Program do obsługi zamówień publicznych - Przetarg

Program - Przetarg firmy Athenasoft, umożliwia tworzenie, przeglądanie i analizę dokumentów związanych z prowadzeniem przetargów, a wymaganych przez Ustawę o Zamówieniach Publicznych. Program przeznaczony jest dla urzędów administracji państwowej i samorządowej oraz instytucji, które prowadzą postępowania przetargowe zgodnie z Ustawą.

Przetarg 2 jest aplikacją napisaną w języku C++, pracującą w systemie Windows 95/98/2000/NT/ME. Podstawową funkcją programu jest wystawianie i zarządzanie drukami, dokumentami i pismami niezbędnymi w prowadzeniu procesu przetargowego, takimi jak druki SIWZ i ZP oraz formularzami zdefiniowanymi przez użytkownika. Dużym ułatwieniem dla użytkownika jest bezpośredni dostęp do treści ustawy i rozporządzeń wykonawczych, dołączonych do programu oraz automatyczne weryfikowanie zgodności danych wprowadzonych do formularzy przetargowych z wymaganiami określonymi ustawą o zamówieniach publicznych.
Zaletą programu, niespotykaną w innych programach tego typu, jest jego silna integracja z edytorem Ms Word. Polega ona na tym, że najpierw wszystkie potrzebne dane wprowadzane są w programie, a następnie generowane są dokumenty Worda wypełnione tymi danymi. Po każdej zmianie danych dokument można wygenerować na nowo. Takie podejście jest wygodne z powodu powszechnej znajomości tego edytora i co za tym idzie kolosalnych możliwości tworzenia i formatowania nowych, właściwie dowolnych dokumentów, które mogą zostać dołączone do postępowania. Poza tym wszystkie operacje związane z konkretnym dokumentem, takie jak drukowanie czy przesyłanie pocztą elektroniczną wykonywane są poprzez Worda.
Program umożliwia pracę w sieci oraz pracę grupową czyli jednoczesne otwarcie postępowania przez wiele osób. Posiada także funkcję przesyłania postępowania (pliku *.zam i wygenerowa-nych dokumentów) pocztą elektroniczną.
Tak jak większość profesjonalnych programów, został zabezpieczony kluczem sprzętowym przed nielegalnym kopiowaniem i użytkowaniem - bez klucza program może zostać uruchomiony tylko w trybie demonstracyjnym.
Ponieważ procedury przetargowe powinny być poufne, dzięki wprowadzeniu wielopoziomowe-go systemu haseł i zabezpieczeń program daje możliwość ograniczenia dostępu do danych osobom niepowołanym. Pełny dostęp do danych ma tylko administrator, który dodaje i usuwa użytkowników, oraz nadaje im uprawnienia.

Tworzenie przetargów

Program daje użytkownikowi swobodę w tworzeniu postępowania. Możemy samodzielne określić kolejne etapy postępowania przetargowego i utworzyć grupy dokumentów według własnego planu. Następnie do każdej grupy możemy dodać wybrane druki ZP i SIWZ oraz swoje własne dokumenty. Innym, szybszym sposobem, jest skorzystanie z dostarczonych wraz z programem wzorców postępowań, w których określone są już wszystkie dokumenty i druki niezbędne dla danego trybu postępowania. Między innymi program oferuje następujące wzorce postępowań: Negocjacje z zachowaniem konkurencji ze wstępną kwalifikacją, Negocjacje z zachowaniem konkurencji, Przetarg nieograniczony ze wstępną kwalifikacją, Przetarg nieograniczony, Przetarg ograniczony ze wstępną kwalifikacją, Przetarg ograniczony, Zapytanie o cenę. Wzorce te są dostępne i program pozwala je modyfikować.
Każde postępowanie, również własny może być zapamiętany jako wzorzec. Program potraktuje je tak jak wzorce już zdefiniowane i przy tworzeniu nowego postępowania umieści na liście.

Dokumenty przetargowe

Wraz z programem użytkownik dostaje kolekcję szablonów, na podstawie których generowane są dokumenty. Szablony te zawierają teksty i odsyłacze do danych wymaganych przez ustawę. Tworząc nowy lub modyfikując już istniejący przetarg można dołączać do niego dowolne dokumenty z kolekcji. Można również utworzyć swoje własne szablony i wykorzystać je do generowania dokumentów. Podczas tworzenia własnego szablonu dane, które zostały wprowadzone do przetargu daje się wykorzystać poprzez wstawianie w tekst zakładek odpowiadających konkretnej danej. I tak, jeśli chcemy, aby na przykład w dokumencie znalazła się nazwa zamawiającego, wstawiamy zakładkę 'zz1000', która tę daną symbolizuje. Potem, w trakcie generowania dokumentu, w miejsce zakładek podstawiane są wartości właściwych danych.

