Procedury przetargowe w procesie inwestycyjnym przedsięwzięć budowlanych, czyli co inwestor powinien wiedzieć o przetargach

Ważnym elementem każdego procesu inwestycyjnego są procedury przetargowe. Prawidłowo przeprowadzone procedury wyboru generalnego wykonawcy pomogą wyeliminować wiele ryzyk na etapie realizacji inwestycji.

Poniżej zaprezentowane zostaną arkana procedur stosowanych w postępowaniach na roboty budowlane.

• obowiązujące przepisy prawa w odniesieniu do praktyk stosowanych podczas realziacji inwestycji
• procedura prekwalifikacji i badanie oferentów
• przygotowanie dokumentów przetargowych

Zawieranie umów o roboty budowlane jest regulowane przepisami art. 647–658 Ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. nr 16, poz. 63 ze zm.). Zanim jednak do tego dojdzie to zazwyczaj konieczne jest przeprowadzenie procedury wyboru oferenta. Inwestorzy publiczni zobligowani są do postępowania zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, Nr 161, poz. 1078 i Nr 182, poz. 1228, z 2011 r. Nr 5, poz. 13, Nr 28, poz. 143, Nr 87, poz. 484, Nr 234, poz. 1386, Nr 240, poz. 1429, z 2012 r. poz. 769) – tekst ujednolicony. Problematyka zamówień publicznych jest szeroko dyskutowana w prasie branżowej i Internecie. Patologiczne skutki kryterium najniższej ceny obserwujemy w postaci fali bankructw dużych firm budowlanych, realizujących zamówienia publiczne. Z tego też powodu w niniejszym artykule pominięta zostanie ta tematyka i zostaną zaprezentowane procedury mające zastosowanie w sektorze zamówień prywatnych i komercyjnych.

W praktyce spotkać możemy kilka najczęściej stosowanych procedur przetargowych. Zamawiający poszukujący partnera do realizacji swojej inwestycji, może:

• wybrać firmy, które dobrze zna (np. z poprzednich swoich realizacji) i darzy zaufaniem
• ogłosić ogólnodostępny przetarg (np. w prasie lub Internecie)
• przesłać zapytanie zainteresowanym firmom i na drodze prekwalifikacji, wybrać te z nich, którym złoży propozycję uczestnictwa w przetargu.

Z punktu widzenia powodzenia inwestycji najbardziej korzystna jest ostatnia procedura.

Prekwalifikacja ma na celu wyłonienie w pierwszej kolejności najbardziej kompetentnych oferentów, którzy mają odpowiednie środki i zdolności do poprawnej i zgodnej z wymaganiami inwestora realizacji inwestycji budowlanej. W dalszej kolejności zostaną oni zaproszeni do złożenia oferty oraz negocjacji. Podczas prekwalifikacji inwestor nie pyta jeszcze o cenę za wykonanie robót.

Wybór oferentów do dalszego etapu przetargu odbywa się w oparciu o wypełniony przez nich kwestionariusz wykonawcy (Kwestionariusz Prekwalifikacji). Na podstawie oceny zawartych w kwestionariuszach wykonawcy informacji sporządzana jest lista wybranych oferentów, którzy zostaną zaproszeni do pobrania dokumentów przetargowych. W przypadku dużych inwestycji na przygotowanie formularzy przez oferentów przyjmuje się zazwyczaj czas nie krótszy niż sześć tygodni.

Procedura prekwalifikacji przedstawia się następująco:

• zaproszenie oferentów do prekwalifikacji
• wydanie dokumentów (czystych formularzy wykonawcy) prekwalifikacji
• złożenie przez oferentów wypełnionych kwestionariuszy wraz z ewentualnymi dokumentami dodatkowymi (referencje, zaświadczenia itp.)
• analiza danych złożonych przez oferentów w ramach prekwalifikacji
• wybór i zawiadomienie wybranych oferentów o zakwalifikowaniu ich do dalszego etapu przetargu.

Inwestor przygotowując dokumenty prekwalifikacji powinien przygotować szczegółową instrukcję dotyczącą wypełniania formularza, w której określi, jakich informacji wymaga od oferenta. W instrukcji o ile to możliwe należy zawrzeć wstępne dane dotyczące samej inwestycji. Przykładowo w dokumentach przekazywanych oferentom mogą się znaleźć: dane o przedsięwzięciu inwestycyjnym, instrukcja dla oferentów, kwestionariusz prekwalifikacji.

