Biuro pokolenia Y
W dzisiejszych biurach pracują przedstawiciele różnych pokoleń. Jednak coraz częściej dominującą siłą są tzw. millennialsi, czyli osoby urodzone po 1980 roku. Ich preferencje i przyzwyczajenia mają wpływ na wygląd przestrzeni biurowej. Jak zaaranżować siedzibę firmy stymulującą kreatywność i efektywność pokolenia Y?
Pracownicy, którzy mają dziś 24–36 lat, nowe technologie mają we krwi. Dla nich posługiwanie się smartfonem czy aparatem cyfrowym oraz korzystanie z mediów społecznościowych jest całkowicie naturalne. Są bombardowani rozmaitymi informacjami. Różnorodność, jakiej doświadczają i ich zmieniający się styl życia, są motorem ewolucji w biurach.
| 41% przedstawicieli pokolenia Y preferuje pracę w zespole, a 32% bardziej od konwencjonalnych miejsc spotkań docenia nieformalne. CABE. (2005). The impact of office design on business Performance. Commission for Architecture & the Built Environment and the British Council for Offices, 1-79. |
Czego więc oczekują od miejsca pracy? Można powiedzieć, że idealnie wpisują się w słowa Sergey Brina, współzałożyciela Google, który swój sukces upatruje m.in. w swobodzie, jaką zagwarantowano mu na wczesnym etapie edukacji. Zawsze podkreślał, jak dużo zawdzięcza edukacji Montessori, która w pewnym sensie daje uczniom dużo więcej wolności do robienia rzeczy w ich własnym tempie.
Jedną z ważniejszych dla przedstawiecieli pokolenia Y kwestii jest brak jakichkolwiek barier. Odnosi się to zarówno do stylu zarządzania, jak i do przestrzeni. Menedżerowie nie mają ich kontrolować, ale inspirować i angażować w proces podejmowania decyzji. Natomiast miejsce pracy ma wyzwalać kreatywność, ale też pozwolić na wybór, w jaki sposób i w jakim miejscu będą realizowali swoje zadania. Ważne jest to, żeby pokoleniu Y nie narzucać sztywnych ram i umożliwić nieustrukturyzowany przepływ informacji. Dla 70% z nich niezależny i mniej sformalizowany styl pracy w biurze decyduje o jej atrakcyjności. Idąc tym tropem, można zwiększyć szanse na przyciągnięcie talentów do organizacji oraz poprawić efektywność pracowników.
| 96% usatysfakcjonowanych pracowników ma w pracy dostęp do stref socjalnych. Congdon, C., Flynn, D., & Redman, M. (2014). Balancing “We” and “Me”. Harvard Business Review, 92(10), 50-57. |
Aby zobaczyć, jak przestrzeń biurowa wpływa na pracownika, a co najważniejsze, jakie trendy biurowe dzisiaj pozwalają firmom z listy Fortune 500 zatrudniać najlepszych, warto prześledzić ewolucję biur.
Biura komórkowe
Wciąż często spotykane, charakteryzują się zamkniętymi enklawami, które swoją wielkością wskazują na pozycję w firmie. Głównymi zaletami takiego biura są prywatność i status. W takich przestrzeniach komunikacja międzyzespołowa czy interakcje są zazwyczaj mocno sformalizowane.
Biuro typu open space
Wielkoprzestrzenne miejsca, w których biurka pracowników są porozstawiane na dużej przestrzeni, bez podziałów funkcjonalnych. To rozwiązanie bardzo popularne z uwagi na relatywnie wysoką wydajność przestrzeni w stosunku do liczby pracowników. Jednak, czy ludzie lubią w nich pracować?
| Biuro zapewniające możliwość skupienia oraz współpracy poprawia satysfakcję pracowników o 35%. Gensler (2013). U.S. Workplace Survey. |
Jak open space może oddziaływać na obecnie dominujące pokolenie pracowników? Czy wystarczy, aby pobudzić ich kreatywność? Niezupełnie.
