Biuro bez papierów

DAT Computer Concepts wprowadza na rynek autorski program Dokumax. Aplikacja jest przeznaczona do zarządzania dokumentami w firmie. Program jest dostępny jest w trzech odmianach: podstawowej - LT, Professional oraz Enterprise.

Firmy coraz chętniej decydują się na wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. Takie rozwiązanie usprawnia pracę indywidualną i grupową. Przeciętny pracownik biura spędza około 40 proc. swojego czasu na wyszukiwaniu informacji. Brak sprawnego systemu zarządzania dokumentami prowadzi do znacznego pogorszenia wyników finansowych firmy.

Zalety aplikacji:

• Program przechowuje i segreguje wszelkiego typu dokumenty w jednym miejscu
• Każdy pracownik firmy może szybko i sprawnie znaleźć interesujące go informacje
• Do poufnych danych mają dostęp tylko upoważnione osoby
• Nie ma potrzeby powielania dokumentów
• Program zabezpiecza dokumenty przed usunięciem lub zagubieniem
• Czas i koszty ograniczają się do jednorazowego zeskanowania dokumentu
• Oszczędność czasu, pieniędzy i miejsca w archiwach

Program ma wiele dodatkowych zalet, które odróżniają go od innych rozwiązań tego typu:

• Opcja przechowywania dokumentów
• Narzędzia do rejestrowania, zarządzania bazą danych, korespondencją e-mail oraz procesami biznesowymi
• Łatwa obsługa dzięki interfejsowi użytkownika utworzonemu w oparciu o Outlook'a
• Intuicyjna obsługa programu
• Cena obejmuje implementację wraz ze szkoleniem.

Dokumax LT: modelowe rozwiązanie zarządzania dokumentami

Dokumax LT zawiera wszystkie podstawowe funkcje niezbędne do skutecznego i efektywnego zarządzania zapisanymi w nim dokumentami.

Program jest właściwym rozwiązaniem, ponieważ:

• Pozwala uniknąć gromadzenia informacji w formie notatek
• Ułatwia wewnętrzny przepływ informacji w firmie
• Umożliwia ograniczenie dostępu do niektórych dokumentów

Kluczowe funkcje aplikacji
Zarządzanie obiegiem dokumentów
W przypadku każdego systemu zarządzania dokumentami ogromne znaczenie ma centralny punkt dostępu. W programie wszystkie otrzymywane lub wydawane przez organizację dokumenty w pierwszej kolejności są skanowane bądź importowane przez serwer faksu do bazy danych, a następnie udostępniane innym użytkownikom. Aplikacja ma podzielony na okna interfejs, wyglądem zbliżony do Microsoft Outlook. Po zeskanowaniu danego dokumentu w jednym z okien pojawia się jego podgląd, w innym natomiast należy wpisać informacje niezbędne do przypisania dokumentowi etykiety, co ułatwia pozostałym użytkownikom odszukanie i wykorzystanie informacji w określonym projekcie.

Porządkowanie dokumentów

Zarządzanie dokumentami stanowi jedynie część procesu. Zarówno osoby w obrębie organizacji, jak i przynależący do niej powinni mieć zapewniony szybki i łatwy dostęp do dokumentów. Każdy dokument po wprowadzeniu do systemu zostaje zapisany w jednym z folderów stworzonych na wzór wcześniej wspomnianych segregatorów, zgodnie ze specyfikacją organizacji. Taki podział dokumentów ułatwia szybkie i sprawne wyszukiwanie.

Bezpieczeństwo

Najczęściej w skład organizacji wchodzą departamenty bądź też grupy osób o specyficznych wymaganiach. Używając programu do zarządzania dokumentami można dodać zastrzeżenia do danego dokumentu. Pozwala to na ograniczenie jego dostępności jedynie do pewnych grup osób lub na zachowanie pełnej prywatności. Opisywane rozwiązania z zakresu bezpieczeństwa znajdują zastosowania głównie w organizacjach, w których więcej niż jeden dział ma dostęp do poufnych informacji (np. Dział Zasobów Ludzkich oraz Dział Księgowości).