Wygląd i obsługa programu
Obsługa programu jest bardzo prosta, intuicyjna a ekrany ładnie opracowane, przejrzyste i czytelne. Z lewej strony głównego okna widać strukturę postępowania przedstawioną w postaci drzewa, zaś z prawej - w zależności od rodzaju podświetlonego elementu - karty umożliwiające wprowadzanie wszystkich potrzebnych danych. U góry okna umieszczone jest menu oraz pasek narzędzi odpowiadający najczęściej używanym poleceniom. W każdej chwili można również skorzystać z menu kontekstowego, które wywoływane jest kliknięciem prawym przyciskiem myszy na podświetlonym elemencie. W razie potrzeby dostępna jest pomoc dotycząca zarówno pracy z programem jak i treści ustawy.

 Edycja danych postępowania
Po podświetleniu dokumentu lub najwyższego elementu drzewa (symbolizującego całe postępowanie) w strukturze pokazanej w lewej części okna, w prawej części można edytować dane. Karty wyświetlone dla postępowania zawierają wszystkie dane, które mogą być umieszczane na dokumentach dołączanych do postępowania (z wyjątkiem niektórych danych SIWZ), natomiast na kartach pokazanych dla poszczególnych dokumentów znajdują się tylko dane potrzebne do wygenerowania danego dokumentu.
Dla ułatwienia wprowadzania danych program proponuje założenie słowników: oferentów, członków komisji przetargowej, biegłych, rzeczoznawców i kryteriów. Dodatkowym słownikiem, który może być przydatny do wykonywania raportów dotyczących wszystkich przetargów, jest słownik cech. Cechy są tu rozumiane jako dodatkowe atrybuty postępowania, interesujące z punktu widzenia użytkownika i przez niego definiowane.
Do kontroli poprawności danych służy zaszyta w programie korzystająca z tekstowego pliku skryptowego funkcja sprawdzająca zgodność zależności pomiędzy wprowadzanymi danymi z wytycznymi podanymi w ustawie. Między innymi sprawdzana jest poprawność publikacji ogłoszeń o przetargu, obowiązujących terminów publikacji ogłoszeń i postępowaniu ofert, wnoszenia wadium i jego wysokości oraz prawidłowość wyboru typu przetargu.
W trakcie edycji można skorzystać z pomocy prawnej dotyczącej aktualnie wprowadzanej danej. Po kliknięciu na przycisku z symbolem paragrafu (§) wyświetlany jest tekst artykułów ustawy związanych z tą daną.
Po wprowadzeniu danych można wygenerować podświetlony dokument, a następnie otworzyć go, obejrzeć, ewentualnie wprowadzić poprawki i wydrukować.
Modyfikowanie struktury postępowaniu, to znaczy dodawanie i usuwanie grup oraz dokumentów jest bardzo proste. Wystarczy podświetlić dany element, kliknąć na nim prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybrać odpowiednie polecenie. Można również skorzystać z poleceń menu głównego.

Terminarz

Kontrolę wykonania wybranych czynności związanych z postępowaniu ułatwia terminarz. W terminarzu można przechowywać listę własnych zadań do wykonania, przydzielać zadania innym osobom oraz rejestrować zadania już wykonane. W oknie terminarza znajduje się przycisk, przy pomocy którego można wyświetlić listę czynności przeznaczonych do wykonania na bieżący dzień.

Raporty
Program oferuje użytkownikom funkcję do sporządzania raportów i zestawień, obejmujących przetargi wybrane zgodnie ze zdefiniowanymi kryteriami wyszukiwania. Postępowania można klasyfikować według trybu, wartości, sposobu zakończenia postępowania, uczestnictwa biegłych i członków komisji, nazw oferentów oraz cech.
Raport wygenerowany przez program otwierany jest do edycji w edytorze Word. Tam też można wykonać potrzebne modyfikacje, zachować go na dysku, wydrukować lub przesłać pocztą elektroniczną do osób zainteresowanych.

Nowe funkcje

Obsługa wniosków o dofinansowanie przez program SAPARD
Program został wyposażony we wzorce wniosków o dofinansowanie z programu SAPARD. Dzięki temu istnieje nie tylko możliwość łatwego ich wypełniania, ale również modyfikacji wniosków i archiwizacji (na podobnej zasadzie jak archiwizacja postępowań). Struktura hierarchiczna wniosku umożliwia dołączanie dowolnych dodatkowych dokumentów wraz z komentarzami.

Przeglądarka kodów PKWiU
Program wzbogacono o przeglądarkę kodów PKWiU, dzięki której można szybko odnaleźć żądany towar lub usługę, a następnie wstawić jego kod i nazwę do postępowania. Przeglądarka jest dostępna na karcie "Opis zamówienia" poprzez przycisk "PKWiU...".

Aktualizacja programu
Program jest regularnie aktualizowany. Raz na kwartał ukazuje się nowa wersja programu, zawierająca zarówno funkcjonalne modyfikacje programu jak i nowe szablony druków, związane ze zmianami w ustawie i rozporządzeniami wykonawczymi. Najlepszą formą aktualizacji programu jest abonament roczny, obejmujący cztery edycje na CD. Na krążku abonamentowym, oprócz aktualizacji programu, znajdują się informacje o nowych przepisach i zmianach w prawie oraz artykuły problemowe dotyczące tematu zamówień publicznych.