Koncepcja biura ABW
To aktywności, które podejmujemy na co dzień w biurach, powinny determinować aranżację przestrzeni. Biuro elastyczne, czyli takie, w którym zatrudniony może wybrać miejsce pracy, w zależności od aktywności, którą wykonuje lub zadania, które musi zakończyć, nazywamy Activity Based Working. Tutaj tradycyjny podział hierarchiczny nie istnieje, a często również pracownicy nie mają przypisanego biurka. Biuro zaprojektowane w koncepcji ABW ma wpływ na:
- wzrost produktywności,
- polepszenie wizerunku firmy oraz kultury pracy,
- rozszerzenie współpracy, komunikacji i dzielenie się wiedzą pomiędzy zespołami,
- zwiększenie zadowolenia pracowników, ogólnie pojętego well-being i ich satysfakcji .
Jednak, aby to podejście zakończyło się sukcesem, pracownicy muszą być przeprowadzeni przez proces zmiany biura i zaangażowani w jego tworzenie. Zarządzanie zmianą w takim przypadku jest drugą połową sukcesu samego biura.
Koncepcja ABW to również balansowanie pomiędzy „my” i „ja” w biurze. Projektując nowoczesne przestrzenie do pracy, trzeba wziąć pod uwagę cztery obszary: administracji, koncentracji, komunikacji i regeneracji. Następnie zróżnicować je tak, aby odpowiadały rozmaitym aktywnościom podejmowanym w biurze. Przykładowo – praca w skupieniu nie musi odbywać się wyłącznie przy biurku, ale np. na wygodnej kanapie w firmowej bibliotece. Efektywna komunikacja wcale nie jest zarezerwowana dla sal konferencyjnych, szybkie konsultacje mogą toczyć się na stojąco przy wysokim stole, natomiast nową wylęgarnią pomysłów może być firmowa kawiarnia.
| 56% pracowników preferuje nowoczesne i kreatywnie urządzone biuro. Jones, C., & Volpe, E. H. (2011). Organizational identification: Extending our understanding of social identities through social networks. Journal of Organizational Behavior, 32(3), 413-434. |
Warto zdać sobie sprawę, że nowa przestrzeń to nie koszt, ale inwestycja. Ma to być narzędzie do wzrostu i rozwoju firmy. Głównym czynnikiem nie jest więc metr kwadratowy powierzchni do wykorzystania, ale możliwe zwiększenie produktywności i kreatywności pracowników.
Z funkcjonalnego punktu widzenia biura komórkowe czy open space są do siebie bardzo podobne w wielu organizacjach. Nadejście koncepcji ABW wywraca ten standard. Tutaj uwagę kieruje się na przestrzenie wspólne, bo to one determinują możliwości biura. Koncentracja, komunikacja i kolaboracja to kluczowe aspekty tej koncepcji.
Jak w takim razie rozpoznać, ile i jakich przestrzeni powinno być w biurze? Każde biuro jest inne, tak jak każda firma jest inna. Pracownicy firm IT podejmują zdecydowanie inne aktywności niż ci z sektora BPO. Działy księgowości mają odmienną charakterystykę od działów kreatywnych. Z kim współpracuje dział zaopatrzenia, a kogo wspiera marketing?
W tym miejscu z pomocą przychodzą usługi badawcze przestrzeni biurowej, które odpowiadają na wiele pytań nurtujących zarówno inwestora, jak i architekta. Zdefiniują one odpowiednią siatkę powiązań pomiędzy zespołami, pomogą ustalić, jakie aktywności są podejmowane przez pracowników i wreszcie zanalizują poziom wykorzystania przestrzeni wspólnych. Finalnie pozwolą twórcy przestrzeni na skupienie się na kreacji i skorzystanie z twardych danych, które będą idealną analizą organizacji.
| Dobrze zaprojektowana przestrzeń biurowa w sektorze usług może podnieść wydajność przedsiębiorstwa o 20%. Blok, M., De Korte, E., Groenesteijn, L., Formanoy, M., & Vink, P. (2009, December). The effects of a task facilitating working environment on office space use, communication, concentration, collaboration, privacy and distraction. CEBE (2010). |
To jest kolejny element układanki, który pomaga w stworzeniu biura dopasowanego do pracownika. Biura przyszłości, które będzie przyciągało najlepszych pracowników. Jeśli zadamy sobie pytanie, dlaczego firmy chcą mieć biura jak Google? Odpowiedź nie jest jednoznaczna, jednak można wyciągać wniosek: firmy chcą przestrzeni indywidualnie zaprojektowanej, która będzie przyciągała talenty jak Google.