Przy pomocy wyżej wymienionych dokumentów inwestor badający kompetencje potencjalnych oferentów powinien sprawdzić:

• kondycję finansową
• doświadczenie w realizacji podobnych obiektów
• zasoby ludzkie, które mogą być dedykowane przedmiotowemu zadaniu inwestycyjnemu
• zaplecze techniczne (np. maszyny i urządzenia)
• prowadzone spory sądowe

Badając kondycję finansową oferentów należy zapytać o wybrane dane ze sprawozdań finansowych z lat poprzednich takie jak: przychód ze sprzedaży; zysk operacyjny; zysk netto; aktywa ogółem; majątek trwały; majątek obrotowy; pasywa; kredyty i pożyczki długoterminowe. Ważnymi dokumentami potwierdzającymi wiarygodność finansową oferenta będą również zaświadczenia o braku zaległości względem ZUS i Urzędu Skarbowego.

Sprawdzając doświadczenie oferenta należy poprosić o sporządzenie wykazu ukończonych realizacji oferenta o podobnym do naszej inwestycji charakterze i wielkości. Należy również poprosić o przedstawienie kopii referencji udzielonych przez poprzednich klientów. Warto jest również poprosić o wykaz aktualnie realizowanych obiektów. Pomoże to nam wyrobić sobie opinię o możliwościach technicznych potencjalnego partnera.

Chociaż oficjalnie naszym partnerem będzie firma, to poszczególne zadania realizować będą poszczególne osoby. Ludzie są uważane za najważniejszy kapitał każdej firmy. W związku z tym, ważne jest, aby zapoznać się z kandydaturami najważniejszych osób, które będą realziować nasze zadanie inwestycyjne. Warto, zatem poprosić o przedstawienie kierownika kontraktu, kierownika budowy oraz kierowników poszczególnych robót.

Warto jest również zbadać zaplecze techniczne oferenta i sprawdzić, jakim sprzętem dysponuje nasz potencjalny partner. Pomoże to nam również ocenić, jaki zakres robót potencjalny wykonawca zamierza realizować samodzielnie, a jaki podzlecić podwykonawcom.

Ważnym elementem prekwalifikacji jest również sprawdzenie czy oferent ma jakieś spory sądowe wynikające z jego działalności. Pomoże to nam wyrobić sobie opinię odnośnie sposobu rozwiązywania ewentualnych konfliktów z poprzednimi zamawiającymi jak i z podwykonawcami. W obecnej sytuacji rynkowej ma to szczególne znaczenie. Warto również sprawdzić czy w stosunku do oferentów nie są prowadzone postępowania upadłościowe. Ponadto ważnymi dokumentami, z którymi bezwzględnie należy się zapoznać, jest wypis z KRS.

Zamawiający na podstawie tak zebranych informacji powinien ocenić, które przedsiębiorstwa zaproszone do prekwalifikacji powinny być umieszczone na liście wybranych oferentów. Zasadniczo przyjmuje się, że na takiej liście powinno się znaleźć około siedmiu firm. Zapewnia to odpowiednią konkurencyjność, oraz znacząco ogranicza czas konieczny na negocjacje i wybór ostatecznej oferty. W kolejnym kroku należy powiadomić wszystkich oferentów o decyzji inwestora. Wybrani oferenci powinni być ponadto powiadomieni o sposobie i terminie wydania przez zamawiającego dokumentów przetargowych, oraz poproszeni o złożenie oświadczeń, że zamierzają przedłożyć ważną ofertę w odpowiedzi na dokumenty przetargowe.

Po zakończeniu prekwalifikacji przychodzi czas na właściwy przetarg, i negocjacje z oferentami. Zazwyczaj minimalny czas na przygotowanie ofert to 6 do 8 tygodni, jednak w przypadku dużych obiektów budowlanych okres ten może być dłuższy. Dokumenty przetargowe przygotowane przez inwestora powinny składać się, co najmniej z:

• listu zapraszającego do wzięcia udziału w przetargu
• instrukcji dla oferentów
• specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót
• dokumentacji projektowej
• formularza oferty i wymaganych załączników do oferty
• tabeli do sporządzenia przedmiaru przez oferentów
• propozycji warunków kontraktowych

Należy pamiętać, że podstawą do zawarcia umowy będzie dokumentacja projektowa, przekazana oferentom w dokumentach przetargowych. Dla przyszłego wykonawcy dokumentacja ta ma podstawowe znaczenie, ponieważ wynika z niej zakres planowanych robót. Jest ona podstawą do sporządzenia przez oferentów własnych przedmiarów i kalkulacji sumy kontraktowej. Takie postępowanie pomoże zminimalizować ryzyko roszczeń wykonawcy wynikających z niedoszacowania wartości robót. Z mocy prawa dokumentacja projektowa wraz ze wszystkimi specyfikacjami staje się częścią składową kontraktu o roboty budowlane.

