przestrzeganie terminów realizowania zamówień i skrupulatnie prowadzona dokumentacja. Także cena nie jest bez znaczenia. Wysokie koszty dystrybucji, głównie z uwagi na płace i podatki sprawiają, że importerzy skandynawscy analizują ceny z dużą wnikliwością. Nie można liczyć na ich wspaniałomyślność. Nie poświęcają dużo czasu na zwykłe targowanie się, natomiast szczegółowo rozpatrują inne aspekty negocjowanego kontraktu. Spodziewają się, że cena będzie przemyślaną propozycją dostawcy, zostanie zatem ustalona na poziomie możliwym do zaakceptowania. Olbrzymie znaczenie Szwedzi przypisują punktualności, dlatego na umówioną rozmowę nie powinno się przychodzić nawet z najmniejszym opóźnieniem. Pierwsze spotkanie należy wcześniej uzgodnić.

Ważna jest profesjonalnie przeprowadzona prezentacja produktu: trzeba ograniczyć się do faktów i być konkretnym. Demonstrację produktu i omówienie jego zalet powinno się przeprowadzić w sposób zwięzły i logiczny.

Decyzje podejmowane są na ogół przez menedżerów średniego szczebla, chociaż kurtuazyjne konwersacje mogą być prowadzone także z naczelnym kierownictwem firmy. Przygotowując sobie plan spotkania, należy wziąć ten fakt pod uwagę. Rola owego średniego szczebla kierowniczego w podejmowaniu decyzji, choć istotna, nie jest jednak decydująca. Charakterystyczną cechą zarządzania w firmach szwedzkich są szerokie pełnomocnictwa udzielane przez naczelne kierownictwo, jednak to właśnie ono często chce mieć ostatnie słowo w negocjowanych kwestiach. Niekiedy może to wywoływać wrażenie dosyć powolnego tempa załatwiania spraw. W rzeczywistości chodzi o rozważny wybór, więc nim przełożony zadecyduje, musi znaleźć czas na wysłuchanie uwag i sugestii bezpośrednich negocjatorów.

Podpisanie kontraktu

Praktyczne działania po podjęciu decyzji (podpisanie porozumienia, otwarcie akredytywy, uzyskanie licencji, wysłanie wzorów, rysunków itp.) przebiegają sprawnie i w dosyć szybkim tempie, zgodnie z przyjętym harmonogramem. Formułowanie kontraktu, jego poszczególnych punktów i klauzul przebiega szybko i fachowo. Kontrakt jest szczegółowy, a tzw. ogólne warunki są niekiedy ustalane dość drobiazgowo.

Po zakończeniu rozmów, jeśli strony osiągnęły porozumienie, a kontrakt opiewał na dużą sumę, można oczekiwać zaproszenia na obiad czy kolację do lepszej niż przeciętna restauracji. Nie wypada wówczas pierwszemu wznosić toastu na cześć gospodarza lub najstarszego rangą przedstawiciela kierownictwa firmy. Nie należy też brać kieliszka do ręki, zanim gospodarz nie uczyni tego pierwszy, mówiąc "skoal", co odpowiada naszemu "na zdrowie".

Pamiętaj, że...

W tym kraju podatki należą do najwyższych na świecie. Ale Szwedzi rozumieją, że to właśnie one są podstawą finansowania programów socjalnych, które stawiają ich kraj w światowej czołówce. Dla wielu z nich wypełnianie tego obowiązku oraz jego celowość nie podlega więc dyskusji. Stąd rada: choć często tematem, zbliżającym do siebie partnerów z różnych krajów, jest wspólna krytyka systemów podatkowych, jeśli chodzi o Szwedów - nie jest to temat bezpieczny. Nie należy także wychwalać zalet jakiegoś poznanego już regionu Szwecji w rozmowie z mieszkańcem innego regionu, gdyż Szwedzi bardzo często są przywiązani do tej części kraju, w której mieszkają.

Nie powinno się również podkreślać różnic między Szwecją a sąsiednimi krajami, ze względu na żywe wśród Szwedów poczucie wspólnoty z całą kulturą skandynawską.

Sprawy osobiste, prywatne, nie wiążące się z przedmiotem negocjacji, także nie są dobrym tematem rozmowy.

Właściwe tematy to sport - chyba większość nowoczesnych dyscyplin: piłka nożna, narciarstwo, hokej, tenis ziemny i stołowy, żeglarstwo; życie kulturalne - aktualny program ważniejszych teatrów, ciekawsze filmy; troska o ochronę środowiska i wszelkie związane z tym problemy krajowe, międzynarodowe, światowe.

W wielu podręcznikach można znaleźć wskazówkę, że w kontaktach ze Szwedami mile widziana jest znajomość chociaż kilku słów w języku szwedzkim.