Dokumax Professional - narzędzie integracji i współdzielenia dokumentów

Dokumax Professional jest rozszerzoną wersją Dokumax LT, dzięki której proces zarządzania oraz współpracy staje się bardziej efektywny.

Program jest idealnym rozwiązaniem dla organizacji, w której:

• Elektroniczne oraz papierowe wersje dokumentów są rozsyłane w obrębie organizacji
• Używany jest Microsoft Office lub Outlook

Kluczowe funkcje aplikacjiZarządzanie korespondencją

Program dostarcza narzędzia umożliwiające organizacjom zarządzać zarówno tradycyjnymi, papierowymi wersjami dokumentów, jak również ich elektronicznymi odpowiednikami. Aplikacja daje możliwość kierowania wszelkimi formatami dokumentów: od e-maili, rysunków AutoCAD, slajdów, arkuszy kalkulacyjnych po pliki głosowe.

Komunikacja z produktami Microsoft

Produkty Microsoft są podstawą w większości organizacji. Ponieważ program jest systemem zintegrownym z tym oprogramowaniem, pracownicy mogą nadal z nich korzystać - bez żadnych niedogodności. Bez opuszczania jakiejkolwiek aplikacji Microsoft użytkownik może zapisać jej zawartość w programie, a także dodać niezbędne adnotacje i komentarze. Użytkownicy nie muszą korzystać z całości danego dokumentu - mogą po prostu zachować pewną jego część, z której korzystają i zapisać jedynie określony podzbiór oryginalnej wersji dokumentu.

Wersjonowanie dokumentów

Bez względu na wielkość organizacji poszczególne działy mogą korzystać z różnych informacji zawartych w jednym dokumencie, jak również przekształcać je w dowolny sposób. Dla utrzymania lepszej kontroli nad kolejnymi wersjami tego samego dokumentu aplikacja proponuje właściwe rozwiązanie; umożliwia zachowywanie w bazie danych wszystkich kolejnych iteracji. Użytkownik może mieć dostęp do jednej konkretnej, jak również kilku wersji tego samego dokumentu.

Dokumax Enterprise - zindywidualizowana automatyzacja procesów biznesowych

Aplikacja, poza możliwościami dostępnymi już w wersji Dokumax LT, obejmuje również bardziej zaawansowane funkcje dostarczone wraz z wersją Dokumax Professional, oferując tym samym już pełne rozwiązanie dla procesu zarządzania dokumentami.

Program jest idealnym rozwiązaniem dla organizacji, w której:

• Poszczególne jednostki bądź instytucje spoza organizacji potrzebują dostępu do dokumentów
• Pracownicy organizacji potrzebują dostępu do dokumentów znajdując się poza jej obrębem
• Istnieje potrzeba upłynnienia procesów biznesowych zachodzących w organizacji

Kluczowe funkcje aplikacji
Dostęp do dokumentów poprzez internetową wyszukiwarkę

Główną zaletą umożliwienia dostępu online do dokumentów jest wygoda. Funkcja ta znajduje zastosowanie głównie w firmach międzynarodowych, w których pracownicy bardzo często podróżują w celach zawodowych.
W tego typu rozwiązaniach online najważniejszym problemem jest bezpieczeństwo, dlatego program wykorzystuje najnowsze technologie, aby uniemożliwić niepożądanym osobom dostęp do dokumentacji.

Zarządzanie procesami biznesowymi

Poza możliwościami z zakresu zarządzania dokumentami, program pozwala również na zdefiniowanie procesów biznesowych, które mają zasadnicze znaczenie dla organizacji. Po zdefiniowaniu tych procesów pracownicy będą bardziej wydajnie wypełniać swoje obowiązki - bez potrzeby opuszczania swojego stanowiska pracy. Zastosowanie programu umożliwia określenie przebiegu procesu zarządzania, zlecenia go czy też - jeśli zajdzie potrzeba - modyfikacji.