W dokumentach przekazywanych oferentom powinien znajdować się wykaz ich zawartości. Wykaz taki po sprawdzeniu powinien zostać podpisany i zwrócony inwestorowi jako pokwitowanie. Sposób przekazania oferentom dokumentów przetargowych (pocztą czy poprzez odbiór osobisty), powinien być uzgodniony z każdym z oferentów z osobna.

W okresie pomiędzy przekazaniem dokumentów przetargowych oferentom a terminem przetargu warto jest zorganizować wizytę przyszłego placu budowy. Z punktu widzenia porządku warto jest wyznaczyć jeden wspólny termin dla wszystkich oferentów. W czasie wizyty oferenci będą mogli zebrać istotne informacje o terenie inwestycji (m.in. warunki powierzchniowe, drogi dojazdowe, ewentualne place składowe, przyłącza do „sieci” itp.). Spotkanie powinno być tak zorganizowane, by wszyscy oferenci mieli jednakowe szanse na uzyskanie niezbędnych informacji.

W czasie przeznaczonym na przygotowania ofert przetargowych należy przewidzieć możliwość zadawania przez oferentów pytań odnośnie dokumentacji i zakresu robót. Pytania powinny być zadawane na piśmie w trybie korespondencyjnym. W tej samej formie odpowiada zamawiający. W piśmie z odpowiedziami przyjmuje się zasadę, że przytacza się zadane pytania (bez podawania jego źródła) a pod nimi umieszcza się odpowiedź. Odpowiedzi na pytania przekazywane są wszystkim oferentom. W instrukcji dla oferentów należy określić termin, do jakiego można zadawać pytania.

Oferty powinny zostać dostarczone zamawiającemu najpóźniej do terminu określonego w instrukcji dla oferentów. Każda złożona oferta powinna zostać opatrzona przez zamawiającego datą i godziną jej otrzymania. Jeżeli oferty dostarczane są osobiście, to oferenci powinni otrzymać od zamawiającego potwierdzenie otrzymania wraz z zaznaczoną datą i godziną dostarczenia. Oferty, które zostaną złożone po wyznaczonym terminie, powinny być bezzwłocznie zwrócone oferentom bez ich otwierania.

W przypadku zamówień prywatnych nie ma konieczności organizowania publicznego otwarcia ofert, jednak nie ma żadnych przeciwwskazań by takie publiczne otwarcie zorganizować. Podczas otwarcia ofert sporządza się protokół, w którym wpisywana jest cena oraz wszystkie ewentualne braki w dostarczonych ofertach. Protokół musi zostać podpisany przez wyznaczone przez zamawiającego osoby wchodzące w skład komisji przetargowej. Bardzo ważne jest, aby sprawdzić czy oferty są podpisane przez odpowiednie osoby upoważnione do reprezentacji oferenta. W tym celu należy sprawdzić czy w dokumentach dołączonych do oferty znajduje się odpowiednie upoważnienie lub też czy podpisane osoby widnieją jako upoważnione w KRS. W dalszej kolejności przystępuje się do szczegółowej analizy złożonych dokumentów.

Powołana komisja dokonuje oceny ofert i kwalifikuje oferentów do dalszych negocjacji umownych. W toku negocjacji można w pewnym zakresie negocjować zarówno warunki kontraktowe (terminy, kary za zwłokę itp.) jak i samą cenę oferty. Postępowanie takie, pozwala na zachowanie partnerstwa podczas wyboru optymalnego wykonawcy zadania inwestycyjnego.

Po zakończeniu z sukcesem negocjacji należy oficjalnie powiadomić zwycięskiego oferenta Listem Akceptującym, że jego oferta i wynegocjowane warunki zostały uznane za najkorzystniejsze dla zamawiającego. Pozostali uczestnicy przetargu również powinni zostać odpowiednio poinformowani o wyborze firmy wykonawczej. Jedyna formalność, jaka jeszcze pozostaje to oficjalne podpisanie umowy.

W przypadku gdyby inwestor nie miał w zespole osób zdolnych prawidłowo przeprowadzić procedurę przetargową, warto jest zdecydować się na zatrudnienie wyspecjalizowanej w tym zakresie firmy. Firma taka zajmie się przygotowaniem odpowiednich dokumentów przetargowych, dokona sprawdzenia kalkulacji sumy kontraktowych, jednym słowem zajmie się też całą organizacją procedury wyłonienia optymalnego dla zadania wykonawcy.

Podpisanie kontraktu budowlanego, choć jest najważniejszym momentem przetargu wieńczy jedynie cały ciąg działań. Prawidłowe przeprowadzenie procedury przetargowej jest procesem długotrwałym. Warto jednak poświęcić czas i środki na jej rzetelne przeprowadzenie, pozwoli to na zminimalizowanie ryzyka wyboru nierzetelnego wykonawcy i wielu kłopotów w trakcie realizacji inwestycji.

dr inż. Rafał Dybicz